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Verbesserungsvorschläge nach fast einem Jahr Bitrix24
Hallo zusammen,

Wir nutzen in unserer Firma nun seit knapp einem Jahr Bitrix24 als unser Intranet. Ich habe bereits einige Male hier im Forum gelesen, bisher aber noch nie selbst etwas gepostet. Leider sind bisher noch nicht alle Mitarbeiter von Bitrix24 überzeugt, sodass sich bereits einige Verbesserungsvorschläge ergeben haben, die ich an dieser Stelle einfach mal loswerden möchte.

Bearbeitung mehrerer Aufgaben gleichzeitig
Es gibt die Möglichkeit, in der Listenansicht mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Dort gibt es mehrere vorgegebene Bearbeitungsmöglichkeiten:


Leider gibt es hier nicht alle Bearbeitungsoptionen, die man hat, wenn man die Aufgaben einzeln bearbeitet. Uns fehlen hier vor allem, die Optionen, das geplante Start- und Enddatum zu verschieben (bisher nur in der Gantt-Ansicht möglich) und die Aufgaben zu pausieren (das muss man bisher in jeder Aufgabe einzeln machen).


Bearbeitung einer Aufgabe durch die verantwortliche Person

Das Bearbeiten einer Aufgabe ist im Moment nur für den Ersteller der Aufgabe möglich. Wir würden uns wünschen, bei der Erstellung einer Aufgabe zumindest die Option zu bekommen, der verantwortlichen Person, sowie auch den Mitwirkenden (am besten sogar getrennt einstellbar), das Recht zur Bearbeitung der Aufgabe zu geben.


Automatisierter Aufgabenablauf abhängig von abgeschlossenen Aufgaben

Bei diesem Thema ist es vielleicht ein bisschen schwieriger, zu vermitteln, was wir gerne hätten. Ich fange mal ganz vorne an: Einige unserer Mitarbeiter haben eine Projektgruppe, in der Sie über Aufgaben ihre Projekte verwalten. Zu jedem Projekt gehören 20 Arbeitsschritte, die immer gleich sind und nacheinander ausgeführt werden. Jedes Projekt bekommt eine Hauptaufgabe mit 20 Unteraufgaben, die die Arbeitsschritte abbilden:


Aktuell wird das über eine Aufgabenvorlage mit den entsprechenden 20 Unteraufgaben gemacht, dadurch werden allerdings all Unteraufgaben direkt bei Projektstart angelegt, obwohl einige davon erst in mehreren Wochen erledigt werden müssen. Die Aufgaben liegen dann also wochenlang bei den verantwortlichen Personen in der Aufgabenübersicht, obwohl sie noch gar nicht erledigt werden können, da die vorherigen Arbeitsschritte noch nicht erledigt sind. Wir würden uns also wünschen, dass es eine Möglichkeit gäbe, hier einen Aufgabenablauf einzustellen, bei dem die nächste Unteraufgabe erst erstellt wird, wenn die vorherige abgeschlossen ist.

Wir haben versucht das über die Automatisierungsregeln umzusetzen und haben auch zwei Möglichkeiten gefunden, etwas in diese Richtung einzustellen, beide sind aber alles andere als zufriedenstellend, sodass diese auch nicht genutzt werden. Die erste Möglichkeit ist, einen zeitlichen Ablauf einzustellen, dieser ist dann allerdings statisch und kann nicht auf Verzögerungen oder Zeitersparnisse in vorherigen Arbeitsschritten reagieren. Die zweite Möglichkeit sorgt zwar dafür, dass neue Aufgaben erst erstellt werden, wenn die vorherige abgeschlossen ist, setzt aber die Benutzung der Kanban-Ansicht voraus, in der die Teilaufgaben nicht mit der Hauptaufgabe gruppiert werden, was eine Arbeit damit unmöglich macht. Bei beiden Möglichkeiten haben wir außerdem das Problem, dass eine neue Aufgabe immer nur als Unteraufgabe der vorherigen erstellt werden kann:



Das sorgt dann dafür, dass das Projekt 20 Ebenen bekommt, die jedes Mal einzeln aufgeklappt werden müssen, was ebenfalls nicht praktikabel ist.


