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Ihre ersten Schritte mit Bitrix24!

Lilit Schoo
7. Oktober 2015
Zuletzt aktualisiert: 20. Dezember 2018
Bitrix24 ist eine Plattform für unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit, welche über 35 kostenlose Tools anbietet, darunter ein Activity Stream, Aufgaben und Projekte, Dokumentenverwaltung, Kalender und Abwesenheitsliste, ein eigenes CRM-System etc. Mit Bitrix24 können die Nutzer miteinander kommunizieren, ihre Termine verwalten, Projekte planen und durchführen, Berichte erstellen und Kunden betreuen – all das machen sie direkt auf dem Unternehmensportal, ohne sich zusätzlicher Systeme bedienen zu müssen.

Die vielen Tools sind dazu gedacht, alle Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und damit Sie mit all diesen Features nicht durcheinander kommen, haben wir für Sie die Informationen darüber hier zusammengepackt.

Los geht´s!

Bitrix24 besteht aus 8 großen Bereichen, die wiederum einige Unterbereiche enthalten.


I. Mein Arbeitsplatz – hier finden Sie den Activity Stream sowie Ihre persönlichen Daten bzw. Tools: Ihren Kalender, Ihre Kommunikation mit Kollegen und Vorgesetzten (Nachrichten, die Sie geschrieben bzw. empfangen haben), Ihre Aufgaben, Fotos sowie alle Ihre Dateien im persönlichen Drive.

Jetzt schauen wir uns die einzelnen Funktionen dieses Bereiches näher an.

- Activity Stream - ist ein Dreh- und Wendepunkt von Bitrix24. Wenn Sie einen neuen Account einrichten oder sich in Ihren bestehenden Account einloggen, ist der Activity Stream das Erste, was Sie sehen. Alle Möglichkeiten, die Ihnen Activity Stream anbietet, finden Sie hier.

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- Aufgaben - jeder Mitarbeiter des Unternehmens hat bestimmte Aufgaben, die er täglich erledigen muss, wobei diese Aufgaben sowohl vom Chef, als auch von Kollegen kommen. Man benötigt also ein Tool, wo man alle Aufgaben unterbringen, strukturieren und erledigen kann. Bitrix24 bietet Ihnen dieses Tool an. In diesem Blogbeitrag finden Sie die Informationen darüber, wie die Aufgaben in Bitrix24 aufgebaut sind und was Sie bei Erstellung von Aufgaben berücksichtigen sollten.

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- Workflow - Bitrix24 bietet 5 fertiggestellte Workflows an, die keine zusätzlichen Einstellungen verlangen und für die auch keine extra Schulung erforderlich ist. Sie sind in jedem Tarif vorhanden:


· Abwesenheitsantrag – mit diesem Workflow können Sie eine Abwesenheit schnell beantragen. Der Antrag wird zuerst durch Abteilungsleiter genehmigt und dann an Personalabteilung zur weiteren Bearbeitung gesendet.

· Dienstreise– mit diesem Workflow können Sie eine Dienstreise beantragen und komplett vorbereiten. In den Prozess der Genehmigung werden alle erforderlichen Abteilungen inkl. Buchhaltung einbezogen.

· Allgemeine Anfragen – hier können Sie einen beliebigen Antrag erstellen und diesen an einen Mitarbeiter senden, der sich damit beschäftigen soll.

· Bestellantrag – hier können Sie einen Bestellantrag erstellen und zur Genehmigung senden. Hängen Sie alle notwendigen Informationen und Dokumente bezüglich der Bestellung an.

· Abrechnung – hier können Sie eine Abrechnung erstellen und zur Genehmigung senden.

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Sie haben die Möglichkeit, alle Workflow-Parameter zu konfigurieren bzw. zu bearbeiten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Anträge zu genehmigen/zu delegieren/zu ablehnen.

- Meine Anträge – diese Seite zeigt Ihnen alle Workflows an, die Sie aktiviert haben. Sie sehen, in welcher Bearbeitungsstufe Ihr Workflow momentan ist.

