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Hallo liebe Genossen, Unsere Erfahrungen mit 1 Jahr Bitrix24 Cloud Professional (25 Mitarbeiter)
Bereits seit geraumer Zeit nutzt unser Unternehmen die Projektmanagementsoftware von Bitrix24 und da gewisse Probleme
immer noch auftreten, werden wir hier einige unserer Erfahrungen festhalten um hier Lösungsvorschläge für diese zu sammeln.

Aufgaben:

Bezüglich der Ordnung und der Übersicht stoßen sowohl neue als auch eingearbeitete Nutzer, immer wieder auf dasselbe Dilemma bezüglich der fehlenden
Übersichtlichkeit bei der Verwaltung von Unteraufgaben.

Bitrix24 bietet mit seinen Gruppen, Aufgaben und Unteraufgaben nur eine einzige Möglichkeit Ordnung im System zu schaffen. Bei mehreren Projekten und Unteraufgaben, kommt es daher häufig vor, dass einzelne Aufgaben untergehen und erst dann wieder auftauchen, wenn die Deadline bereits überschritten wurde. Eigentlich sollte es das Ziel einer
Projektmanagementsoftware zu sein, diesen Effekt zu verhindern und nicht zu fördern.

Neue Mitarbeiter müssen mühselig lernen Bitrix24 anzuwenden, da die geschilderten Beispiele und Tutorials bestenfalls lückenhaft sind. Dies verstärkt das zuvor geschilderte Problem, indem diese dann beginnen hunderte Aufgaben mit unverständlichen Beschreibungen zu erstellen, ohne eine Gruppenzuordnung anzugeben. Der Titel der Aufgabe reicht zur Identifikation der
Zugehörigkeit nicht. Erst nach gut einem Jahr konnte sich unser Unternehmen auf eine Notlösung zur Erstellung von „Haupt-„ und „Unteraufgaben“ (siehe folgendes Bild) einigen, da der   Support keine ausreichende Hilfe anbieten konnte. Das Ergebnis war eine bessere Übersicht mit der unsere Mitarbeiter selbst nach Abschluss einzelner Unteraufgaben den
Überblick über den Fortschritt der Hauptaufgabe Bescheid wussten. Ähnliche Aufgaben werden einer Hauptaufgabe zugeordnet und anhand eines einheitlichen
Titels schneller gefunden.

Aktuelle Zwischenlösung unserer Mitarbeiter:


Optimierungsmöglichkeiten bei der Darstellung der Unteraufgaben würden sich bei einer solchen Vorgehensweise als nützlich erweisen. Mit Hilfe einer Ordnerstruktur, könnten Aufgaben schneller erkannt und bearbeitet werden. Aktuell werden statt der besagten Ordner Hauptaufgaben mit der Abkürzung „(HA)“ erstellt. (HA) dienen nur als Ordnerersatz und müssen zwingend systemabhängig mit der Angabe eines Erstellers und einer verantwortliche Person erstellt werden.

Aktuell sind das wenige Personen mit höheren Berechtigungen in der Firma. Dennoch existieren bereits weit über hunderte (HA) die wiederum das Aufgabensystem für den jeweiligen Benutzer komplett durcheinander bringen. Wir suchen nach einer Lösung für dieses Problem, da das aktuelle Projektmanagement darunter leidet.

Aktuelle Übersicht in den Bitrix24-Aufgaben ohne entsprechender, sichtbarer Ordnerstruktur:


Beispiel, wie eine übersichtliche Ordnerstruktur aussieht:




In der aktuellen Aufgabenübersicht wird viel Platz verschwendet. Vielen Mitarbeitern ist dies ein Dorn im Auge. Symbole, kleine Texte oder zwei Textreihen, könnten hier schnell Abhilfe schaffen und das Problem entschärfen.

