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Bitrix24: Social Intranet in der Cloud oder als Festinstallation auf Ihrem Server

Nikolai Shulgin
11. Mai 2012
Zuletzt aktualisiert: 20. Dezember 2018
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Freunde und Kollegen!

Für diejenigen, die mich nicht kennen, möchte ich mich ganz kurz vorstellen: Ich heiße Nikolai Shulgin und bin für den D-A-CH-Markt bei Bitrix (http://www.bitrix.de/) verantwortlich. Zusätzlich zu diesem Blog findet Ihr mich bei XING (https://www.xing.com/profile/Nikolai_Shulgin), Twitter (https://twitter.com/shulginme/) und Facebook (http://www.facebook.com/nikolai.shulgin). Ich freue mich auf neue Bekannte :-)

Aber zurück zur Sache. Heute möchte ich Ihnen unser neues Projekt vorstellen – Bitrix24, das Social Intranet für Ihr Unternehmen (http://www.bitrix24.de/).

Eigentlich sollte ich Ihnen jetzt erzählen, wie es überhaupt zum Social Intranet kam. Aber das sprengt jeglichen Zeitrahmen, deswegen beschreibe das lieber in einem der nächsten Beiträge.

Heute möchte ich mich aufs Wesentliche konzentrieren und Ihnen ein neues Konzept vor – Bitrix24. In diesem Konzept haben wir nicht nur an dem Design und den Funktionen gearbeitet, sondern auch versucht die Arbeitsweise in Intranet zu ändern bzw. eine neue Arbeitsweise zu formulieren. Bitrix Intranet ist nun viel sozialer geworden und bewegt sich immer mehr in Richtung Social Intranet.

Cloud oder nicht Cloud, das ist hier die Frage

Ich gebe zu, ich habe das wohl bekannteste Shakespeare-Zitat nur als Eye-Catcher umgewandelt ;-) Bei Bitrix24 stellt sich die Frage gar nicht – nutzen Sie es doch, wie Sie wollen: Für kleine Firmen, die keine IT-Abteilungen haben und das Intranet einfach einrichten und sofort nutzen wollen, gibt es Bitrix24 in der Cloud. Ein Riesenvorteil von Bitrix24 in der Cloud ist, dass Sie es in wenigen Minuten einrichten können. Geben Sie einfach Ihre gültige E-Mail-Adresse an und folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail.

Für diejenigen, die eine IT-Abteilung unterhalten oder sich einen externen IT-Dienstleister leisten können gibt es Bitrix24 als Festinstallation auf Ihrem eigenen Server, oder in der Privat Cloud oder beim Hosting-Provider Ihrer Wahl.

Activity Stream – Real-Time-Kommunikation als E-Mail-Ersatz

So nimmt jetzt die zentrale Stelle des Intranets ein sogenannter Activity Stream ein:



Ähnlich wie bei Facebook oder XING fasst der Activity Stream alle Neuerungen und Änderungen, die im Intranet passieren zusammen. Hat jemand einen neuen Blogbeitrag geschrieben, ein Bild oder eine Datei hochgeladen, wurde eine Aufgabe gestellt oder ein Tagesbericht erfasst – egal, was im Intranet passiert, wird hier in Echtzeit angezeigt.

Über den Activity Stream können Sie eine Nachricht nicht nur „An alle “ schicken, sondern auch an einen oder mehrere bestimmte Mitarbeiter, an bestimmte Abteilungen und/oder an bestimmte Projektgruppen.



An jede Nachricht können beliebige Dateien angehängt werden.



So löst der Activity Stream das Problem der internen „E-Mail-Berge“. Seit wir vor einem halben Jahr die erste Version von Bitrix24 bei uns eingeführt haben, habe ich vielleicht 20 interne E-Mails bekommen. Stellen Sie sich das mal vor :-)

Und das Gute ist, alle Intranet-Inhalte werde sofort indexiert, so dass Sie alles blitzschnell wiederfinden.

Social Search – Nicht nur die Inhalte sind wichtig

Eine weitere sehr wichtige Funktion eines Intranets ist die Suche. In Bitrix24 werden alle Inhalte – egal ob Dateien, Mitarbeiter, Blogbeiträge, Kommentare etc. – sofort indexiert und entsprechend der Zugriffsrechte angezeigt. Bei der Ausgabe der Suchergebnisse werden jetzt auch die „Likes“ berücksichtigt – Bei der gleichen Relevanz wird der beliebtere Inhalt (also der Inhalt, der mehr „Likes“ hat) weiter oben angezeigt. Mit Hilfe der Suchvorschläge lassen sich die gesuchten Inhalte noch schneller finden.