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- Kalender - Bitrix24 ermöglicht es Ihnen, eigene Termine und die Termine Ihrer Kollegen unkompliziert und übersichtlich zu koordinieren, Ihre persönlichen Kalender und Kalender in den Projektgruppen für andere Kollegen freizugeben, sowie die Bitrix24-Kalender mit mobilen Geräten und mit Outlook zu integrieren. Mit einer Erinnerungsoption im Kalender werden Sie einen wichtigen Termin niemals vergessen.

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· Terminplaner – dieser hilft Ihnen, öffentliche Termine, an denen mehrere Kollegen teilnehmen sollen, effektiv zu planen und zu verwalten. Sie können Ihre Kollegen zum Termin einladen und mithilfe des Terminplaners einen Zeitpunkt finden, der allen Teilnehmern optimal passt.

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- Drive - Bitrix24 bietet drei verschiedene Drive-Typen an:

1. Der Drive unter “Mein Arbeitsplatz” ist ein persönlicher Dateispeicher, auf welchen die anderen Kollegen standardmäßig keinen Zugriff haben. Hier man kann also private Dokumente ruhig ablegen.

2. In den Gruppen-Drives sind Dokumente enthalten, welche in den jeweiligen Projektgruppen hochgeladen wurden.

3. Schließlich gibt es auch einen allgemeinen Drive, wo Dateien abgelegt sind, welche für alle Mitarbeiter verfügbar sein sollen.

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Wie Sie die Dokumente hochladen und teilen sowie damit gemeinsam arbeiten können, erfahren Sie hier.

Integrationen mit externen Drives – Bitrix24 arbeitet mit Dropbox, Google Drive, OneDrive und anderen Cloud-Speichern. Sie können Dateien von Ihren persönlichen Accounts hochladen, die Dateien werden indexiert und sind dann entsprechend den standardmäßigen Zugriffsrechten in Bitrix24 sofort verfügbar. Außerdem kann man sehen, ob es eine aktuellere Version einer Datei im externen Cloud-Speicher gibt, als die Version, welche in Bitrix24 hochgeladen wurde.

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Hier finden Sie weitere Informationen über diese Funktion.

Wenn wir über Drive reden, müssen wir unbedingt auch Bitrix24.Drive erwähnen.

Sie können Bitrix24.Drive auf Ihrem PC oder Mac installieren und dann ausgewählte Dateien und Ordner aus Ihrem Bitrix24-Intranet mit Ihrem PC oder Mac synchronisieren – und umgekehrt.

Die Technologie Bitrix24.Drive ermöglicht eine Integration mit Windows Explorer und Mac Finder, sodass der Zugriff auf Dateien, welche auf dem PC abgespeichert sind, direkt von der Desktop-Anwendung erfolgt. Ist Bitrix24.Drive aktiviert, erscheint der Ordner Bitrix24 auch im Windows Explorer, was wiederum einen schnellen Zugriff auf beliebige Dokumente ermöglicht.

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- Fotos – die Fotogalerie stellt ein modernes und praktisches Werkzeug dar, mit dem zahlreiche Fotoalben im Intranet erstellt und verwaltet werden können. Die Fotos können dabei kommentiert und bewertet werden. Diese Funktionalität steht jedem einzelnen Nutzer sowie standardmäßig auch allen Projektgruppen zur Verfügung.

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- Webmail – auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, die Verbindung mit Ihrem bestehenden Mail-Konto, mit eigener Domain oder mit einem neuen Mail-Konto herzustellen.

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Nachdem Sie Ihr Mail-Konto hinzugefügt haben, werden Sie sofort in Ihrem Postfach landen, sobald Sie „Webmail“ anklicken.

Alle drei Möglichkeiten gleichzeitig können Sie nicht nutzen, Sie müssen also immer eine dieser Optionen wählen.

- Kommunikation – hier sehen Sie alle Nachrichten, die Sie geschrieben haben oder die für Sie geschrieben wurden.

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II. Anwendungen – wir bieten verschiedene Apps an, die Sie direkt in Ihrem Account oder auf unserer Website herunterladen können.

