Prozessautomatisierung startete aus der Notwendigkeit effizienter Prozesse, geht aber heute über eine einfache Automatisierung hinaus. Sie ist ein Garant für Innovation geworden und ermöglicht Unternehmen effizient, agil und wettbewerbsfähig zu bleiben. Prozessautomatisierung ist daher viel mehr als die reine Automatisierung von Arbeitsabläufen, sondern es geht darum, auch Prozesse neu zu denken und das eigene Geschäftsmodell umzustrukturieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, strategische Initiativen umzusetzen und Personalressourcen für wesentliche Aufgaben freizusetzen.
Einige der Vorteile sind Kosteneffizienz, Genauigkeit und Konsistenz im Prozess durch eine Automatisierung. Prozessautomatisierung bedeutet auch weniger Fehler und die Möglichkeit, Prozesse besser zu skalieren und an neue Herausforderungen anzupassen. Damit bereitet sie den Weg für ein Umfeld, das das Wachstum ihres Unternehmens fördert.
In diesem Artikel werden wir auf die 7 Top-Trends der Prozessautomatisierung eingehen und die Möglichkeiten für disruptiven Veränderungen in Ihrem Unternehmen zeigen. Prozessautomatisierung ist nicht nur ein Instrument zur Effizienzsteigerung, sondern auch eine treibende Kraft für Wachstum, Innovation und Wettbewerbsvorteile in einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld.
Die Prozessautomatisierung wird von den meisten Unternehmen als integraler Bestandteil zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit anerkannt. Hierbei hilft die Automatisierung auf unterschiedlicheren Ebenen von Effizienz in Kosten und Personal zu mehr Ressourcen für Innovationen und Veränderungen.
Dabei sind die offensichtlichsten Vorteile der Prozessautomatisierung, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Denn wiederkehrende und zeitaufwendigere Aufgaben werden durch die Maschine schneller, und einfacher erledigt und der Mitarbeiter kann sich auf die anspruchsvolleren Aufgaben fokussieren. So schaffen Automatisierung und Mitarbeiter einen echten Mehrwert für das Unternehmen.
Eine Facette der Effizienzsteigerung ist die Verbesserung der Prozessqualität und -genauigkeit. Denn die Maschine minimiert Fehler und macht das Resultat berechenbarer. So reduzieren Automatisierungssysteme Risiken und erhöhen die Zuverlässigkeit des Prozesses. Dies ist zum Beispiel im Finanzwesen von Relevanz, wo Transaktionsdaten auf Betrug oder Geldwäsche geprüft oder Steuererklärungen auf Steuerhinterziehung durchsucht werden.
Die angesprochene Skalierbarkeit und Flexibilität bieten Firmen die Möglichkeit an, sich schnell auf Veränderungen anzupassen. Diese Fähigkeit ist gerade in dem sich rasanten Marktumfeld mit stetig neuen Wettbewerbern und neuen Geschäftsanforderungen essenziell. So können Unternehmen ihre Strategie und Planung auch dann noch anpassen, wenn sie mit radikalen Innovationen konfrontiert sind.
Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, traditionelle Arbeitsweisen in Frage zu stellen und an einer zukunftsorientierten Strategie zu arbeiten. Sie steigert nicht nur die Effizienz, sondern bildet auch die Grundlage für neue Innovationen und Wachstum und macht Ihr Unternehmen stärker und bereit für zukünftige Herausforderungen.
Die sieben Trends in der Prozessautomatisierung, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen möchten, stellen unterschiedliche revolutionäre Wege dar, um Ihr Unternehmen im Jahr 2024 besser zu positionieren. Einer der bekanntesten Trends ist dabei sicher Process Mining, welches auch in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen hat. Aber auch unsere anderen Trends wie No-Code/Low-Code-Automatisierung oder die intelligente Dokumentenverarbeitung dürften Ihnen viele Vorteile bringen. Jeder unserer Trends bringt seine eigenen Vorteile und Herausforderungen mit sich, auf die wir auch näher eingehen werden.
Autonome Robotik, Prozessautomatisierung (RPA) und Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) werden bereits in großem Umfang in Produktionsketten und anderen Teilen von Geschäftsprozessen eingesetzt. Die Hyperautomatisierung verbindet aber diese beiden Felder miteinander und schafft so einen neuen, innovativen Weg der Automatisierung. Hierbei erlaubt die Kombination von Menschen und Technologie, die Prozesse selbst komplett zu überdenken.
Die Grundidee besteht darin, durch die Kombination und einen umfassenderen Ansatz die Prozesse auf die nächste Stufe zu heben. So soll die Automatisierung adaptiv sein und durch den Menschen, aber auch die Maschine stetig aus den Entscheidungen und den Daten lernen und sich an veränderte Bedingungen anpassen.