Workflows
An dieser Stelle habe ich dann noch einige Verbesserungsvorschläge zu den Workflows in Bitrix24. Ich bin in unserer Firma dafür zuständig, Workflows im Intranet umzusetzen und da gibt es einige Dinge, die mich einschränken oder die mir einfach fehlen.

1. Dynamische Eingabemaske
Das größte Problem an den Workflows in Bitrix24 ist meiner Meinung nach die statische Eingabemaske. Besonders wichtig, ist dies, wenn die Eingabe in einem Feld ein anderes zum Pflichtfeld macht oder wenn durch die Eingabe in einem Feld andere Felder erst angezeigt werden sollen. Ich versuche das mal an Beispielen klar zu machen.

1. Beispiel:
Nehmen wir als erstes Beispiel den Dienstreiseantrag. Wir haben diesen als Workflow umgesetzt. Hier gibt es das Feld „Reise mit“, bei dem der Mitarbeiter unter anderem „PKW Privat“ auswählen kann. Wenn diese Option gewählt wird, muss der Mitarbeiter das Kennzeichen des PKW angeben. Das heißt, dass Feld müsste eigentlich nur angezeigt werden, wenn „PKW Privat“ ausgewählt wurde und müsste dann ein Pflichtfeld sein. Da die Eingabemaske aber leider nicht dynamisch ist, muss ich das Feld immer anzeigen lassen und kann es auch nicht als Pflichtfeld kennzeichnen, da es ja nur bei „PKW Privat“ ein Pflichtfeld ist. Dadurch muss ich zu Beginn des Workflows erst einmal eine Überprüfung starten, ob „PKW Privat“ ausgewählt wurde und wenn ja, ob das Kennzeichen angegeben wurde. Wenn es nicht angegeben wurde, muss ich dann eine „Anfrage von zusätzlichen Informationen“ an den Ersteller schicken, in der er dann das Kennzeichen angeben kann.

2. Beispiel:
Wir haben ebenfalls einen Workflow, der sich „Rework Order“ nennt, auf den genauen Inhalt möchte ich jetzt auch gar nicht eingehen. Es geht darum, dass es unterschiedliche Typen dieses Workflows gibt, die zu großen Teilen gleich sind, aber andere Felder erfordern. Momentan ist es so, dass ich bei der Erstellung nur die gemeinsamen Felder und den Typ abfrage, anhand dessen ich dann wieder mit einer Anfrage von zusätzlichen Informationen die restlichen Felder abfrage. Ein weiterer Nachteil, der sich dadurch ergibt, ist, dass im Formular der Elementbearbeitung immer alle Felder angezeigt werden, auch wenn viele davon für den gewählten Typ nicht erforderlich sind. Wünschenswert wäre hier eine Listenauswahl bei der Erstellung, bei der der Typ ausgewählt werden kann, wodurch dann automatisch die passenden Felder angezeigt werden und auch nur diese Felder im Formular der Elementbearbeitung zu sehen sind.

Ich könnte jetzt noch mehr Beispiele nennen, die dem Ersten ähneln, aber ich denke mein Anliegen ist klar geworden. Ich würde mir also wünschen, dass es hier Optionen gibt, die Formulare dynamisch zu gestalten.

2. Abschalten des Log-Eintrags bei Pausen im Workflow

Ich nutze die Pausen in Workflows oft in Kombination mit einer Schleife, die den Workflow immer wieder für kurze Zeit (je nach Anwendungsfall z.B. 10 Minuten oder auch ein Tag) pausiert, bis eine bestimmte Zeit oder ein bestimmtes Datum erreicht ist. Ich könnte den Workflow natürlich auch einfach bis zu diesem Datum pausieren, durch meine Methode ist es aber möglich das Zieldatum auch während der „Pausephase“ noch zu verändern. Ich hoffe man versteht, was ich damit meine. Das funktioniert auch wunderbar, allerdings wird jedes Mal, wenn die Aktion Pause durchgeführt wird, ein Eintrag im Protokoll erzeugt, sodass dieses dann mit Einträgen zu den Pausen überflutet ist:



Ich würde mir wünschen, dass es in der Aktion „Pause“ eine Option gibt, diesen Protokolleintrag zu deaktivieren.