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- Anwendung hinzufügen – Sie haben sogar die Möglichkeit, Ihre eigenen Apps hinzuzufügen, hier finden Sie Informationen darüber, was dafür notwendig ist.

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III. Projektgruppen – Sie können Ihre Mitarbeiter in Arbeitsgruppen aufteilen, so dass diese Arbeitsgruppen an bestimmten Projekten gezielt arbeiten können. Da die Arbeitsgruppen über eigene Profile verfügen und ihnen sowohl ein eigenes Aufgabenmanagement als auch eigene Kommunikationsmittel (gruppeninterner Activity Stream) zur Verfügung stehen, erfolgt die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb einer konkreten Arbeitsgruppe viel effektiver.

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Jede Projektgruppe verfügt über eigenen Drive, eigene Aufgaben, eigenen Kalender, WIKI usw.

WIKI – Wiki ist ideal dazu geeignet, eine Wissensdatenbank gemeinsam zu erstellen. Das Wiki ermöglicht es Ihnen, eine Wissensdatenbank mit verschiedenen, speziell für Ihr Unternehmen relevanten Seiten bzw. Informationen zu füllen und dann mit diesen Daten gemeinsam zu arbeiten, denn alle Nutzer können jeden Artikel bearbeiten und/oder ergänzen (wobei Sie die Zugriffsrechte auch anders definieren können).

Mehr über die Möglichkeiten, welche das WIKI anbietet, lesen Sie hier.

IV. Extranet-Projektgruppen – das Extranet bildet für Sie und Ihre externen Partner einen gemeinsamen Arbeitsraum, und zwar auf der Basis einer Projektgruppe, in welche externe Nutzer eingeladen werden können. Ein weiterer Vorteil des Extranets besteht darin, dass es auf dieselbe Art und Weise wie auch das Intranet funktioniert, so dass Ihre Mitarbeiter die Arbeit im Extranet nicht erneut lernen müssen.

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Die Extranet-Projektgruppen sind nur für die kostenpflichtigen Tarifpläne verfügbar.

V. CRM – es bietet Ihnen eine Plattform an, mit der Sie Ihre Kundenbeziehungen und alle dazu gehörigen Prozesse organisieren und nachverfolgen können.

- Activity Stream – ob die Kommunikation mit Kollegen über bevorstehende Aktivitäten im CRM oder Interaktion mit Kunden – etwa ein Anruf oder eine Nachricht, all das im CRM-internen Activity Stream zusammengefasst wird.

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- Meine Aktivitäten – dieser Bereich zeigt Ihnen alle Aktivitäten an, die Sie im CRM haben, sei es Aufgaben, Termine, Anrufe oder E-Mails. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Filter einzustellen, um die Arbeit zu vereinfachen.

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- Kontakte – hier können Sie die Kundenkontakte eintragen, bspw. Namen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.

Sie können die Kontakte manuell hinzufügen oder auch importieren. Momentan ist das Importieren der Datei im CSV-Format möglich. Wie man die Datei richtig importiert, was man vorher alles machen sollte, damit die Elemente reibungslos importiert werden, erfahren Sie hier.
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Nachdem Sie die Kontakte importiert haben, können Sie die Kontakte oder auch andere Elemente im CRM auf Dubletten kontrollieren.

Zu den Hauptinformationen, die wir von unseren Kunden bekommen, gehören: vollständiger Name, Telefonnummer und die E-Mail-Adresse. Genau nach diesen Angaben werden Dubletten auch gesucht.

Die Dublettenkontrolle ist für jeden Mitarbeiter verfügbar. Aber jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Daten auf Dubletten kontrollieren. Ein Administrator des Accounts kann dagegen alle Daten in CRM kontrollieren, da er ja Zugriff auf alle Daten hat.

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Außerdem können Sie auch das Formular für die Kontakte anpassen: Sie können neue Felder hinzufügen und die nicht benötigten Felder einfach löschen.

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- Unternehmen – in diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, Unternehmen hinzuzufügen und alle relevanten Daten einzugeben: Telefonnummer, Geschäftsadresse, Kontaktperson, E-Mail, Logo usw.

