Geschäftskonto mit der Buchhaltungssoftware verbinden

Die Geschäftswelt wird immer rasanter und für manche Aufgaben bleibt kaum noch Zeit. So geschieht es, dass die Buchhaltung auf der Strecke bleibt, was wiederum bedeutet, dass Unternehmer und Selbstständige zu späteren Zeiten einen enormen Aufwand betreiben müssen, um alles auf einen Stand zu bringen. Doch zum Glück gibt es Hilfsprogramme für die Buchhaltung. Buchhaltungssoftwares erlauben sogar eine Integration des Bankkontos. Diese Funktion ist wertvoll, denn Kontoumsätze werden nun direkt ins Buchhaltungsprogramm übertragen. Die Buchungen müssen also nicht mehr manuell erfolgen, sondern können automatisch durchgeführt werden. Aber wie funktioniert das und was sollten Unternehmer beachten?

Was wird für eine solche Integration benötigt?

Letztendlich sind zwei Faktoren entscheidend: Das richtige Konto, welches eine Schnittstelle für die Übertragung bietet, und das Buchhaltungsprogramm, das mit einem Konto - oder mehreren – verbunden werden kann. Es gibt noch eine dritte Lösung, allerdings korrumpiert diese den Gedanken, die Buchhaltung möglichst automatisch ablaufen zu lassen, da hier die Kontoauszüge manuell in das Buchhaltungsprogramm geladen und dort verarbeitet werden. Generell sollten Unternehmer und Selbstständige darauf achten:

1. Schnittstelle – bietet die Bank für das Konto eine entsprechende Schnittstelle? Sie muss bekannt sein, da die Buchhaltungsprogramme teils mit abweichenden Schnittstellen arbeiten und somit eventuell nicht verbunden werden könnten.

2. Onlinekonto - das entsprechende Bankkonto muss ein Onlinekonto sein, wobei hier auch der Onlinezugang über das Onlinebanking ausreicht.

3. Ein Rechner - Abholung und Abgleich müssen bei vielen Programmen über denselben Rechner erfolgen. Da die Kontoauszüge nur lokal gespeichert werden, ist es beispielsweise nicht möglich, sie auf dem Laptop abzuholen und am PC abgleichen zu wollen. Die Ausnahme bilden Buchhaltungsclients mit integrierter Cloud.

Nutzer sollten sich vorab genau überlegen, welche Features sie sich wünschen. Der automatische Belegabgleich und die Buchung von Fotos oder Scans aus ist beispielsweise eine sehr nützliche Funktion. Des Weiteren ist darauf zu achten, dass die Software nicht nur mit Bankkonten, sondern auch mit Online-Zahlungsdiensten arbeitet. Anderenfalls müssten Shop-Betreiber sämtliche Gelder erst aufs Konto abbuchen und dann integrieren, was wieder Buchungskosten verursacht und die korrekte Buchung einzelner Zahlungseingänge erschwert.

Wie funktioniert die Integration?

An dieser Stelle kann keine direkte Anleitung gegeben werden, da Hersteller die Programme nicht nach einem festen Schema programmieren. Trotzdem gilt für die meisten Softwares:

• Konto einrichten – in der Software werden die Onlinekonten eingerichtet. Dazu werden im jeweiligen Fenster die Bank- und Kontodetails hinterlegt und dem Programm mitgeteilt, dass dies ein Onlinekonto ist. Zumeist ist hier auch die Schnittstelle einzutragen, beziehungsweise der Zugang freizugeben. Wichtig: Bei mehreren Konten sollten sie genau bezeichnet werden. Oft steht automatisch »Konto 1, Konto 2« dort, was natürlich die Zuordnung erschwert.

• Kontoauszüge - nach der Kontenanlegung muss der erste Kontoauszug abgeholt werden. Achtung: Banken bieten unterschiedliche Zeiträume, hier muss geprüft werden, wie weit das Startdatum zurückliegen darf. Um den Kontoauszug abzuholen, muss nun einfach das entsprechende Konto markiert und die Aktion bestätigt werden.

• Abgleichen - die durch das Programm erstellten Buchungen können nun direkt abgeglichen und somit gebucht werden.