3. Abwesende überspringen erst bei mehreren Tagen Abwesenheit

Hier noch ein Anliegen zu der Funktion, abwesende Mitarbeiter zu überspringen in der Aktion „Einen Mitarbeiter auswählen“. Wir nutzen diese Funktion inzwischen nicht mehr, da der betreffende Mitarbeiter auch übersprungen wird, wenn dieser beispielsweise nur einen halben Tag abwesend ist. Er könnte die Workflow-Aufgabe also problemlos am nächsten Tag bearbeiten. Hier wäre es wünschenswert eine Einstellmöglichkeit zu haben, mit der man sagen kann, dass ein Mitarbeiter beispielsweise erst bei drei Tagen Abwesenheit ab dem aktuellen Zeitpunkt übersprungen werden soll. Schön wäre auch, wenn man aus dem Workflow heraus zwischen Abwesenheitstypen unterscheiden könnte. Ist der Mitarbeiter beispielsweise auf einer Dienstreise, so steht er zwar in der Abwesenheitsliste, kann die Workflow-Aufgaben aber trotzdem bearbeiten, während er das nicht kann, wenn er im Urlaub oder krank ist.


4. Zwischenspeichern von Workflowformularen

Eine weitere wünschenswerte Funktion in Bezug auf Workflows wäre, dass man Formulare zwischenspeichern kann, um diese später weiter zu bearbeiten. Wenn man z.B. mehrere Dateien hochladen muss, diese aber nur nach und nach zusammen sammeln kann, wäre es praktisch, wenn man schon mal eine Datei hochladen, das Formular zwischenspeichern und dann später die anderen Dateien hochladen kann, sodass man diese nicht alle auf dem Rechner zwischenspeichern muss.


Bitrix24 DRIVE

Der Drive ist an sich ein sehr gutes Feature, das es uns vor allem ermöglicht schneller mit unseren Kollegen an anderen Standorten gemeinsam an Dateien zu arbeiten. Allerdings haben wir immer wieder Probleme mit der Zuverlässigkeit des DRIVEs. Es passiert häufiger, dass der DRIVE einfach mal die Verbindung trennt oder dass die Synchronisierung nicht zuverlässig läuft, sodass man diese immer manuell starten muss. Besonders problematisch wird es, wenn mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten: Hier kommt es dann vermehrt zu Fehlermeldungen, dass Dateien nicht zusammengeführt werden konnten, dass Dateien gesperrt sind oder ähnliches. Hier also einfach nur die Bitte, dass weiterhin an der Zuverlässigkeit des DRIVEs gearbeitet wird. Außerdem wäre es natürlich schön, wenn mehrere Personen tatsächlich gleichzeitig in einer Datei arbeiten könnten, wie es z.B. in Microsoft SharePoint möglich ist. Ich weiß, dass das ein völlig neues Feature wäre, dass sich stark von der bisherigen Funktionsweise des DRIVEs unterscheidet, dennoch wäre das ein Wunsch für die Zukunft, der uns in unserem Arbeitsalltag sehr helfen würde.


Bindung des Standardfilters und der Aufgabenansicht an die Projektgruppe/meine Aufgaben

Die Aufgabenfilter sind ein sehr nützliches Tool, um den Überblick über die Aufgaben zu bewahren, gerade in Projektgruppen, in denen man vielleicht gar nicht an allen Aufgaben interessiert ist. Besonders schön finde ich die Möglichkeit einen Standardfilter setzen zu können, der beim Aufruf der Gruppe oder auch den eigenen Aufgaben immer direkt aktiv ist. Hierbei wird auch schon zwischen den eigenen Aufgaben und den Aufgaben in Projektgruppen unterschieden. Allerdings wird für jede Projektgruppe automatisch der gleiche Standardfilter gesetzt. Hier würden wir uns wünschen, dass man für verschiedene Projektgruppen auch verschiedene Standardfilter einstellen kann.