Genauso wie im Bereich „Kontakte“ können Sie dieses Formular entsprechend einstellen, Unternehmen importieren, und Dublettenkontrolle starten.

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Darüber hinaus können Sie Kontakte und Unternehmen miteinander verknüpfen.

- Aufträge – hier können Sie Ihre Aufträge eingeben und verwalten.

Dabei werden Ihnen die CRM-Dashboards helfen: Kontrolle über Bezahlungen, Gesamtbeträge der Rechnungen, Anzahl der Aufträge in verschiedenen Phasen, Anzahl der inaktiven Aufträge – diese Informationen erhalten Sie jetzt auf einen Blick in einer übersichtlichen und verständlichen Darstellung.

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- Angebote & RechnungenRechnungen und Angebote können direkt im Bitrix24-CRM erstellt werden. Rechnungen können angepasst werden: Firmenlogo oder Kommentare sind auch in der kostenlosen CRM-Version vorhanden. Steuern, ob die Mehrwertsteuer oder Zusatzsteuer, werden vom Bitrix24 CRM auch unterstützt. Außerdem können Sie mit mehreren Währungen in verschiedenen Sprachen arbeiten.

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- Leads – in diesem Bereich habe Sie die Möglichkeit, potenzielle Kunden/Aufträge hinzuzufügen, d. h. dort werden solche Person/Unternehmen erfasst, mit denen Sie noch keine Geschäfte haben und es noch nicht klar ist, ob sie in Zukunft Ihre Kunden werden.

Es gibt mehrere Optionen, neue Leads hinzuzufügen:

1. Manuell
2. Import aus einer Datei im CSV- Format

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3. E-Mail-Eingang – wenn eine Nachricht im CRM-Postfach ankommt und das System die Zugehörigkeit dieser Nachricht zu einem existierenden CRM-Eintrag nicht identifizieren kann, wird ein neuer Lead mit der Bezeichnung “Lead aus einer Nachricht...“ erstellt.

4. Eingehender Anruf – wenn die Nummer im CRM nicht gefunden wird, erstellt das System automatisch einen neuen Lead.

5. Aus externen Quellen– wenn die Besucher auf Ihrer Website ein Webformular ausfüllen, kann REST API von Bitrix24 aus den Daten dieses Formulars einen Lead im CRM erstellen.

Dabei haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihren Lead zu konvertieren.

Folgende Kombinationen des Konvertierens sind möglich:

- Auftrag + Kontakt + Unternehmen
- Auftrag + Kontakt
- Auftrag + Unternehmen
- Auftrag
- Kontakt + Unternehmen
- Unternehmen
- Kontakt

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- Änderungen – Sie können alle Änderungen nach verfolgen und diese falls erforderlich rückgängig machen und ursprüngliche Werte wiederherstellen.

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- Katalog – Ihre Ware (Produkte) und Dienstleistungen können Sie in diesem Bereich hinzufügen, um sie später in Aufträgen, Rechnungen und Angeboten zu verwenden.

Die Produkte können Sie manuell hinzufügen oder importieren. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie über alle Möglichkeiten dieser Funktion.

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- Berichte – hier können Sie bspw. folgende Daten und Informationen erfassen: wie viele Aufträge wurden bekommen, wie sind die Verkaufszahlen, wie viele und welche Rechnungen wurden schon bezahlt, usw.

Einige Standardberichte finden Sie im System bereits vordefiniert, diese Berichte können Sie bei Bedarf kopieren, bearbeiten und in gewisser Hinsicht auch anpassen.

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Folgende Berichtstypen werden unterschieden: Berichte über Aufträge, über Produkte, über Leads, über Rechnungen und über Aktivitäten.

- Sales Funnel – hier findet sich eine einheitliche Übersicht über den „Stand der Dinge“. Sie sehen sofort, wie viele Leads zu Aufträgen wurden und in welcher Phase sich diese Aufträge gerade befinden.

