• Ein Social Intranet ist ein „geselliges“ Intranet

    Lilit Schoo 16. Oktober 2017
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    Hier ist ein Beitrag von Herrn Harald Ille, Social Media Manager bei Nestlé Deutschland AG

    Ein Social Intranet ist ein „geselliges“ Intranet – und das zeigt schon auf, wie es sich von klassischen toten Linkwüsten-Intranets unterscheidet: Ein Social Intranet „lebt“. Es lebt grundsätzlich durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Intranet aktiv nutzen und es mit Informationen, Wissen, Expertise füllen. Die sich gegenseitig darüber austauschen, Ideen entwickeln, Projekte gemeinsam bearbeiten und vieles mehr. Es lebt durch die Kontakte mit den Kolleginnen und Kollegen, die dem „Unternehmenswissen“ jeden Tag ein paar neue Elemente hinzufügen. Es lebt durch Kooperation und Gemeinsamkeit. Und es lebt, wenn in jeder Abteilung mindestens einmal am Tag der Satz: „Wow, das bringt uns jetzt wirklich weiter“ fällt.

    Es ist wie eine fröhliche Kaffeerunde am Sonntagnachmittag – jeder ist dabei, erfährt Neues, trägt selbst Wissen und Erfahrungen, Tipps und Tricks bei, man plant beispielsweise sehr minutiös den gemeinsamen nächsten Urlaub zusammen oder tauscht sich ernsthaft über die Erziehung der Kinder aus. Und hat – das ist wichtig! – Spaß dabei. Wissens- und Projektmanagement am Küchentisch also, das wir alle kennen. Dieses Prinzip eines produktiven „geselligen Miteinanders“ ist auch für den Berufsalltag sehr produktiv.

    Es ist, um es ganz plakativ zu sagen, ein firmenweites internes Facebook. Ein Social Intranet hat damit nichts mehr zu tun mit einer ollen Datenbank, in die man kurz vor Weihnachten reinschaut, weil man die Adresse der Weihnachtskartendruckerei vergessen hat – oder ähnliche Dinge, die mit dem Arbeits- und Büroalltag nichts zu tun haben. Ein Social Intranet ist Büroalltag. Es gestaltet ihn, strukturiert ihn im besten Fall, erleichtert die täglichen Routinen und verbessert den Output.

    Wichtig ist: Es muss möglich sein, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Plattform nicht nur passiv-konsumierend, sondern aktiv-gestaltend nutzen können, also „Prosumenten“ sind. Jeder sollte freiwillig ein persönliches Profil mit den eigenen Kontaktdaten, aber auch Fähigkeiten, Fertigkeiten, abgeschlossene Projekte etc. anlegen können. Jeder sollte auf seiner Profilseite Informationen posten können – seien es weltbewegende Gedanken, externe Links oder nur kurze Statusupdates. Und jeder sollte jeden abonnieren können, damit die Vernetzung gelingt. Das sind schon die drei Grundvoraussetzungen für ein erstes einfaches Social Intranet. Eigentlich nicht schwer, oder?

    Moderne Unternehmenskommunikation

    Eine moderne Unternehmenskommunikation ist: Integriert. Zusammenhängend. Und kooperativ. Unternehmenskommunikation muss sich als Ermöglicher verstehen. Da alles irgendwie Kommunikation ist, hat Unternehmenskommunikation auch eine zentrale Business-Aufgabe – nämlich: Menschen über Ideen zusammenzubringen. Klassische PR macht das durch schöne Geschichten, durch Storytelling, nach außen.

    Viel wichtiger aber erscheint mir eine moderne und funktionierende Kommunikation innen – und nach innen. Zugespitzt würde ich sagen: Wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut informiert sind und sich einfach miteinander austauschen können, dann flutschen die Prozesse. Wenn Arbeitszeit nicht mit unnötigem Verwaltungskram und endlosen Abstimmungsprozessen vergeudet wird und jeder Mitarbeiter sein Expertenwissen allen anderen uneigennützig zur Verfügung stellen kann – dann entsteht der berühmte „Mehrwert“, dann ist die Stimmung im Unternehmen gut und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden selbst zu Multiplikatoren und Unternehmensbotschaftern.

    Das meine ich: Unternehmenskommunikation ermöglicht und unterstützt andere, positiv über das Unternehmen zu sprechen. Extern nennt man das Public Relations. Dass die eigenen Mitarbeiter aber die glühendsten Enthusiasten und damit die vertrauenswürdigsten Botschafter für das eigene Unternehmen sind, haben bislang noch nicht alle Unternehmen wirklich verstanden…

    Unternehmen, die Social Intranets einführen mit dem echten Willen zur kommunikativen Kulturveränderung, erkennen aber diese Chance und nutzen sie.

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    Der Weg zu einem Social Intranet oder wie die Mitarbeiter der Unternehmen eine solche Umstellung aufnehmen

    Die zweite Frage ist in der Tat die entscheidende: Was haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unmittelbar und sofort davon, und erleichtert es ihnen wirklich ihre Arbeit – Tag für Tag? Hilft mir persönlich dieses neumodische elektronische Teil, das wir jetzt alle benutzen sollen, wirklich und erledige ich meine Arbeit jetzt besser, entspannter und mit höherer Qualität als vorher? Oder schaufelt mir das neue Intranet zusätzlichen Aufwand auf meine ohnehin schon viel zu unübersichtliche To-Do-List?