Ebenfalls wünschenswert wäre die Bindung der Aufgabenansicht (Liste, Planer, Kanban, Gantt) an die Projektgruppe bzw. die eigenen Aufgaben. Ich arbeite zum Beispiel in meinen eigenen Aufgaben mit der Planer-Ansicht, in Projektgruppen aber oft mit der Listenansicht, da ich dort auch Aufgaben sehen kann, an denen ich nicht beteiligt bin. Außerdem sind in der Listenansicht die Unteraufgaben schön gegliedert, statt wie in der Planer-Ansicht alle einzeln angezeigt zu werden. Ich muss daher jedes Mal die Ansicht wechseln, wenn ich aus einer Projektgruppe in meine Aufgaben wechsele und umgekehrt.


Verfolgbarkeit von Gruppeneinladungen
Aktuell gibt es ja bereits die Funktion, dass man sehen kann, wer aktuell eine Einladung zum Projekt erhalten hat und diese noch nicht beantwortet hat:



Was uns an dieser Stelle fehlt, ist zu sehen, wer zum Projekt eingeladen wurde, die Einladung aber abgelehnt hat. Am besten wäre es natürlich, eine komplette Einladungs-History zu bekommen, in der die Einladungen, Annahmen, Ablehnungen, etc. genau nachverfolgt werden können.

Spätere Terminierung von Teilaufgaben gegenüber Hauptaufgabe
Es ist aktuell möglich, dass eine Teilaufgabe eine spätere Frist hat, als die zugehörige Hauptaufgabe. Rein logisch kann die Hauptaufgabe ja erst abgeschlossen sein, wenn alle Teilaufgaben abgeschlossen sind. Man kann die Fristen der Aufgaben natürlich manuell passend einstellen, wenn sich dann aber z.B. die Frist einer Teilaufgabe verschiebt, kann es sein, dass diese dann hinter der Frist der zugehörigen Hauptaufgabe liegt. Man könnte die Frist der Hauptaufgabe dann automatisch mit verschieben auf die Frist der spätesten Teilaufgabe, allerdings wird es mit Sicherheit auch Ausnahmefälle geben in denen das nicht gewünscht ist. Unser Vorschlag wäre daher, dass wenn man die Frist einer Teilaufgabe so weit verschiebt, dass diese dann hinter der Frist der Hauptaufgabe liegt, nachgefragt wird, ob die Frist der Hauptaufgabe mitverschoben werden soll oder zumindest ein Hinweis darauf eingeblendet wird, sodass die Frist der Hauptaufgabe dann manuell verschoben werden kann.

Zusätzliche Informationen in der Suche anzeigen
Wenn man über die Suche beispielsweise nach Mitarbeitern sucht, wäre es schön, wenn man neben dem Namen auch noch andere Informationen anzeigen könnte wie z.B. die Durchwahl. Das könnte man auch noch erweitern und z.B. in der Desktop App im Alt-Tag der Namen auch die Durchwahl anzeigen lassen. Generell könnte man in der Suche auch etwas mehr Kontext zu den Ergebnissen liefern, da oft nicht ganz klar ist, was man dort genau gefunden hat.

Verfolgbarkeit von öffentlichen Links (Ersteller, Nutzer, Anzahl Nutzer, Zeitraum, etc.)

Leider haben wir aktuell die Erstellung von öffentlichen Links in unserem Intranet deaktiviert, da die öffentlichen Links nicht nachverfolgt werden können:


Es wäre wünschenswert, sehen zu können, wer den Link erstellt hat, wer ihn genutzt hat, wie oft er benutzt wurde, wann er erstellt wurde und ob und bis wann er aktiv ist, etc.