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- Einstellungen – in diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Phasen und Status Ihrer CRM-Elemente zu definieren, Währungen und Steuern festzulegen, neue Maßeinheiten und Zahlungsoptionen hinzuzufügen, Zugriffsberechtigungen einzustellen und vieles mehr.

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Auswahllisten – hier können Sie neue Status für Leads, Rechnungen und Angebote sowie Phasen für Aufträge festlegen, Typen von Kontakten und Unternehmen definieren, Mitarbeiterzahl und Branchen hinzufügen.

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Währungen – wenn Sie mit mehreren Währungen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, neue Währungen hinzuzufügen und/oder bestehende zu bearbeiten.

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Steuern – Sie können hier zwischen Zusatzsteuer oder MwSt. auswählen:

1. Steuertyp – MwSt.: Sie können gleichzeitig mehrere Steuersätze angeben und diese gleichzeitig aktivieren. Später bekommen Sie alle Sätze in der Rechnung angezeigt und können den gewünschten Steuersatz auswählen.

2. Steuertyp – Zusatzsteuer: Diese Steuer wird auf den Gesamtbetrag angewendet und hängt vom jeweiligen Standort ab.

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Standorte – für den Steuertyp „Zusatzsteuer“ werden die Standorte benötigt. In Bitrix24 gibt es eine Liste mit vordefinierten Standorten. Diese Liste kann erweitert werden.

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Maßeinheiten – in diesem Bereich können Sie neue Maßeinheit hinzufügen und diese als Standardmäßig markieren.

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Produkteigenschaften – die Eigenschaften sind nichts anderes als benutzerdefinierte Felder für Ihre Produkte. Sie können so viele hinzufügen, die Sie benötigen, es gibt kein Limit.

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Benutzerdefinierte Felder – diese Felder können Sie für Kontakte, Unternehmen, Leads, Aufträge, Angebote und Rechnungen hinzufügen. Es sind mehrere Feldtypen verfügbar: von einer einfachen Zeile bis hin zur Liste mit verschiedenen Eigenschaften.

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Analytische Berichte – auf dieser Seite können Sie Ihre benutzerdefinierten Felder auswählen, welche in CRM-Berichte aufgenommen werden sollen.

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Zahlungsoptionen und Rechnungen – es existieren zwei vordefinierte Zahlungssysteme für Standardkundengruppen: für Kontakte und für Unternehmen.

Hier werden solche Daten, wie Adresse des Lieferanten, Telefonnummer des Lieferanten, Kto.-Nummer und Bank des Lieferanten usw. angefragt. Die Daten, die hier eingetragen werden, erscheinen später in der Rechnung/im Angebot.

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Zugriffsrechte – im System sind für Sie ein Paar Standartrechte bereits vordefiniert. Sie können diese direkt nutzen, bearbeiten oder löschen und neue Zugriffsrechte hinzufügen.
Dabei können Sie ein neues Zugriffsrecht für eine Gruppe, eine Abteilung oder einen konkreten Nutzer hinzufügen.

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Geschäftsprozesse – Bitrix24 hat eigene visuelle Geschäftsprozesse, die man im Arbeitsablauf innerhalb und außerhalb vom CRM verwenden kann.

Es unterscheiden sich momentan 2 Arten von Geschäftsprozessen:

1. Geschäftsprozesse mit Status – ist ein Geschäftsprozess, der keinen Anfang und kein Ende hat, im Laufe der Arbeit erfolgt ein Übergang von einem Status zu anderem. Dieser Geschäftsprozess stellt eine Reihe von Status, Übergängen und Aktionen dar.

2. Sequenzielle Geschäftsprozesse – in einem sequenziellen Geschäftsprozess werden die Aktionen nacheinander vom Start bis zum Ende durchgeführt. Der sequenzielle Geschäftsprozess stellt eine Reihe von Schritten dar, die man so lange macht, bis die alle beendet werden.

