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Rechnungen richtig schreiben

Nikolai Shulgin
24. September 2014
Zuletzt aktualisiert: 20. Dezember 2018
Viele Unternehmer kennen diese Situation: Finanzamt oder Steuerberater bestehen auf die Einhaltung zeitintensiver, mitunter als nutzlos empfundener Formalien, die immer wieder gern vom Tagesgeschäft ablenken. Gern fallen dann Wörter wie „Korinthenkacker“ – dieses übrigens darf nach neuster Rechtsprechung ganz legal und ohne Folgen gegenüber Beamten geäußert werden. Wie man diese Konflikte im Keim ersticken und auch sonst seinem Blutdruck etwas Gutes tun kann, möchte ich in diesem Blogbeitrag zusammenfassen.

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Die Regeln für richtige Rechnungslegung finden sich zunächst im Umsatzsteuergesetz. Sie sind deswegen so wichtig, weil sowohl korrekte Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen ganz erhebliche Bedeutung – und damit geldwerte Steuervorteile - für Erklärungen gegenüber dem Finanzamt haben. So ist man formal z.B. nur dann zum Vorsteuerabzug oder der Geltendmachung einer Ausgabe berechtigt, wenn eine dem deutschen Recht entsprechende Rechnung für diese Buchung vorliegt. Um jetzt nicht den Teufel an die Wand zu malen: Die Finanzämter gehen mit Rechnungen erfahrungsgemäß sehr unterschiedlich um. Es kann also gut sein, dass auch eine formal falsche Rechnung anerkannt wird.

Notwendige Angaben

Eine Rechnung muss im Grundsatz folgende Informationen enthalten:
  • Den vollständigen Namen und die Adresse des Leistungsempfängers bzw. Unternehmers
  • Die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers. In Einzelfällen (z.B. bei Geschäften zwischen zwei Unternehmern aus verschiedenen EU-Ländern) muss auch die USt.-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben werden
  • Eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, sodass die Rechnung später eindeutig identifiziert werden kann. Folgende Lösung könntest Du z.B. verwenden: „Jahr/Monat/Tag/Nummer der Rechnung an diesem Tag“. Dies könnte dann so aussehen: 2014092301, wobei die „01“ für die erste Rechnung an diesem Tag steht.
  • Eine leicht nachvollziehbare Angabe z.B. über die gelieferte Ware oder die erbrachte Leistung. Wichtig ist nur, dass die Bezeichnung ausreicht, um den Steuersatz zu bestimmen (der ja warenbedingt abweichen kann).
  • Das Liefer- bzw. Leistungsdatum
  • Anzuwendender Steuersatz sowie auf das Entgelt entfallende Steuern (z.B. 119 Euro brutto, darin enthaltene Mehrwertsteuer: 19%). Wenn eine Steuerbefreiung besteht (z.B. mit der Kleinunternehmerregelung) ist darauf auch hinzuweisen.
Diese Angaben sind natürlich vereinfacht und es kann immer sein, dass im Einzelfall zusätzliche Angaben zu leisten sind – das trifft z.B. bei einigen Händlern zu. Wer sich in diesem Fall gut informiert (z.B. bei der IHK) und bzw. oder das richtige Rechnungsprogramm nutzt, wird aber trotzdem ruhig schlafen können. Damit kommen wir zum abschließenden Praxistipp (selbstverständlich gänzlich unbefangen ;-)): In diesem Video finden Tipps und Tricks, wie Sie Rechnungen direkt im Bitrix24 CRM stellen und verwalten:
PS: Weitere empfehlenswerte Tools für Rechnungsstellung sind WISO Mein Büro und FastBill.
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