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Bitrix24: Integration mit Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive

Nikolai Shulgin
20. Mai 2015
Zuletzt aktualisiert: 20. Dezember 2018
„Nicht alle Eier in einen Korb legen“ – dieser Satz stimmt in vielen Situationen, aber nicht bei Firmendokumenten. Bitrix24 erklärt, warum die Dateien eines Unternehmens nicht in verschiedenen Dropbox & Co.-Accounts einzelner Mitarbeiter gespeichert werden sollen, und wie man das Problem elegant löst.

Cloud-Speicher boomen. Ist auch eine Super-Sache, wenn man jederzeit, überall und von jedem Gerät auf seine Dateien zugreifen kann.

Zudem bieten Cloud-Speicher für junge Unternehmen und Digitale Nomaden, die keine eigene IT-Infrastruktur, wie Datei- und Backup-Server haben, eine perfekte Möglichkeit, Dateien aufzubewahren und miteinander oder mit externen Nutzern (Freelancer, Agenturen) zu sharen.
So weit, so gut. Drei Probleme haben die Cloud-Speicher dennoch:

1. Keine einheitliche Suche. Der eine Mitarbeiter nutzt Dropbox, der andere – Google Drive, der Dritte – OneDrive von Microsoft. Und so weiter und so fort. Wenn die Dateien quer durch die verschiedenen Online-Speicher verteilt sind, wird die Suche unheimlich erschwert.

2. Datenverlustgefahr. Geht ein Mitarbeiter, aus welchem Grund auch immer, und shart seinen Dropbox-Account nicht mehr, hat das Unternehmen keinen Zugriff mehr auf seine relevanten Dateien. Irgendwie doof, die Arbeit einer langen Zeit zu verlieren.

3. Cloud-Speicher mit Team-Funktion sind sehr teuer. Z.B. startet der Branchenprimus Dropbox für Businesses ab 15 US Dollar (13,6 Euro) pro Mitarbeiter im Monat. Ähnlich sind die Preise auch bei anderen Anbietern.

Das Problem mit der Suche nutzt derzeit Slack perfekt für sich aus. Der Service bietet Integrationen mit zig Cloud-Speichern und durchsucht alle verwendeten Dateien. Bitrix24 geht da noch einen Schritt weiter und bietet als 360°-Collaboration-Tool einen echten File-Server in der Cloud mit Dropbox-, Google Drive- und Microsoft OneDrive-Integration an. Und zwar als nur eine von 35 Collaboration-Features.

Mit Bitrix24 können beliebige Dateien direkt über den Activity Stream mit Kollegen geshart werden. Seit diesem Release können die Dateien nicht nur lokal oder in der eigenen Bitrix24 Cloud, sondern auch in Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive ausgewählt werden.

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Diese Dateien können direkt im Activity Stream besprochen und via Google Docs/Microsoft Office Online oder eine lokal installierte Office-Software bearbeitet werden.

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Alle Dateien können mit allen anderen Bitrix24-Features genutzt werden. Im Business Chat, im Projekt Management, im CRM, etc.

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Alle Dateien und Änderungen werden sofort indexiert und können durchsucht werden.

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Was viele Beta-Tester dieser Funktion positiv bemerkt haben – mit Bitrix24 muss man nichts übers Knie brechen. Die Migration erfolgt Step-by-step. in dem die Dateien via Activity Stream hochgeladen werden. Ein Nebeneffekt dieser „schleichenden Migration“: Es werden nur die Dateien gespeichert, an denen tatsächlich gearbeitet wird.
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