Bitrix24: Referenzen

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Uwe Weinreich, CoObeya: "Nach zwei Jahren Erfahrung mit Bitrix24 ist die Kollaborationsplattform sozusagen zum virtuellen und verbindenden Büro für alle Beteiligten geworden, das sich überall mit hinnehmen lässt."

Uwe Weinreich
Founder, CoObeya


Managementberatung 2.0: Neue Arbeitsformen brauchen innovative Tools

Informationstechnologie und das Internet im Besonderen haben in den letzten Jahren tief in die Organisation von Dienstleistungen und Arbeit eingegriffen. Keine Branche kann sich dem mehr entziehen. Kooperationen werden breiter und offener und Arbeit insgesamt wird stärker projektorientiert organisiert, auch und gerade über Unternehmensgrenzen hinweg. Nur so ist es möglich im globalen Hyperwettbewerb stets optimale Ergebnisse zu erzielen.

CoObeya ist ein Expertennetzwerk für Innovation. Die sechs Gründer/innen und mehr als 130 freie Experten unterstützen Unternehmen dabei, innovative Produkte und Dienstleistungen zu kreieren und auch die eigene Strategie, Organisation und interne Prozesse innovationsförderlich aufzustellen. Kunden erleben CoObeya dabei auf den ersten Blick ähnlich wie klassische Innovationsberatungen. Die interne Organisation weicht jedoch deutlich von herkömmlichen Modellen ab. Die Mitglieder des Netzwerks sind über Deutschland und teilweise darüber hinaus verteilt. Eine große Firmenzentrale fehlt, stattdessen werden Räume projektbezogen am Ort der Leistungserbringung angemietet. Auch die Zusammenarbeit ist projektfokussiert und dezentral.

Jeder ist mal Chef, mal Mitarbeiter

Eine aus dem Rahmen des Üblichen herausfallende Besonderheit ist, dass es keine Chefs gibt – oder besser gesagt – jedes Netzwerkmitglied von Zeit zu Zeit Chef sein kann. Alle Mitglieder sind prinzipiell gleichberechtigt. Projekte werden entweder individuell akquiriert oder über gemeinsame Marketingaktivitäten. In der Regel ist die Person, die ein Projekt hereingeholt hat, auch diejenige, die verantwortlich die Leitung übernimmt, also die Teammitglieder auswählt, mit ihnen die jeweiligen Projektanteile und Honorare aushandelt, das Projekt steuert und den Kunden gegenüber als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Aufgrund dieser Konstruktion entstehen immer wieder neue Projekte mit unterschiedlichen Konstellationen, die von unterschiedlichen Personen gemanagt werden.

Komplexe Projekte brauchen IT-Unterstützung, die zu Organisation und Kultur passen

Gleich zu Anfang der Gründung von CoObeya stellte sich die Frage, wie eine IT-Unterstützung aussehen müsste, um diese netzwerkartige Zusammenarbeit optimal zu unterstützen. Ein paar Faktoren waren schnell klar: Es muss eine internetbasierte Plattform sein, um ohne weitere technische Voraussetzungen von jedem an jedem Ort genutzt werden zu können. Außerdem war es unverzichtbar, für Projekte geschlossene Projektgruppen einrichten zu können – und zwar von jedem, nicht nur einem zentralen Administrator! Zudem gibt es bei den 130 Freien viele mit sehr speziellen Expertisen, die nicht zum festen Kern von CoObeya gehören. Daher war es zwingend, dass auch Personen, die nicht Vollmitglied der Plattform sind, in einzelne Projekte als Externe eingebunden werden können. Und nicht zuletzt waren eine intuitive Bedienung und eine Funktionalität, wie sie aus sozialen Netzwerken bekannt ist fundamental.