Die Geschäftsprozesse im CRM kann man bspw. nutzen, um Leads automatisch an Vertriebsmitarbeiter anhand verschiedener Kriterien zu verteilen.
Hier noch einige Beispiele, wann die Geschäftsprozesse verwendet werden können: automatisches Versenden von Benachrichtigungen, wenn eine bestimmte Phase des Auftrags erreicht ist; automatische Erstellung von Aufgaben für die Mitarbeiter (eine Rechnung versenden, einen Vertrag nachprüfen, eine Sitzung planen, usw.) und viel mehr.

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Integration mit Send & Save – die Send & Save-Technologie, die in Bitrix24 verwendet wird, unterstützt das Versenden von firmeninternen E-Mails (mit oder ohne E-Mail-Vorlagen, die im CRM erstellt und später genutzt werden können). Alle versendeten E-Mails werden in den jeweiligen Elementen, also in den Kontakten, Unternehmen, Leads, oder Aufträgen abgespeichert.

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Das CRM in Bitrix24 kann so eingestellt werden, dass Sie auch eingehende E-Mails von Kunden direkt im CRM erhalten. Da werden die E-Mails von den Kontakten und Unternehmen zu den jeweiligen Elementen hinzugefügt. Wenn aber eine E-Mail ankommt, deren E-Mail-Adresse nicht im System gespeichert ist, wird daraus automatisch ein Lead erstellt. Ist diese Vorgehensweise nicht erwünscht, kann man die Einstellungen auch entsprechend ändern.

Sonstige Einstellungen – hier gibt es noch ein paar weitere Einstellungen, mit denen Sie das CRM-System anpassen und Ihre Arbeit dort einfacher gestalten können: Format des Kundennamen (für Leads und Kontakte), Formateinstellungen der Adresse, Allgemeine Parameter der Aktivitäten, Parameter der Dublettebkontrolle, Vorlage der Rechnungsnummer/Angebotsnummer, Einstellungen der Auswahllisten.

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E-Mail-Vorlagen – jede E-Mail im CRM nach einer bestimmten Vorlage erstellen kann lange dauern, deswegen können Sie Ihre Zeit sparen, indem Sie eine oder mehrere Vorlagen vorbereiten und sie später mehrmals benutzen.

Beim Erstellen einer neuen Vorlage ist es wichtig, eine bestimmte Einheit (Lead, Kontakt etc.) auszuwählen, denn später wird diese Vorlage nur für diese Einheit verfügbar sein.
Sie haben die Möglichkeit, die erstellte Vorlage nur für sich oder aber gleich für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen.

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VI. Unternehmen – alle wichtigen Tools zur Personalverwaltung sind hier verfügbar - von einem Mitarbeiterverzeichnis und Organigramm bis hin zur Abwesenheitsliste und den Arbeitsberichten, wobei alle diese Funktionalitäten in der Benutzeroberfläche eines Social Intranets angeboten werden, was nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch Spaß macht.

- Mitarbeiterverzeichnis – im Mitarbeiterverzeichnis findet man schnell die Telefonnummer oder die E-Mail eines bestimmten Kollegen, sodass man sich mit ihm sofort in Verbindung setzen kann. Das Verzeichnis kann nach Excel exportiert oder mit Outlook oder CardDAV synchronisiert werden.

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Die Daten können auch mit Mac, iPhone, iPad oder Android synchronisiert werden. So hat man alle erforderlichen Kontaktdaten parat.

- Unternehmensstruktur – sie zeigt alle Niederlassungen und Abteilungen des Unternehmens an, innerhalb von einzelnen Abteilungen kann man außerdem sehen, wer der Abteilungsleiter ist und wie viel Mitarbeiter diese Abteilung hat. Die Unternehmensstruktur bestimmt automatisch, an wen Berichte gesendet werden müssen oder Aufgaben delegiert werden können.

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- Abwesenheitsliste – alle Informationen über die Mitarbeiterabwesenheiten sind hier zu finden. Die Abwesenheitsliste sieht wie ein Kalender aus, welcher Informationen wie Urlaube, Dienstreisen, Mutterschutz usw. für jeden einzelnen Mitarbeiter abbildet. Die Kollegen können also sofort sehen, wer gerade im Urlaub ist, wer eine Dienstreise hat usw. Die Abwesenheitsliste kann in drei Modi dargestellt werden: eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Jeder Mitarbeiter kann im eigenen Kalender eine Abwesenheit eintragen, und wenn er dabei die Option „Abwesend“ auswählt, werden diese Daten in die Abwesenheitsliste automatisch übernommen.

