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7 Tools um die Effizienz der Mitarbeiter in Startups und Small Business zu steigern

Nikolai Shulgin
21. Juli 2014
Zuletzt aktualisiert: 20. Dezember 2018
Es gibt heutzutage sehr viele Tools, die uns einfacher und effizienter arbeiten lassen wollen (sollen). Angefangen bei einfachen Apps für den persönlichen Gebrauch bis hin zu komplexen Enterprise-Lösungen. Aber was gibt es dazwischen? In diesem Artikel widmen wir und unkomplizierten und nach Möglichkeit kostenlosen Tools gibt es für kleine Unternehmen.

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1. Social Network

Mitarbeiterprofile, Nutzerlisten, Interessen und Skills sind nette Gimmicks wichtige Bestandteile eines Enterprise Social Networks. Aber eine kleine Firma kommt gut auch ohne aus. Eine Funktion die auch für eine 3-Mann-Firm sehr effizienzsteigernd sein kann, ist der Activity Stream (oder auch Newsfeed genannt). ICH LIEBE den Stream. Im Stream bekomme ich alles zu lesen, was mich angeht, kann Kollegen anschreiben und ihre Beiträge kommentieren. Eine Like-Funktion sorgt für schnelles Feedback: „Ja, ich habs gelesen und ich finde es gut“. Seit wir das eingeführt haben, schreibe ich keine internen E-Mails mehr. Wirklich. NULL! Was ich dabei an Zeit spare, kann man gar nicht zählen :-)

Tools: Yammer, Coyo, Swabr.

2. (Video-)Chat

Activity Stream beschleunigt die Kommunikation enorm. Aber manchmal muss es noch schneller gehen. Dann hilft ein Messenger. Wenn der Messenger dann auch über eine Video-Call-Funktion verfügt, ist das besonders praktisch. Man möchte ja schließlich seine Gesprächspartner sehen. Zumindest ab und zu :-)

Tools: Skype, Facebook Messenger

3. Gemeinsame Kalender mit Terminfindung

Auch für eigene Termine gibt es viele tolle Apps. Ich mag Sunrise für Mac und iPhone sehr gern. Was den meisten fehlt, ist die Möglichkeit der Termin-Findung: Einfach Kollegen auswählen, die an dem Termin teilnehmen sollen und der Kalender findet selbst die passenden Zeiträume für alle Beteiligten. Toll, oder?

Tools: Doodle, Termine24.

4. Aufgaben mit Reporting

ToDo-Tools gibt es wie Sand am mehr. Für den privaten Gebrauch sind Winderlist & Co. auch wirklich sehr nett (Ich persönlich bevorzuge Things). Für Unternehmen finde ich aber zwei Sachen sehr wichtig, die in den meisten ToDo-Tools fehlen: Zeiterfassung pro Aufgabe und Reporting. Zeiterfassung gibt einen Überblick darauf, wie lange an einzelnen Aufgaben tatsächlich gearbeitet wird. Und Reporting lässt keine Aufgaben untergehen und bietet den Chefs unter uns (Geschäftsführer, Teamleiter, etc.) eine sehr gute Transparenz darüber, woran die Mitarbeiter gerade beschäftigt sind.

Tools: BaseCamp, Jira

5. Gemeinsame Online-Bearbeitung von Dokumenten

Ohne Textverarbeitung und Tabellen kommt keiner von uns aus. Leider :-) So ist Microsoft Office oder Apple iWorks bis vor kurzem zu einem Muss gewesen. Heute kann man in den meisten Fällen auf Online-Tools ausweichen: Dokumente durchsehen, Korrekturen vornehmen und sogar gemeinsam bearbeiten. Zudem haben die Online-Tools einen weiteren entscheidenden Vorteil für kleine Firmen: Sie sind kostenlos.

Tools: Google Docs, Microsoft Office Online

6. Cloud-Speicher mit Gruppenfunktion

Cloud-Speicher sind etwas tolles! Überall auf Dateien zugreifen ohne ständig einen USB-Stick schleppen zu müssen steigern die Effizienz ungemein. Aber auch hier gibt es eine wichtige Funktion, die für Unternehmen sehr wichtig ist: Gruppenordner, um die Dateien mit seinen Kollegen synchronisieren zu können. Und gerade diese Funktion ist bei den meisten Anbietern sehr teuer.

Tools: Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive

7. iPhone- und Android-Apps

Ich glaube, hier muss ich nichts weiter sagen :-) In der heutigen Welt kommt man gar nicht mehr ohne mobilen Zugriff auf seine Arbeitstools aus.

Als Apple-Fan ist für mich die iPhone-App unabdingbar. Da die Verbreitung von Android-Geräten besonders in Deutschland enorm ist, achtet darauf, dass die von Euch gewählten Tools auch über eine Android-App verfügen.

Tools: Die mobile Apps sind keine eigenständigen Tools. Achtet aber darauf, dass Eure Tools und Services über eine App verfügen.

One more thing… ;-)

Desktop-Client

Ein Desktop-Client ist zwar kein Muss, aber eine sehr nette Erweiterung um nicht ständig den Browser geöffnet zu halten. Besonders wenn es um Benachrichtigungen geht, zum Beispiel von einem Chat-System. So ein Desktop-Client spart Zeit und erhöht die Reaktionszeit.

Fazit
Es sind viele nette Tools da draußen, aber ein Tool, dass alle diese Funktionen enthält und zudem kostenlos ist, wäre doch toll, oder? Die gute Nachricht ist: Bitrix24 bietet diese und zig weiter Features, wie CRM, VoIP-Telefonie, E-Mail-Integration, etc., und ist für kleine Teams dauerhaft kostenlos.

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