Design:

Aktuelle Nutzer werden von der derzeitigen Aufgabenübersicht regelrecht erschlagen, da Bitrix24 in diesem Bereich unübersichtlich gestaltet worden ist.
Ein zentrales Problem stellt die unklare Abgrenzung zwischen den einzelnen Aufgaben dar. Alles scheint endlos aufgereiht und ohne genaues Hinsehen besteht keine Chance einen schnellen Überblick zu bekommen. Bei mehreren hundert Aufgaben in einem Projekt, wird jedes Mal Zeit vergeudet.

Bei der Erstellung von Aufgaben, verliert man bei der Flut an Funktionen schnell den Überblick. So ist die Vielzahl an Optionen durchaus lobenswert, doch auch
hier schleicht sich die Unübersichtlichkeit bei der Erstellung der Aufgaben ein. Die Prozedur läuft nicht ausreichend intuitiv ab und selbst beim zigsten Erstellen einer neuen Aufgabe muss jede einzelne Funktion sorgfältig überprüft werden.

Verbesserungsvorschlag:

Bitrix24 setzt beim Erstellen einer Aufgabe auf eine ziemlich große und unübersichtliche Struktur. Andere Programme verwenden kleinere Textfelder und Buttons und liefern trotzdem ein ähnliches Resultat.

Vergleicht man hierbei bei der Vernachlässigung der jeweiligen Funktionalitäten beispielsweise Bitrix24 mit Microsoft Office Outlook nur in der Anordnung der Zeilen, Buttons und Beschriftungen, fällt einem auf, dass bei Office alles kompakter im Kopf der Aufgabe (E-Mail) angeordnet ist. Dadurch kann ohne langes Nachdenken sofort mit der Bearbeitung
begonnen werden, was bei Bitrix24 mit den unzähligen, beinahe gleichfärbigen Zeilen, Hintergründen, Abgrenzungen,… usw. unmöglich ist.


Größenvergleich der beiden Programmen bei ähnlicher Funktionaliät:



Editor:

Der integrierte Texteditor funktioniert unzuverlössig und andere Mitbewerber in diesem Bereich, bieten weitaus funktionalere Editoren an. Einige unserer Mitarbeiter vermissen Funktionen, die ein komfortables, intuitives Arbeiten, wie man es aus klassischen E-Mail-Programmen kennt, vermissen lassen.