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Unter bestimmten Umständen (Urlaub und ähnliches) muss man die Abwesenheit beantragen, was direkt im Activity Stream gemacht werden kann.

- Workflows – hier finden Sie die Workflows, die im Activity Stream verfügbar sind. Administrator des Accounts hat hier die Möglichkeit, neue Workflows zu erstellen und die bestehenden zu bearbeiten.

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VII. Arbeitszeitmanagement – das System des Arbeitszeitmanagements ermöglicht es, Anfang und Ende des Arbeitstages sowie Pausen und Abwesenheiten zu fixieren, oder mithilfe von Kalendern diverse Termine schnell zu planen.

Beachten Sie bitte, dass die Funktionalität Arbeitszeitmanagement mit den Bereichen Arbeitsberichte, Arbeitszeit, Listen sowie Meetings und Briefings nur im Tarif „Professional“ verfügbar ist.

- Arbeitsberichte – mit Bitrix24 können Sie einen für Sie bequemen Turnus auswählen (täglich, wöchentlich, monatlich) und Mitarbeiter daran erinnern, dass ein Bericht einzureichen ist. Darüber hinaus können im Arbeitsbericht auch Arbeitspläne enthalten sein. Vorgesetzte® kann die Berichte bewerten und kommentieren und anhand der Berichte über die Effektivität einzelner Mitarbeiter oder des ganzen Unternehmens urteilen.

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- Arbeitszeit – mit diesem Tool können Mitarbeiter ihren Arbeitstag starten/beenden. Auch Änderungen in der Arbeitszeit sind in diesem Bereich möglich, wobei die Vorgesetzten über diese Änderungen informiert werden und können sie ggf. bestätigen. Der Vorgesetzte kann für seine Mitarbeiter individuelle- oder Gruppeneinstellungen verwenden.

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- Listen – das sind tabellenartige „Datenbanken“, wo Mitarbeiter Einträge in praktisch beliebiger Form machen können, so lassen sich verschiedene Informationen und Daten einpflegen und erfassen (Beispiele für Verwendung von Listen: Inventarlisten, Fuhrparkmanagement usw.). Listen haben kein Standardformular und können mithilfe von Bereichen und Elementen einerseits und benutzerdefinierten Feldern andererseits wie gewünscht angelegt werden.

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Meetings & Briefings – mit dem Modul "Meetings & Briefings" bietet Bitrix24 ein einfaches jedoch sehr effektives Werkzeug, mit welchem die Vorbereitung, Durchführung und evtl. Auswertung von Besprechungen schnell und einfach gemacht werden kann.

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Das Modul ermöglicht es, die Teilnehmer der Besprechung einzuladen, Agenda der Besprechung zu versenden, den Termin der Besprechung in die Nutzerkalender einzutragen, anhand der Besprechungsergebnisse Aufgaben zu erstellen usw. Alle Informationen, die mit einer bestimmten Besprechung zusammenhängen, werden in der History abgespeichert und bleiben somit immer verfügbar.

VIII. Einstellungen – in diesem Bereich finden Sie allgemeine Einstellungen für Ihren Account und sehen alle Upgrade-Möglichkeiten.

- Parameter – wie der Name des Bereiches schon sagt, können Sie hier die Parameter des Accounts für Ihre Organisation anpassen bzw. die benötigten Einstellungen vornehmen: Name des Unternehmens, Datumsformat, Uhrzeitformat, Parameter der Arbeitszeit, Wochenenden und Feiertage und vieles mehr.

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- E-Mail-Konten verwalten – hier können Sie ein Mail-Konto für jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, bereits vorhandene Mail-Konten hinzuzufügen, nicht mehr benötigte Konten zu löschen und die Passwörter zu ändern.