Die Funktionsweise ist, sobald sie eingerichtet ist, sehr einfach. Auf dieselbe Weise funktioniert die Abholung der Kontoauszüge von PayPal und anderen Zahlungsanbietern. Unternehmer müssen nur beachten, dass die »automatische Buchung« nicht bedeutet, dass die die Software alles von selbst erledigt. Sie sortiert die Buchungen nur ein und vor, im Regelfall muss der Nutzer nun die Daten plausibilisieren, also den Buchungsvorgang bestätigen und das Speichern erlauben.

Was sollten Geschäftskonten noch können?

Ein Geschäftskonto sollte natürlich nicht allein aufgrund seiner Schnittstelle gewählt werden. Dieses Indiz ist zwar für die virtuelle Buchhaltung notwendig, darf aber niemals allein für oder gegen ein Konto entscheiden. Wichtige Faktoren sind laut diesem Geschäftskonto-Vergleich vor allem Folgende:

   -        Kontogebühren - Geschäftskonten können nur selten kostenfrei geführt werden. Zwar ist dies bei einigen Anbietern möglich, doch liegen in diesen Fällen die Buchungs- und Bewegungskosten höher. Vor der Entscheidung muss geschaut werden, welche Gebühren für welche Buchungsgebiete anfallen. Wie viel kosten Überweisungen, gibt es hier einen kostenfreien Basiswert je Monat? Wie teuer sind die Einrichtung einer Lastschrift und die Lastschrift an sich? Es gibt stets verschiedenen Abrechnungsmodelle. Bei Geschäftskonten mit einer Kontoführungsgebühr sind beispielsweise oft eine bestimmte Anzahl an Buchungen im Monat inkludiert.

• Bargeld - gerade bei Direktbanken und Fintechs muss geprüft werden, wo und unter welchen Bedingungen Unternehmer Geld vom Konto abholen können. Bargeldeinzahlungen kosten häufig mehr als bei üblichen Banken.

• Karten - EC- und Kreditkarten sind manchmal kostenfrei. Kreditkarten können jedoch mit jährlichen Zusatzkosten belegt sein. Es stellt sich zudem die Frage, ob es mehrere Kreditkarten zum Konto gibt oder nicht. Auch Partnerkarten, die beispielsweise die Chance auf Bonuspunkte oder Bonusmeilen erhöhen, sollten nachgefragt werden.

• Erreichbarkeit – sie ist gerade bei Onlinekonten unheimlich wichtig, damit Probleme schnellstens gelöst werden können. Zugleich bestimmt die Art der Erreichbarkeit das Für und Wider des Kontos. Ein Anbieter, der einzig via E-Mail erreichbar ist, bietet bezüglich der Geschwindigkeit Grund zur Sorge. Sinnvoll sind Mischungen aus E-Mail, Chat und Telefonkontakt.

• Telefonische Aufträge – bietet das Konto die Möglichkeit, Aufträge telefonisch zu erteilen? Gerade die Einrichtung einer Lastschrift wird oft auf diesem Weg vorgenommen.

Die Einrichtung eines Geschäftskontos ist denkbar einfach, was natürlich auch für Onlinekonten zählt. Notwendig ist immer der Personalausweis, der, abhängig vom Anbieter, im Post-Ident-Verfahren die Person des Antragstellers bestätigt. Bei eingetragenen Kaufleuten, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ist der Auszug aus dem Gewerbeamt und Handelsregister notwendig. Je nach Gesellschaft zudem eine Liste der Gesellschafter.

Fazit – Programm und Konto aufeinander abstimmen

Einige Online-Geschäftskunden integrieren bereits eine eigene Buchhaltungssoftware, sodass die FinTechs hier herausstechen. Aber auch die klassischen Buchhaltungsprogramme sind heute mit Onlinekonten kompatibel und erleichtern den Buchhaltungsprozess massiv. Nur darf sich ein Unternehmer nicht rein auf die Implementierung des Kontos versteifen, sondern muss die anderen Features der Software begutachten. Gibt es eine Cloudlösung, sodass von unterwegs aus Belege gebucht werden können? Ist die Lösung für einen PC gedacht oder kann sie parallel auf mehreren Geräten laufen?