Felicitas Fein

“Wir müssen unsere Kommunikations- und Arbeitsabläufe (...) optimieren, um uns so besser auf unser eigentliches Ziel – die Verbesserung der Lehrerbildung – konzentrieren zu können. Daher recherchierten wir nach verschiedenen Projektmanagementtools und entschieden uns schließlich für die Business-Professional Version von Bitrix24.”

Felicitas Fein
Gesamtkoordinatorin Projekt MoSAiK

Erfahrungsbericht Bitrix24

Als ein in der Lehrerbildung angesiedeltes Projekt an einer Universität zählen wir vermutlich nicht zur typischen Nutzergruppe des Projektmanagementtools Bitrix24. Warum wir uns dennoch für Bitrix24 entschieden haben, wofür wir Bitrix24 nutzen und wie das Résumé nach dem ersten halben Jahr ist, möchten wir hier kurz berichten:

Warum Bitirix24?

Unser Projekt MoSAiK (Modulare Schulpraxiseinbindung als Ausgangspunkt zur individuellen Kompetenzentwicklung, http://mosaik.uni-koblenz-landau.de), welches im Rahmen des Bund-Länder-Programms "Qualitätsoffensive Lehrerbildung" (https://www.qualitaetsoffensive-lehrerbildung.de) vom Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert wird, wurde bereits 2016 an der Universität Koblenz-Landau ins Leben gerufen. Im Sommer 2019 endete dann die erste Förderphase und eine zweite begann, in die wir mit 15 Teilprojekten und 5 Zentralprojekteinheiten gestartet sind. Aus der ersten Phase konnten wir auf organisatorischer Ebene vor allem eine Erkenntnis gewinnen: Wir müssen unsere Kommunikations- und Arbeitsabläufe an den beiden rund 200 km entfernt liegenden Campus optimieren, um uns so besser auf unser eigentliches Ziel – die Verbesserung der Lehrerbildung – konzentrieren zu können. Bis dato hatten wir verschiedene Formate für unterschiedliche Zwecke: E-Mails für die interne und externe Kommunikation, ein universitätseigenes Cloud-System, Excel-Tabellen zur Projektdokumentation sowie viele Telefonate für das schnelle Abklären von wichtigen Dingen. Unsere rund 50 Kolleginnen und Kollegen im Projekt wünschten sich verständlicherweise eine Vereinfachung dieser Abläufe. Daher recherchierten wir nach verschiedenen Projektmanagementtools und entschieden uns schließlich für die Business-Professional Version von Bitrix24.

Wofür Bitrix24?

Ein Projektmanagementtool für unser Projekt musste in erster Linie die Projektfortschritte unserer 20 Teilprojekte und Zentralprojekteinheiten über einen längeren Zeitraum auch inhaltlich dokumentieren können. Darüber hinaus musste eine Nachrichtenfunktion (mit unterschiedlichen Adressatenkreisen) sowie ein Cloudspeicher mit den üblichen Funktionen wie das gemeinsame Teilen und Bearbeiten von Dokumenten vorhanden sein. All dies konnten wir in Bitrix24 vereinen und wir haben daher für all unsere Teilprojekte und Zentralprojekteinheiten eigene Projektgruppen angelegt, in denen die interne Kommunikation und der Datenaustausch gewährleistet werden kann. Das Aufgabenformat ermöglicht zudem die Dokumentation des Projektfortschritts und erleichtert das Berichtswesen erheblich.

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7.000.000+ Organisationen entschieden sich bereits für Bitrix24