Ingrid Könneker

Auch wenn es unseren Sportverein erst seit einem Jahr gibt und noch nicht einmal zwanzig Mitglieder zählt, stießen wir sehr schnell an organisatorische Grenzen. Die ganze Kommunikation lief über soziale Netzwerke und es war unmöglich jeden auf den aktuellen Stand zu halten. Zudem existierten Unterlagen doppelt und dreifach, Termine wurden vergessen und eine Planung war unmöglich. Wir brauchten also ein geeignetes Programm um nicht im Chaos zu versinken und machten uns auf die Suche.

Die Anforderungen, die so ein Programm für uns erfüllen sollte, waren folgende:

• Zentrale Datenablage
• Gemeinsamer Kalender
• Ein Kommunikationsbereich (wie bei sozialen Netzwerken)
• Trennung verschiedener Themenbereiche
• Mobile Anwendung
• Aufgabenplanung

Das Angebot an Programmen ist enorm, aber uns gefiel am besten Bitrix24, da alle Anforderungen erfüllt waren und die Benutzeroberfläche übersichtlich und schnell zu verstehen ist.

Wir haben vor etwa zwei Monaten die ganze Vereinsarbeit vollständig auf Bitrix24 umgestellt und sind sehr zufrieden. Wir benutzen zwar nur einen kleinen Teil der möglichen Funktionen, aber diese helfen uns bei einer strukturierten Arbeit. Hauptsächlich verwendet wird:

• Der allgemeine Drive für die Ablage der meisten Unterlagen (z.B. Vereinsstatuten und Vereinsordnung, Protokolle, Informationen zu Versicherungen,…).
• Der Activity Stream für die ganze Kommunikation zwischen den Mitgliedern.
• Die Gruppen, z.B.
  1. 1. "Vorstand", zu der nur einige Personen Zugriff haben und in der beispielsweise die Mitgliederliste aktuell gehalten wird.
  2. 2. "Termine und Veranstaltungen"
  3. 3. "Training", in der Videos etc. geteilt werden können.
  4. 4. Temporäre Arbeitsgruppen (z.B. "Trainingsort im Sommer", "neues Logo"), in denen aktuelle Dinge organisiert werden können und die nach Abschluss archiviert werden.
• Der Chat.

Aktuell werden gerade unser erstes Auswärtsspiel und der Vereinsausflug geplant. Die Arbeit bleibt zwar, aber das Chaos ist weniger!