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  • Lilit Schoo 5. April 2017
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    Jana Hohlweg ist studierte Kommunikationsmanagerin und arbeitet als Beraterin bei der nexum AG, einer inhabergeführten Agentur und Beratung zu den Themen Kommunikation, Interaktion und Transaktion. Als Kommunikations- und Change-Beraterin unterstützt sie Kunden bei der Einführung und Etablierung von (Social) Intranets.

    Hier ist das Interview mit Frau Hohlweg:

    Über Social Intranet spricht man schon seit längerer Zeit und fast überall. Was ist eigentlich ein Social Intranet?

    Die klassischen Intranets waren bisher darauf ausgerichtet, einseitige Kommunikation in Form von Informationen an die Mitarbeiter zu betreiben. Zentrale Redaktionen haben die Themen aufbereitet und veröffentlicht. Social Intranets hingegen sollen den Mitarbeiter zum Inhaltsproduzenten transformieren und ihm die Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit bereitstellen. Dass Social Intranets seit längerer Zeit in aller Munde sind, liegt natürlich zum großen Teil an dem sehr präsenten Thema der digitalen Transformation. Die Unternehmen, die eines einführen, haben erkannt, dass sie ihren Mitarbeitern neue Werkzeuge zur sinnvollen und effizienten Gestaltung ihres Arbeitsalltags an die Hand geben müssen. In Social Intranets können Mitarbeiter in virtuellen Arbeitsräumen zusammenarbeiten, über Newsfeeds und Instant Messaging schnell und unkompliziert kommunizieren, gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder Wissen in Wikis anlegen. Die Auswahl an Intranet-Lösungen ist mittlerweile sehr groß, sodass jedes Unternehmen für sich rausfinden sollte, was es wirklich braucht und welche Anwendungen seinen Mitarbeitern einen Mehrwert bieten.

    Wie sieht eine moderne Unternehmenskommunikation in der Praxis aus?

    Für die Unternehmenskommunikation bedeutet ein Social Intranet, dass sich die gelernten Kommunikationsflüsse verändern und nun hierarchie-, bereichs- und standortübergreifend ablaufen. Management und Mitarbeiter können in einen offenen und transparenten Dialog treten. Die Unternehmenskultur kann gemeinschaftlich entwickelt werden, ohne den Mitarbeitern etwas "überzustülpen". Silos werden identifiziert und abgebaut, übergreifende Themen können sich entwickeln.

    Mit den neuen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten ändern sich damit natürlich auch die Aufgaben der internen Kommunikationsmanager. Zusätzlich zu der redaktionellen Arbeit - die auch in Social Intranets oftmals noch einen hohen Stellenwert besitzt - kommen neue Aufgaben hinzu. Mitarbeiter wandeln sich von Konsumenten zu Inhaltsproduzenten - sie arbeiten direkt zusammen, tauschen sich aus, informieren sich gegenseitig. Das Ziel eines Social Intranets ist die Bildung einer großen Community, in der sich alle Mitarbeiter eines Unternehmens bewegen. Damit fällt der Unternehmenskommunikation die Aufgabe zu, diese Community zu pflegen, zu befüllen und immer wieder zu beleben. Sie fungiert hier oftmals als Berater und Coach.

    Sie unterstützen Kollegen in ihrer Rolle als Community Manager von Arbeitsräumen und coachen Abteilungen und Führungskräfte in ihrem Umgang mit dem Social Intranet. In diesem Zusammenhang werden die internen Kommunikationsmanager auch gerne Change Agents genannt. Denn sie begleiten und fördern die fundamentalen Veränderungen innerhalb des Unternehmens.

    Ist der Weg zu einem Social Intranet für ein modernes Unternehmen schwer? Wie nehmen die Unternehmen bzw. die Mitarbeiter der Unternehmen eine solche Umstellung auf?

    Ein Social Intranet berührt ein Unternehmen und seine Mitarbeiter an deren Grundmauern. Die große Herausforderung bei der Einführung und Etablierung ist, den Mut aufzubringen, einen bekannten und stabilen Zustand zu verlassen und einen neuen lebensfähigen Zustand anzustreben. Garantiert ist, dass die Phase dazwischen nervenaufreibend wird. Sie wollen ja den Mitarbeitern neue Kommunikations- und Arbeitsweisen vermitteln. Was gibt es Nervenaufreibenderes, als den Mitarbeiter in seiner Basis zu "stören"?

