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Effektives E-Mail-Management mit Bitrix24

Lilit Schoo
25. September 2015
Zuletzt aktualisiert: 20. Dezember 2018
Zur Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern, Kunden, Experten und noch vielen anderen Personen, mit denen wir im Kontakt stehen, benötigen wir unter anderen noch das E-Mail-Tool, weil die E-Mails schnell und einfach sind und weil die Anderen es gewohnt sind. Also bleiben die E-Mails nach wie vor ein wichtiger Kommunikationskanal.

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Bitrix24 bietet Ihnen mehrere Optionen an, wie Sie mit den E-Mails innerhalb und außerhalb des Accounts arbeiten können:

1. E-Mail-Services – E-Mail Connector funktioniert mit allen gängigen Online-E-Mail-Services, wie MS Exchange, GMail, Yahoo, Mail, iCloud oder Outlook, also mit jedem E-Mail-Service, der IMAP unterstützt. Dieser Konnektor ermöglicht es, die Anzahl eingehender E-Mails zu sehen, und dient als Link zu Ihrem Postfach.

2. Eigene Domain – wenn Sie Ihre eigene Domain benutzen möchten, können Sie diese in wenigen einfachen Schritten mit Bitrix24-Mail verknüpfen

3. @bitrix24.de – Sie haben die Möglichkeit, kostenlose Mail-Konten für jeden Mitarbeiter zu erstellen

4. Integration mit Send & Save - Sie können die E-Mail-Kommunikation mit Ihren Kunden innerhalb des Unternehmens organisieren.

Lassen Sie uns die Kommunikation mit Kunden bzw. Geschäftspartnern innerhalb vom Bitrix24 CRM näher anschauen.

Um die E-Mails von Geschäftspartnern und Kunden direkt in Ihrem Bitrix24 Account zu erhalten, müssen Sie als Erstes die Integration mit Send & Save einstellen.

Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, können Sie mit Ihren Geschäftspartnern und Kunden per E-Mail direkt aus dem CRM und im CRM kommunizieren.

E-Mail-Vorlage erstellen

Für jede CRM-Einheit, also für Lead, Auftrag, Kontakt und Unternehmen, können Sie eine oder mehrere Vorlagen erstellen.
Diese Möglichkeit finden Sie im Bereich CRM – Einstellungen – E-Mail-Vorlagen.

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Wichtig! Achten Sie bitte bei der Erstellung der Vorlage auf die Auswahl der Einheit, wenn Sie z. B. „Kontakt“ auswählen, wird diese Vorlage nur für die Kontakte verfügbar sein.

In der Vorlage können Sie den Text, die Signatur, das Logo und anderen Daten hinzuzufügen.

E-Mails versenden

· An einen bestimmten Kunden – die E-Mail können Sie direkt aus der Liste mit Kontakten/Unternehmen/Leads oder aus dem Element selbst senden, indem Sie das Formular öffnen und den Button E-Mail anklicken

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In der E-Mail können Sie eine benötigte Vorlage auswählen, die Nachricht wenn zutreffend mit einem Auftrag verknüpfen und eine oder mehrere Dateien anhängen.

Somit erhält Ihr Kunde alle Informationen, die er braucht.

Die Information über die gesendete E-Mail wird im Stream des Elements, in dessen History sowie im allgemeinen Stream und im Bereich CRM – Änderungen gespeichert.

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· An mehrere/alle Kunden – in der Liste mit Kontakten/Leads/Unternehmen können Sie mehrere oder eben alle Kunden anklicken und eine E-Mail an sie verschicken, indem Sie im unteren Bereich unter Aktionen „E-Mail senden“ auswählen und auf „Übernehmen“ klicken.

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Auch hier können Sie Dateien und /oder Aufträge hinzuzufügen.

Falls Sie zu viele Kontakte/Unternehmen/Leads haben und diese nicht einzeln eingeben können, können Sie den Filter oder die Suche nutzen.

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Benachrichtigungen über die eingehenden E-Mails

Nach dem Eingang der E-Mail bekommt der verantwortliche Mitarbeiter eine Benachrichtigung, in der der Betreff und der Absender der E-Mail angegeben sind.

Alle Benachrichtigungen werden im Instant Messenger zu finden sein.

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Eingehende E-Mails

Die E-Mail wird automatisch dem Kontakt, dem Unternehmen oder dem Lead mit der gleichen E-Mail-Adresse zugeordnet, d. h., die E-Mail-Adresse, die im CRM-Element gespeichert ist, ist mit der E-Mail-Adresse des Absenders identisch.

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Wenn Sie eine E-Mail von einer unbekannten E-Mail-Adresse erhalten, d. h. die E-Mail-Adresse wurde noch nicht im System eingetragen, wird daraus automatisch ein Lead erstellt, wenn Sie vorher die Option “Lead für einen unbekannten Absender erstellen” in den Einstellungen aktiviert haben.

Alle eingehenden E-Mails finden Sie noch im Bereich CRM – Änderungen.

Mit der passenden Einstellung des Filters finden Sie schnell die nötigen E-Mails.

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Angebote und Rechnungen per E-Mail versenden

Jedes Angebot und jede Rechnung, die in Bitrix24 erstellt wurden, können per E-Mail an Kunden versandt werden.

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Reports über die Aktivitäten

Zum Schluss möchte ich noch vom Report über die Aktivitäten im CRM erzählen. Sie haben die Möglichkeit, über alle Aktivitäten der Mitarbeiter im CRM einen Bericht zu erstellen.

Zu den Aktivitäten gehören: Aufgaben, Anrufe, Termine und natürlich die E-Mails.

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Sie können für jeden einzelnen Mitarbeiter oder für alle zusammen einen Bericht erstellen.

Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Arbeiten Sie gerne mit Bitrix24 :-)
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Mit Bitrix24 können Sie miteinander kommunizieren, an Aufgaben und Projekten gemeinsam arbeiten, Kunden betreuen usw. - und all das an einem Ort.