Anzeige der Geburtstage vom Wochenende am Montag
Die Anzeige der Geburtstage im Activity Stream ist sehr praktisch, um an die Geburtstage der Mitarbeiter zu denken. Gerade in der eigenen Abteilung ist es natürlich immer schön, wenn man über ein solches Ereignis Bescheid weiß, auch wenn man nicht alle Geburtstage der Kollegen auswendig kennt. Wir würden uns noch wünschen, dass es eine Option gibt, die Geburtstage vom Wochenende am Montag noch anzeigen zu lassen, sodass man auch noch nachträglich gratulieren kann.

Deaktivieren von Desktop Pop-Up-Benachrichtigungen

Die Bitrix24 Desktop-App bietet ja bereits sehr umfassende Einstellungen für die Benachrichtigungen, leider ist es aber nicht möglich, die Pop-Up Benachrichtigungen für Chatnachrichten zu deaktivieren ohne alle Pop-Up-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Die Option dazu ist ausgegraut und standardmäßig aktiv. Wir würden uns wünschen, hier selbst entscheiden zu können:


Abwesenheitsbenachrichtigungen bei Aufgabenerstellung
Ein weiteres Feature, das wir uns wünschen würden ist, dass man eine Abwesenheitsbenachrichtigung bekommt, wenn man eine Aufgabe für einen Mitarbeiter erstellt, der sich im Urlaub befindet, wie die bei vielen Mail-Programmen üblich ist. Um zu ermitteln, ob der Mitarbeiter im Urlaub ist, könnte man die Abwesenheitsliste benutzen.



So das wars, ich freue mich auf Feedback zu den Vorschlägen. Falls zu etwas noch Fragen offen sind, immer her damit. Falls irgendwelche der Funktionen, die ich mir hier wünsche bereits existieren sollten, so lasse ich mich natürlich gerne eines Besseren belehren und bin für Vorschläge immer offen.
Geändert: Leon Auf der Landwehr - 12.07.2019 18:02:01
Hallo liebes Bitrix-Team,

Wäre es möglich, hier eine Antwort zu erhalten. Zumindest eine Bestätigung, dass die Vorschläge zur Kenntnis genommen wurden? Vielen Dank schonmal.
Hallo Herr Auf der Landwehr,

danke für Ihr ausführliches Feedback. Wir haben es zur Kenntnis genommen und an unser Produktmanagement und unsere Entwicklung weitergegeben.

Mit freundlichen Grüßen
Alexej Davidovich
Leon Auf der Landwehr, vielen Dank für diese umfangreiche Stellungnahme. Das war sicher eine Menge Arbeit und ich hoffe, dass sie sich gelohnt hat.
Wir stehen noch vor dem Einsatz von Bitrix, und angesichts der vielen Kommentare hier sehe ich dem nicht wirklich freudig entgegen, zumal gerade in den Bereichen, die für uns besonders wichtig sind - Teamarbeit, Work-Flow, Todo, Drive, Chat - einige Probleme zu existieren scheinen.

Viele Grüße
Thomas
Geändert: Thomas Friedrich - 19.08.2019 13:54:29
Alexei Davidovich, vielen Dank für die Rückmeldung, ich hoffe, dass die Punkte umgesetzt werden können.


Thomas Friedrich, Ja das stimmt. Bitrix ist eigentlich ein sehr gutes Tool, das viele Möglichkeiten bietet. Allerdings gibt es an einigen Stellen immer wieder „Kinderkrankheiten“ mit denen man sich rumärgert. Ich muss fairerweise dazu sagen, dass ich keinerlei Erfahrungen mit anderen Tools aus diesem Bereich habe und somit nicht weiß, ob diese dort besser oder schlechter performen. Ich habe einfach das Gefühl, dass es den Entwicklern sehr wichtig war, möglichst viele Funktionen anzubieten, dadurch aber einige Funktionen nicht ganz zu Ende gedacht wurden. Bitrix gibt sich jedenfalls meines Eindrucks nach viel Mühe, das Programm zu verbessern und auf die Community zu hören. Und ansonsten muss man sich einfach in viele Dinge etwas reinfuchsen, dann kann man damit gut arbeiten.
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