    Und hier kommt wieder der Gedanke der Geselligkeit ins Spiel: Kann ich die Nutzung von anderen Kolleginnen und Kollegen im gemeinsamen „Doing“ lernen? Kann ich Kollegen, die mit dem Intranet schon etwas souveräner umgehen, einfach „folgen“ und ihren Newsstream abonnieren, und kann ich mir einfach abschauen, was die so machen? PDFs teilen, Links sharen, das Wiki befüllen, eine Projektliste führen, etc. Lernen wir die sinnvollste Benutzung ganz nebenbei zusammen, oder kann das Intranet erst nach einer dreijährigen Schulung von IT-Experten bedient werden?

    Keep it simple! Ein Digital Workplace soll vereinfachen, soll mir stumpfsinnige Arbeit am besten komplett abnehmen und mir bei kreativen, schwierigen und anspruchsvollen Aufgaben so weit wie möglich helfen. Diese Vorteile müssen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unmittelbar sichtbar und erlebbar sein. Dann funktioniert es, dann wird das Intranet nicht nur akzeptiert, sondern beginnt, zu atmen, zu leben und die ganze Organisation wie ein frischer Frühlingswind zu beseelen.  

    Am Anfang der Planung für ein Social Intranet muss daher dies stehen: Wie erleichtert das neue System jedem einzelnen Mitarbeiter die Arbeit? Was habe ich als Kollege davon? Wo bringt es mich weiter? Und: Welche Funktionen helfen dabei? Mein Vorschlag aus leider leidvoller Erfahrung: Kommunikationsexperten von Anfang an einbinden, und das Projekt NICHT als IT-Projekt, sondern als Kommunikationsprojekt planen.

    Und gerne asynchron, organisch, agil vorgehen. Wenn man mit dem Roll-out und Go-live wartet, bis das Intranet „fertig“ ist, wird man nie anfangen: denn ein Social Intranet ist nie „fertig“ – es entsteht und lebt und wird größer und detaillierter und ausdifferenzierter, während es benutzt wird. Man muss es nutzen! Dazu müssen noch nicht alle Funktionen bis ins letzte Detail vorhanden sein. Ein paar wichtige Core-Anwendungen scharfschalten, die wichtigsten Formulare und Dokumente hochladen – und dann geht es los! Wer zu lange mit dem Go-Live wartet, hat am Ende außer verrosteten Servern: Nichts. Daher: Anfangen, es nutzen, sich vernetzen – dann läuft das Intranet (fast) von alleine!

    Ein Intranet, das auf Zusammenarbeit setzt und ein Netzwerk, das durch Zusammenarbeit entsteht, verbessert selbstverständlich auch die Art, wie wir zusammenarbeiten. Projekte werden besser, wenn die Beteiligten sich schneller und adäquater austauschen können. Die Planung wird effektiver, wenn jeder Beteiligte den genauen Stand kennt und eigene Ideen und Inhalte unkompliziert beitragen kann. Und wenn über diese Ideen unkompliziert online diskutiert werden kann und am Ende eine Lösung herauskommt – dann spielt ein Social Intranet die Vorteile seiner Dialogfunktion aus.

    Alles Organisatorische kann dabei der Rechner erledigen: Hilfe bei der Zeitplanung und der Aufgabenverteilung, Wiedervorlage, Erinnern und Eskalieren bei Nichterledigung. Wir Menschen haben dann mehr Zeit für das Wesentliche: die kreative inhaltliche Arbeit. Viele Intranet-Lösungen bringen ein Projektplanungstool gleich mit, ohne dass die Plattform verlassen werden muss. Das ist der zweite wichtige Aspekt eines Social Intranets: Alles ist so miteinander verzahnt und integriert, dass die Mitarbeiter im Social Intranet alles machen können: Man schreibt Mails, Vorstandsvorlagen und Arbeitszeugnisse auf der gleichen Plattform, auf der man Präsentationen erstellt, sein Arbeitszeitkonto einsieht und Elternzeit beantragt. One platform fits all...

    Die Bücher zu diesem Thema

    Was mir persönlich am besten gefällt, ist das sehr nett gemachte Handbuch „Willkommen in der neuen Arbeitswelt. So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben“ der School for Communication and Management. Steffi Gröscho, Dr. Claudia Eichler-Liebenow und Regina Köhler lassen ihr Alter Ego „Intranet-Babett“ die sechs Projektschritte vom „Traum“ bis zur Nutzung gehen. Tolles Buch, bunt, spannend, lehrreich und eine gute Handreichung.

    Eine grundsätzliche Einführung in das, was möglich ist mit (zumeist schweizerischen) Intranets ist das bei Springer Gabler erschienene Buch „Herausforderung Intranet. Zwischen Informationsvermittlung, Diskussionskultur und Wissensmanagement“. Stefanie Meier, Daniel Lütolf und Stephan Schillerwein haben sich viele Intranets großer und kleinerer Schweizer Unternehmen angesehen und „enthüllen“ Teile dieser internen Plattformen. Gibt einen guten Einblick.

    Und natürlich lasse ich mir die Chance nicht entgehen, die Paperli-Ausgabe „The Social Intranet Daily“, die nicht ganz täglich erscheint, vorzustellen – eine von mir kuratierte Übersicht über die „Latest News“ aus der Social Intranet-Szene… Hier zu abonnieren: http://bit.ly/socialintranetdaily. Würde mich freuen!

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