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IX. Telefonie – heutzutage erfolgt die Kommunikation nicht nur mit E-Mails, man führt auch Telefonate, die die Bestellungen und Klärungen der Probleme bzw. Fragen viel einfacher machen.
Bitrix24 bietet die Option „Telefonie“ an, Sie können also Ihre Kunden/Geschäftspartner anrufen und deren Anrufe empfangen.
- Guthaben und Statistik – hier ist es möglich, das Telefonie-Guthaben aufzuladen, SIP-Connector anzuschließen und sich die Details zu den Anrufen anzuschauen.

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Bitrix24 stellt Ihnen ein Guthaben zum Testen der Anrufe zur Verfügung:

1. Für den kostenlosen Tarif – 1,00 €
2. Für die kostenpflichtigen Tarife – 8,00 €
Ist das Testguthaben noch nicht verbraucht und Sie möchten es schon aufladen, müssen Sie beachten, dass in diesem Fall das Testguthaben komplett abgebucht wird.

- Nummer verwalten – momentan haben Sie 3 Möglichkeiten, wie Sie Telefonie in Bitrix24 nutzen können.

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1. Eigene Nummer für die ausgehenden Anrufe - Nachdem die Nummer für die ausgehenden Anrufe bestätigt wurde, bleibt sie noch 3 Monate aktiv.

Danach wird die Nummer automatisch deaktiviert und muss erneut bestätigt werden. Sie können das Datum der nächsten Bestätigung verschieben, indem Sie die Nummer-Anbindung neu definieren.

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2. Nummer für die eingehenden Anrufe mieten – die Nummer kann aus der Liste mit über 40 Ländern gewählt werden.

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3. Eigene SIP-Telefonanlage für eingehende und ausgehende Anrufe anschließen – momentan unterstützt Bitrix24 die Verbindung von zwei Arten. Hier wird beschrieben, wie die jeweilige Verbindung hergestellt werden kann: Telefonanlage in der Cloud und Telefonanlage im Büro.

Wie die eingehenden Anrufe funktionieren, erfahren Sie hier.

Bitrix24 bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten für die Nummer zu konfigurieren. Diese Option informiert die Kunden, welche auf diese Nummer anrufen, über die Arbeitszeiten des Unternehmens.

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- Nutzer – für jeden Nutzer in ihrer Organisation können Sie eine interne Durchwahl und eine Nummer für die ausgehenden Anrufe hinzufügen. Außerdem ist es möglich, ein SIP-Telefon anzuschließen.

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- SIP-Telefone – mit dieser Option kann man sein eigenes Telefon anschließen:

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Außerdem können Sie auch ein Mobiltelefon anschließen. Sie können für Ihr Windows Phone, iOS oder Android basiertes Telefon eine Softphone-Anwendung installieren.

Schauen Sie sich in diesem Trainingskursurs die Liste von verifizierten Geräten sowie die dazu gehörigen Verbindungsanleitungen an.

- Andere Einstellungen – die Standardnummer für ausgehende Anrufe können Sie hier konfigurieren: diese Nummer bekommen dann alle Ihre Kunden bzw. Partner angezeigt, wenn sie von Ihrem Team angerufen werden. Und falls Sie bestimmte Nummern sperren möchten, können Sie es auch hier tun.

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X. Abonnement – in diesem Bereich bekommen Sie den Tarif angezeigt, den Sie gerade haben, sehen Ihren Speicherplatz – wieviel haben Sie und womit dieser besetzt ist, und haben zudem die Möglichkeit, weitere Nutzer und zusätzlichen Speicherplatz hinzuzufügen und ggf. den Tarif zu wechseln:

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Darüber hinaus finden Sie hier alle Ihre Bestellungen/Rechnungen und können die Daten Ihrer Kredit- bzw. Debitkarte aktualisieren.
Free. Unlimited. Online
Mit Bitrix24 können Sie miteinander kommunizieren, an Aufgaben und Projekten gemeinsam arbeiten, Kunden betreuen usw. - und all das an einem Ort.