In Bitrix24, genauso wie im realen Leben, herrscht ein reger Informationsaustausch: Nachrichten, Kommentare, wichtige News und Diskussionen. Und da dieser Austausch vor allem im Activity Stream stattfinden, wird der Stream schnell zu einem Dickicht, wo Sie bald weder relevante Informationen noch sich selbst finden.
Das können Sie vermeiden - hier sind die 5 Tipps, um den Activity Stream als einen effektiven Informationskanal zu nutzen!
Tipp 1: Lesezeichen verwenden
Die Lesezeichen funktionieren in Bitrix24 genauso wie in allen gängigen Browsern: Sie markieren einmal ein Thema (einen Thread) und können es jederzeit unter Lesezeichen finden:
Die Methode "Lesezeichen" funktioniert schnell und einfach, bis die Lesezeichen zu viele werden - und so ihren Sinn eigentlich verlieren.
Tipp 2: Nicht verfolgen
Eine Diskussion scheint Ihnen wichtig und Sie nehmen daran teil, doch mit der Zeit häufen sich da unnötige Kommentare und das Thema wird nicht mehr aktuell. Und da Sie von Anfang an mit dabei waren, bekommen Sie im Stream immer wieder neue Inhalte angezeigt, sobald der Thread aktualisiert wird, obwohl Sie das Thema längst vergessen möchten. Da kommt eben die Option "Nicht verfolgen" zur Hilfe:
Jetzt werden Sie dieses Thema nicht mehr verfolgen und bekommen auch keine neuen Kommentare angezeigt. Endlich!
Tipp 3: Aufgaben ausblenden
Die Aufgaben sind ein sehr beliebtes Tool in Bitrix24 und sie werden aktiv genutzt. Durch die Kommentare oder Änderungen, die in den Aufgaben vorgenommen werden, erscheinen sie im Activity Stream. Wenn Sie aber diese Option aktiviert haben, werden Sie solche Informationen nicht erhalten.
Tipp 4: Suche und Filter
Bevor Sie anfangen, den ganzen Activity Stream nach unten zu scrollen, was zu einem langen Prozess werden kann, wäre es vielleicht sinnvoll, das Gesuchte (einen Begriff aus einer Nachricht, ein Wort aus einem Thread-Thema, etc.) im Suchfeld einzugeben. Da der Suchvorgang speziell auf den Activity Stream eingeschränkt werden kann, sind die Chancen relativ hoch, dass Sie das Gesuchte schnell dort finden. "Seminar" eingegeben - "Seminar" gefunden:
Neben der Suche gibt es auch noch den Filter, mit dem der Activity Stream differenziert durchgesucht werden kann: hier können Sie nach Lesezeichen suchen (das hilft, insbesondere wenn Sie nicht zu viele Lesezeichen haben); nach einem bestimmten Autor oder Datum (Sie wissen bspw. noch, von wem Sie neulich einen interessanten Beitrag gesehen haben, den Rest haben Sie schon vergessen); oder nach eigenen Beiträgen (in der von Ihnen erwähnten kritischen Situation gibt es keine Aussicht auf Verbesserung und Sie möchten daher nachhaken):
Tipp 5: Smart verfolgen
Wird der Modus "Smart verfolgen“ eingeschaltet, bekommen Sie nur die Nachrichten angezeigt, wo Sie Autor sind bzw. wo Sie erwähnt wurden. Da dabei Informationen anderer Kollegen radikal ignoriert werden, müssen Sie sich gut überlegen, ob das eine richtige Methode wäre.
Fazit: der Activity Stream stellt eine einzigartige Plattform für Ihre Kommunikation mit Kollegen dar, er macht einen lebendigen und interessanten Austausch in Echtzeit möglich, wenn Sie genau wissen, welche Informationen Sie benötigen.