Die Suche begann und ein kleines Team von drei Personen testete sich durch rund 10 Kollaborationsplattformen, die in die nach einer breiteren Suche in die engere Auswahl gelangt sind. Zum Schluss standen drei plus eine Lösung zur Auswahl, die vom gesamten Gründungsteam bewertet wurden: Podio, Exoplatform, Bitrix24 plus – als durchaus ernsthaft erwogene Alternative – die Entwicklung einer eigenen Lösung, um eine optimale Abbildung der Anforderungen zu erreichen. Die Entscheidung fiel relativ schnell und deutlich für Bitrix24. Bis auf wenige Bereiche deckt die Plattform die Anforderungen der netzartigen Organisation am besten ab, ist sehr intuitiv bedienbar und liefert viele nützliche Features, wie z.B. Projekt-Wikis und – sehr viel genutzt – Messaging und Nachrichten-Funktionen. Nicht zuletzt ist der Service schnell, lösungsorientiert und unkompliziert. Auch das wurde vorab getestet

Ob es funktioniert zeigt die Praxis – aber die lässt sich zum Glück beeinflussen

Einige CoObeya-Gründer kennen den Einsatz von Kollaborationsplattformen sehr gut aus Kundenprojekten. Ein nicht zu unterschätzendes Risiko gibt es immer: Technik wird installiert, Mitarbeiter werden instruiert und nach ein paar Wochen ist das ganze System eine verwaiste Wüste, da es nicht genutzt wird. Das wissend haben wir von Anfang an ein aktives Management der Plattform angestrebt. Sie muss interessant sein und bleiben. Gängige Mittel können dabei sein: Bestimmte Informationen sind nur auf der Plattform verfügbar, Bedienung ist einfach, die Nutzung bringt eine Menge Vorteile, macht Spaß und das Leben wird einfacher.

Das waren die Wege, die wir gewählt haben, und die Ergebnisse, die damit erzielt wurden:

  • Natürlich flossen gerade zu Anfang viele Informationen zunächst noch überwiegend über das gewohnte Medium E-Mail. Wäre das so geblieben, wäre Bitrix24 für uns nutzlos geworden. Daher haben einige Gründungsteammitglieder in der Anfangszeit bewusst E-Mails versandt, in denen nicht die volle Information enthalten war, sondern der Hinweis darauf, wo im System mehr zu finden ist
  • Dateien wurden ebenfalls vielfach per Mail hin und her geschickt, obwohl Bitrix eine wunderbare, mit dem eigenen Dateisystem leicht zu verbindende Cloud-Speicherstruktur bietet. Auch hier wurde vom Kernteam bewusst nur auf Dateien hingewiesen, die dann auf dem Cloud-Server liegen. Auch das hat gewirkt. Besonders durchschlagend war aber, als Teammitglieder nach und nach erlebten, wie einfach es ist, mit Bitrix nicht nur die eigenen Dateien auf allen Endgeräten synchron zu halten, sondern auch über die Versionsverwaltung auf ältere Bearbeitungsstände zugreifen zu können und praktisch eine dauerhafte Datensicherung zu haben.
  • Nachrichtenstrom und Chat-Modul waren die Funktionen, für die nicht besonders motiviert werden musste. Da die Teammitglieder oft räumlich weit voneinander entfernt sind, erschloss sich der Vorteil von selbst
  • Besonders hilfreich ist es für die temporären Teams auch Kooperationspartner und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Kundenseite ohne technische Hürden schnell mit einbinden zu können.

Für hierarchische Unternehmen ein Graus – hier ein Vorteil: projektspezifische Datenhoheit

So, wie Bitrix24 organisiert ist, sieht kein zentraler Administrator, wer welche Projekte einstellt und managt. Unternehmen, die aus einer hierarchischeren Organisationskultur kommen, werden das nur sehr schwer aushalten können. Für die gleichberechtigte Netzwerkstruktur von CoObeya ist das jedoch die optimale Abbildung nicht nur der Arbeitsstrukturen, sondern auch der Kultur der Unabhängigkeit und Selbstständigkeit aller Mitglieder.

Auch den Kunden gegenüber hat sich diese Art der Kollaboration bewährt. Auf der Seite des Beraterteams ist es durch die Netzwerkstruktur von CoObeya möglich, sehr individuelle und passgenaue Teams zusammenzustellen, die nicht nach Verfügbarkeit sondern Expertise ausgewählt werden. Die Plattformunterstützung mit geschlossenen Gruppen und projektspezifischer Datenhoheit – nicht nur was Dateien angeht, sondern auch Notizen, Chats etc. – sorgen dafür, dass Informationen über Kundenunternehmen ausschließlich im Kreis des beauftragten und auf Verschwiegenheit verpflichteten Teams bleiben.

Nach zwei Jahren Erfahrung mit Bitrix24 ist die Kollaborationsplattform sozusagen zum virtuellen und verbindenden Büro für alle Beteiligten geworden, das sich überall mit hinnehmen lässt.

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