Sofortnachrichten per Instant Messenger

Eine weitere sehr interessante Funktion ist der eingebaute Instant Messenger. Sie sehen jederzeit, wer von den Kollegen online ist und können die gewünschte Person sofort kontaktieren.



Auch hier werden alle Inhalte sofort indexiert, so dass auch die Sofortnachrichten jederzeit durchsucht werden können.

So weit so gut, aber die Kommunikationen in ähnlicher Form gibt es auch bei einigen anderen Social-Intranet-Produkten. Wir bei Bitrix sind aber der Meinung, dass in einem Unternehmen nicht nur kommuniziert werden soll ;-) Deswegen enthält Bitrix24 auch eine ganze Reihe wichtiger Arbeitstools.

Aufgabenmanagement 2.0

Die Aufgaben sind ein sehr wichtiges Werkzeug für die Organisation und Selbstorganisation der Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter kann sich selbst oder anderen (natürlich je nach Unternehmensstruktur). Aufgaben können weitergeleitet oder – wie es so schön heißt – delegiert werden.



Damit Sie die Aufgaben besser planen können, gibt es sogenannte Gantt-Diagramme.



Aber auch bei so einem klassischen Tool, wie das Aufgabenmanagement geht nichts ohne die Social Komponente: Alle Aufgaben erscheinen bei allen beteiligten Personen im Activity Stream, sie können kommentiert und bewertet werden.

Achso, dass die Aufgaben mit Microsoft Outlook synchronisiert werden, muss ich nicht extra sagen, oder? ;-) Das ist ja wohl Must-have.

Private und gemeinsame Kalender

Mit Bitrix24 haben Sie alle Termine fest im Griff. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Kalender, die Mitarbeiterkalender können dabei ganz einfach mit den Kalendern der Arbeitsgruppen und den Aufgaben integriert werden.




Auch hier ist die Synchronisation mit Microsoft Outlook gegeben. Hinzukommen noch iPhone, iPad, MacOS und Android.

Arbeitsgruppen – Projektmanagement goes Social

Mit Bitrix24 können Sie für jedes anstehende Projekt eine Arbeitsgruppe erstellen. Die Arbeitsgruppe – man kann sie natürlich auch Projektgruppe nennen – enthält alle Tools und Funktionen, die für Ihre Projektarbeit notwendig sind: Aufgaben, Kalender, Dateien, Wiki, gruppen-interne Suche und natürlich der Activity Stream, der alle Änderungen in dieser Gruppe erfasst.




CRM

Ein weiteres sehr wichtiges Tool ist das CRM (Customer Relationship Management). Okay, zugegeben, kostenlose wie kostenpflichtige CRM-Tools gibt es wie Sand am mehr. Doch bei Bitrix24 gibt es meiner Meinung nach drei richtig coole Features:

  1. Das CRM ist „von Haus aus“ mit dem restlichen Intranet verbunden. So können Sie die erforderlichen Mitarbeiter ins CRM „einladen“, die dann Aufgaben und andere Intranet-Funktionen im CRM nutzen können.
  2. Die Geschäftsprozesse (Business Processes) können für alle CRM-Elemente per Drag & Drop gestaltet werden. So erstellen Sie Ihre eigenen Workflows, je nach dem wir Sie die Leads bearbeiten.
  3. Integration mit Ihrer Website. Entsteht auf Ihrer Website ein Lead (Z. B. durch das Ausfüllen einer Form) landet dieser Lead automatisch in Ihrem CRM-System und kann dort von dem zuständigen Mitarbeiter bearbeitet werden. Der einzige Haken dabei ist, dass Ihre Website mit Bitrix Site Manager erstellt sein muss.


So, an dieser Stelle mache ich erst mal eine Pause. Und zwar aus einem Grund ausgerechnet an dieser Stelle, denn all diese Tools bekommen Sie im Umfang des „Basic“-Tarifs kostenlos! Die kostenpflichtigen Tools werde ich in den nächsten Beiträgen beschreiben, aber Sie können sich jetzt schon kostenlos anmelden und das „Basic“-Intranet testen.

Ich freue mich auf Ihr Feedback! :-)
Free. Unlimited. Online.
Mit Bitrix24 können Sie miteinander kommunizieren, an Aufgaben und Projekten gemeinsam arbeiten, Kunden betreuen usw. - und all das an einem Ort.