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Leads freigeben, Leads freigeben für Gruppe
Bei den Leads kann ich nur auswählen ob ich diese für alle freigen will. Ich arbeitet mit verschiedenen Mitarbeitern, in verschiedenen Projektgruppen. Gibt es die Möglichkeit Leads auch nur für für eine Projektgruppe freizugeben?
Eine Lösung für solche Situation wäre, wenn Sie die Projektgruppen den im System bereits existierenden Abteilungen zuweisen (gibt es noch keine Abteilungen, müssen sie erstellt werden, dann kann man die Projektgruppen erstellen, welche genauso heißen würden wie die Abteilungen auch). Der Sinn dieses Tricks ist, dass die Zugriffsrechte im CRM (wer darf was mit welchen CRM-Elementen machen) abteilungsmäßig definiert werden. Deshalb müssen auch Ihre MA/Partner/Kollegen, also wer auch immer, mit denen Sie innerhalb von Gruppen arbeiten, zu bestimmten Abteilungen zugewiesen werden. Dann kann man die Zugriffsrechte sehr flexibel definieren.
Zitat
Alexei Davidovich schreibt:
Eine Lösung für solche Situation wäre, wenn Sie die Projektgruppen den im System bereits existierenden Abteilungen zuweisen (gibt es noch keine Abteilungen, müssen sie erstellt werden, dann kann man die Projektgruppen erstellen, welche genauso heißen würden wie die Abteilungen auch). Der Sinn dieses Tricks ist, dass die Zugriffsrechte im CRM (wer darf was mit welchen CRM-Elementen machen) abteilungsmäßig definiert werden. Deshalb müssen auch Ihre MA/Partner/Kollegen, also wer auch immer, mit denen Sie innerhalb von Gruppen arbeiten, zu bestimmten Abteilungen zugewiesen werden. Dann kann man die Zugriffsrechte sehr flexibel definieren.
Das hört sich gut an aber:
Wie weise ich eine Projektgruppe einer Abteilung zu? Wo definiere ich diesen Zusammenhang?
Wie und wo bestimme ich im Lead zu welcher Abteilung er gehört?

Über eine Lösung werde ich mich sehr freuen.
Hallo Thomas,

Du gehst wie folgt vor:
1. Zuerst erstellst Du Gruppen/Projektgruppen, mit denen Du arbeitest, oder Du schaust genau an, wieviel und welche Gruppen Du bereits hast;
2. Jetzt erstellst Du genau so viel Abteilungen, wieviel Gruppen Du hast. Due benennst diese Abteilungen auch genau so und stellst sicher, dass in jeder Abteilung auch dieselben MA sitzen wie in der gleichnamigen Gruppe (d.h. zuerst Leute in die Gruppe einladen, dann diese Leute auch in die Unternehmensstruktur einpflegen und dann anhand dieser Struktur Abteilung erstellen). Kurz gesagt: Gruppen und Abteilungen müssen 1 zu 1 übereinstimmen.
3. Da die Zugriffsrechte im CRM aufgrund der Abteilungen definiert werden, hast Du jetzt praktisch die Plattform (in Form von Abteilungen), auf der Du die Zugriffsrechte vergibst. Das heißt, Du geht im CRM auf Einstellungen - Punkt "Zugriffsberechtigungen"- dann am besten auf "Zugriffsrecht hinzufügen" - hier auf "Mitarbeiter und Abteilungen". Hier wählst Du eine bestimmte Abteilung aus (oder eben bestimmte MA aus dieser Abteilung) und klickst auf "Auswählen". Auf diese Art und Weise bekommst Du ins CRM alle Deine Abteilungen (und folglich auch Gruppen);
4. Wenn ein neues Zugriffsrecht besteht, muss Du dafür noch eine CRM-Rolle definieren, z.B. Manager, und dann musst Du auf die Rolle gehen und sie bearbeiten, also bestimmen, mit welchen Leads/Kontakten/Aufträgen/Unternehmen was konkret gemacht werden darf.

Ich habe es ziemlich ausführlich beschrieben und hoffe, dass es jetzt auch klappt.

Grüße
Alexej
Prima Anleitung.
Frage noch dazu: wenn jetzt in Teilen der Teams auch externe Partner dabei sind, so sind das ja dann Extranet-Gruppen. Kann man die ebenfalls z.Bsp. in der Leadvergabe nutzen?
Gruß, Markus
Nein, das geht nicht, weil die externen Partner nur die Benutzeroberfläche der jeweiligen Projektgruppen (wohin sie eingeladen wurden) zur Verfügung haben, und das CRM ist ja nicht drin.

Grüße
Alexej
ok, dann müsste man diese Partner einzeln in das System zulassen als Mitarbeiter und einer entsprechenden Gruppe "Externe Kollegen" oder so zuweisen, die entsprechend in den Rechten reduziert ist. Oder?
Genau, das wäre dann auch so eine "Quasi"-Abteilung, z.B. Extern, und sobald die externen Partner auch Intranet-Mitglieder sind, können sie auch auf das CRM zugreifen. Andere Funktionalitäten könnte man für sie einschränken, soweit der Cloud-Service dies erlaubt.
Der Beitrag ist schon etwas älter, das Thema bei mir aber gerade aktuell ... Ich bekomme das irgendwie nicht hin.

Ich hab die Projektgruppen erstellt, die Abteilungen erstellt, aber dennoch ist es nicht möglich einem Lead eine Gruppe oder eine Abteilung zuzuweisen ...

Ich möchte einen Lead erstellen und mehrere Verantwortliche zuweisen. Geht das überhaupt?
Hallo,

nein: ein Lead bekommt immer nur einen bestimmten Verantwortlichen, es ist immer eine Person. In den Zugriffsrechten können Sie jedoch definieren, ob Ihre MA nur jeweils ihre eigenen CRM-Elemente (Leads, Kontakte etc.), oder ihre und die der Abteilung, oder grundsätzlich alle sehen und bearbeiten können.

MfG
Alexej Davidovich
Oh okay, dankeschön!! Glaube, habs hin bekommen, dass meine Assistentin nun alles sehen kann. Vielen Dank für die rasche Antwort!! :)

Bin übrigens sehr begeistert von der Software!! Danke!
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