So kann man Dateianhänge z.B.: aus MS-Outlook ohne Komplikationen per einfachem Drag- & Drop von einer Mail in die andere kopieren. In Bitrix funktioniert diese Verschiebung der Dateianhänge nicht so einfach. Dateiinhalte mit Bildern aus E-Mails per Copy and Paste zu übertragen, funktioniert ebenfalls nur teilweise. Häufig wird in Bitrix das Format nicht
korrekt übernommen oder gar nichts übertragen. Tabellen werden vom Editor auch nicht immer übernommen. Außerdem lassen sie sich diese nach der Erstellung weder erweitern noch reduzieren, wodurch Fehler einen in der Regel zwingen,wieder von vorne zu beginnen.
Geändert: Christian Riegger - 22.02.2019 20:50:43
Hallo Christian
Dein Text hat mich ziemlich verunsichert.
Habe mich jetzt durch einige Tutorials gekämpft und die Software oberflächlich angeschaut. Dazu einige Tests gelesen und mich (noch) nicht davon abschrecken lassen, dass auch in diesen von subotimalem Workflow berichtet wird.
Kannst du Bitrix trotz Eurer Erfahrung weiter empfehlen oder hättest du im Nachhinein doch lieber einen der Mitbewerber gewählt?
Wir sind ein Kleinunternehmen mit 3 Mitarbeitern (Marketing und Printprodukte) - angegliedert wird demnächst noch ein ein kleiner Vertrieb.
Hauptaugenmerk gild dem Projektmanagement.
Beste Grüsse
Michael
Zitat
Michael Keilhaus Hat geschrieben:
Hallo Christian
Dein Text hat mich ziemlich verunsichert.
Habe mich jetzt durch einige Tutorials gekämpft und die Software oberflächlich angeschaut. Dazu einige Tests gelesen und mich (noch) nicht davon abschrecken lassen, dass auch in diesen von subotimalem Workflow berichtet wird.
Kannst du Bitrix trotz Eurer Erfahrung weiter empfehlen oder hättest du im Nachhinein doch lieber einen der Mitbewerber gewählt?
Wir sind ein Kleinunternehmen mit 3 Mitarbeitern (Marketing und Printprodukte) - angegliedert wird demnächst noch ein ein kleiner Vertrieb.
Hauptaugenmerk gild dem Projektmanagement.
Beste Grüsse
Michael
Für Projektmanagement und interne Kommunikation kann ich Bitrix empfehlen.
Mit etwas Einarbeitung lassen sich Aufgaben, Leads, Termine etc. über Bitrix sehr bequem managen.
Schwerer wird es rund ums Thema Email Verkehr aus dem CRM heraus, hier erwartet dich etwas Konfigurationsaufwand. Ein geübter Techniker ist hier keine schlechte Idee.
Da es sich bei euch um ein kleines Unternehmen handelt, nehme ich an, ist für euch die variante Bitrix Cloud geeignet, also Bitrix über die Bitrix eigenen Server. So weit ich weis stehen in dieser Variante Workflows gar nicht zur Verfügung. Hier benötigst du Bitrix Standard oder eine der Self-Hosted Varianten, welche für ein solch kleines Unternehmen noch nicht lohnen. Workflows sind aber in der Regel auch nicht umbedingt notwendig, die werden erst praktisch wenn die Unternehmsstrukturen entsprechend komplex werden. Für 4 Leute gibt es über die Workflows wenig was nicht über einen Handzettel gelöst werden könnte, wenn man mal vom automatischen Erzeugen von Emails oder automatisch erstellten Drive Ordnern absieht.

Wichtig ist bei Bitrix, steig langsam ein. Bitrix ist voll gestopft mit Features, mal mehr mal weniger gut dokumentiert und kann schnell überwältigend sein. Beginne also am besten mit der Free Version, richte dir ein paar Email Konten ein, ein paar Projekte, Aufgaben und Termine. Auch die mobile App kann man mal testen. Alles was darüber hinaus geht sollte man Schritt für Schritt einführen. Je mehr du in Bitrix rein steckst, desto mehr gibt es auch raus aber desto komplexer wird es auch. In Bitrix gibt es viel Handarbeitsbedarf wenn man über die Kernkompetenzen hinaus will, darum gibt es ja auch die Bitrix Partner die nichts anderes machen als spezial Fälle einzurichten und individual Lösungen zu schaffen.

Meine persönliche Erfahrung war die, das man sich in Bitrix schnell ablenken lässt. Das hat was von "Uuuuh shiny object" und Ruckzuck versuchst du zwei Faktoren Authentifizierung einzustellen obwohl du eigentlich nur eine Aufgabe erstellen wolltest.

Fazit. Einen Versuch ist es allemal wert, wer die Zeit und das Know How hat sich auch mal über mehrere Tage hinweg durch Dokumentationen zu wühlen der kann aus Bitrix deutlich mehr raus holen als es bei anderen CRMs möglich ist. Für den Standardbetrieb taugt es alle mal und die Kernkompetenzen sind gut umgesetzt, auch wenn es in manchen Fällen Luft nach oben gibt. Von einer Self-Hosted Edition würde ich abraten, es sei denn, man hat einen Bitrix Partner zur Hand der die Verwaltung udn Einrichtung übernimmt oder ist selbst IT-Dienstleister und bringt entsprechendes Know-How mit.  
@Christian Riegger



Können wir uns irgendwie per Email austauschen. Ich denke, da gibt es Berührungspunkte in den Projekten / Aufgaben etc.


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