    Leider scheitern heute immer noch sehr viele (Social) Intranets, weil die Veränderungen nicht genug oder gar nicht begleitet werden. Ich persönlich setze den Fokus auf die drei folgenden Erfolgsfaktoren:

    1. Beziehen Sie die Mitarbeiter ein! Sei es durch eine schnelle Pilotierung mit interessierten Kollegen, eine breit angelegte Anforderungsaufnahme oder regelmäßige Umfragen und Feedbacks zu einzelnen Bausteinen in der Konzeptions- und Umsetzungsphase des Intranetprojekts - das neue Intranet sollte so dicht wie möglich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausgelegt sein. Hinzu kommen noch die Personen, die unbedingt am Projekt beteiligt oder darüber informiert werden müssen, zum Beispiel Betriebsrat, Personalabteilung und Führungskräfte. Insbesondere die letzte Gruppe sieht sich Kontrollverlusten gegenüber und sollte frühzeitig einbezogen werden.

    2. Starten Sie rechtzeitig mit einer transparenten Projektkommunikation! Es wird so oder so über das neue Social Intranet geredet und die Kollegen werden ihre Sorgen und Ängste austauschen. Es bietet sich also an, Informationsplattformen zu schaffen, sei es offline oder online. Beispielsweise kann eine Landingpage angelegt werden, auf der alle wichtigen Informationen rund um das Projekt veröffentlicht werden. Andere veranstalten sogenannte "Lunch Meetings", in denen bei Sandwiches das Social Intranet vorgestellt und erste Fragen beantwortet werden. Der persönliche Austausch bietet eine geeignete Plattform, um etwas verständlich zu machen, was für viele zunächst nicht greifbar ist.

    3. Ein Social Intranet ist kein zeitlich begrenztes Projekt, sondern ein dauerhaftes und sehr präsentes Thema! Es erfordert interne Ressourcen, um es zu pflegen und stetig weiterzuentwickeln - sowohl strategisch als auch inhaltlich und technisch. Leider sieht man es oft, dass es keinen zentralen Ansprechpartner oder Verantwortlichen gibt beziehungsweise dass der niedrige Stellenwert dieser Arbeit es verhindert, das Social Intranet in die Organisation zu integrieren und seinen Platz zu festigen. Bis es die erste Bestandsprobe absolviert hat, kann es durchaus zwei Jahre dauern, die viel Arbeit erfordern.

    Ist es möglich, die Projektarbeit durch ein Social Intranet zu vereinfachen?

    Das Hauptziel eines Social Intranets ist natürlich, die Zusammenarbeit zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Dafür eignen sich die genannten Arbeitsräume, in denen Kollegen schnell und an einem Ort zusammenarbeiten und kommunizieren. Informationen und Dokumente werden nachhaltig und übersichtlich abgelegt und auffindbar gemacht. Relevanz spielt hier die primäre Rolle: Ein Social Intranet sollte so ausgelegt sein, dass ich die für mich relevanten Informationen erhalte oder schnell abrufe. E-Mails mit zwölf Personen in CC, die ich ungelesen in den Papierkorb verschiebe, sollten hiermit reduziert bzw. abgelöst werden. Natürlich erfordert diese Umstellung von Projektarbeit über Fileserver, E-Mail und Excel-Tabellen hin zu Arbeitsräumen und einem dynamischen Wissensaustausch viel Disziplin: Zum einen muss die Unternehmensleitung bzw. die Unternehmenskommunikation eine sehr klare Kommunikation an die Mitarbeiter aufsetzen, damit diese wissen, welche Funktionen für welche Anwendungsfälle benutzt werden sollen. Zum anderen müssen die Mitarbeiter selbst auch die Veränderung zulassen und mehr oder weniger geschlossen ihre Arbeit ins Social Intranet bzw. diese virtuellen Räume transformieren. Sobald eine Person beginnt, wieder E-Mails zu schreiben und Dokumente im Anhang zu verschicken, entsteht ein Informationsleck und Mehraufwand. Auf der anderen Seite - sofern alle mitmachen - kann viel Zeit durch die Reduzierung von E-Mails, das schnellere Auffinden von Informationen und eine bessere Organisation und Durchführung von Projekten gespart werden.

    Welche Bücher oder andere Informationsressourcen zu diesem Thema würden Sie unseren Lesern empfehlen?

    Mittlerweile sind viele Stammtische rund um die Themen Digitale Transformation und insbesondere Social Intranets entstanden. Auch zahlreiche Dienstleister und Berater bieten sogenannte Roundtables an oder organisieren gegenseitige Besuche unter ihren (potentiellen) Kunden. Persönliche Erfahrungen sind wahrscheinlich immer noch die beste Quelle.

    Vielen Dank für das Interview.
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