Durch die Integration von Natural Language Processing (NLP) können diese Systeme die menschliche Sprache verstehen. Dadurch sind sie flexible und können direkt auf Befehle eingehen und den Prozess anpassen. Bei NLP extrahiert die künstliche Intelligenz die Informationen aus der natürlichen Sprache und ermöglicht komplexe Interaktionen zwischen Menschen und Maschinen. Somit steht die Hyperautomatisierung nicht für einen Wegfall von Arbeitsplätzen, sondern verlagert die Tätigkeiten des Menschen auf die wichtigen Schritte, während die Maschine ihn in diesem Prozess unterstützt. Auf diese Art und Weise verändert sich der Produktionsprozess grundlegend durch diese Innovation und trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Diese radikale Innovation erfordert eine Schulung der Mitarbeiter, denn ihr Tätigkeitsfeld ändert sich durch die Unterstützung der Maschine und der Mitarbeiter muss sich auch an den Umgang mit ihr gewöhnen. Dennoch revolutioniert diese Innovation die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten werden, indem sie eine völlig neue Dimension der Automatisierung eröffnet und den Grundstein für die Bewältigung der Herausforderungen der Zukunft legt.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) wird noch heute von vielen Unternehmen unterschätzt. Noch immer werden viele Rechnungen per Hand in das System eingetragen, Listen gepflegt und Dokumente bearbeitet. IDP macht sich fortschrittliche Algorithmen der künstlichen Intelligenz zu nutzen, um Daten aus verschiedenen Arten von Dokumenten zu extrahieren und zu verarbeiten. Dabei geht es nicht nur um die Extraktion, sondern auch um die Analyse und Weiterverarbeitung der zugrunde liegenden Daten, was der eigentliche Vorteil ist.
Dokumente in Form von Papier sind für den Computer keine zugänglichen Daten und daher erst einmal unstrukturierte Informationen. Die manuelle Eingabe ist ressourcen- und zeitintensiv. Mit IDP können große Mengen dieser Daten effizient bearbeitet werden, dies können unter anderem Rechnungen, Verträge hin zu Kundenanfragen in Form von Texten, Abbildungen oder Tabellen sein.
Dabei erhöht diese Technologie nicht nur die Effizienz der Verarbeitung, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Sie reduziert die manuelle Arbeit erheblich, indem sie sich wiederholende und zeitaufwendige Aufgaben erledigt. Ihr Unternehmen profitiert dann davon, dass sich Mitarbeiter auf die Analyse, Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten konzentrieren können.
Bereits erfolgreiche Implementierungen von IDP haben gezeigt, wie effizient diese Technologie wirklich ist. So werden im Finanzwesen beispielsweise Rechnungen aus dem Vertrieb automatisch erfasst, validiert und an das Vertragsmanagement weitergeleitet. Diese Verkaufszahlen stehen dann auch direkt dem Salesteam zur Analyse bereit. Bei Problemen kann diese Technologie auch relevante Klauseln oder Abschnitte aus Verträgen extrahieren und so den Prozess erheblich vereinfachen. IDP ist eine präzise und zuverlässige Form der Datenverarbeitung und kann Ihrem Unternehmen helfen, wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Dokumenten zu gewinnen.
Prozess Mining ist bereits seit einigen Jahren ein bekanntes Thema in vielen Unternehmen. Es hilft dabei, die eigenen betrieblichen Prozesse zu analysieren, zu verstehen und zu verbessern. Durch die Extraktion, Analyse und Visualisierung von Daten aus unterschiedlichen Quellen wird eine detaillierte und objektive Sicht auf die tatsächlichen Geschäftsprozesse ermöglicht.
Diese Methode nutzt die Informationen in den Ereignisprotokollen, Logs und Datenbanken ihres Systems, um ein Bild des tatsächlichen Prozesses zu zeichnen. Dieses wird im nächsten Schritt mit der „Soll Blaupause“ abgeglichen und Unternehmen können damit feststellen, an welchen Prozessschritten sie Zeit verlieren und warum. Mit der Analyse von potenziellen Engpässen, Lücken oder neuen Mustern erlaubt Prozess Mining im nächsten Schritt bestimmte Teile zu automatisieren oder zu optimieren.
Das Hauptziel von Prozess Mining besteht also darin, Informationen über die Prozessausführung zu sammeln, um Optimierungspotenziale auszuloten. Diese Ergebnisse bilden dann die Grundlage für gezielte Verbesserungen und Prozessoptimierungen. Ebenso erleichtert die Prozessvisualisierung die Kommunikation der Verbesserungsmöglichkeiten und stärkt den Entscheidungsprozess.
Gerade im Bereich der No-Code/Low-Code-Anwendungen hat sich in den letzten Jahren viel getan. Heutzutage kann man Webseiten und sogar ganze Saas bauen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Diese Innovation erlaubt eine ganz neue Form der Prozessautomatisierung, bei der kein umfangreiches Programmieren erforderlich ist, denn verschiedenen Software Tools bieten eine intuitive Drag-and-drop-Umgebung und reduzieren so die Komplexität der herkömmlichen Entwicklung.
Die Bedeutung für die Prozessautomatisierung ist enorm, da die Fähigkeit zur Automatisierung nicht mehr nur in den Händen der Entwickler liegt, sondern von den Experten selbst implementiert werden kann. Dies beschleunigt und vereinfacht die Bereitstellung neuer Lösungen. No-Code/Low-Code Tools ermöglichen es Fachleuten ohne tiefe technische Kenntnisse, Anwendungen zu erstellen, die speziell auf ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind.
Roboterbasierte Prozessautomatisierung (RPA) wird zunehmend in Produktionsprozessen eingesetzt. Dabei führen Roboter einzelne Produktionsschritte aus, die zum Teil hochpräzise sind oder mehrere Schritte gleichzeitig erfordern. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) wird diese Form auf eine neue Ebene gehoben.
Der Roboter hat die kognitive Fähigkeit, vom Menschen zu lernen. Der Roboter wird also nicht mit vorhandenen Daten trainiert oder durch einen Code bewegt, sondern er beginnt, die Bewegungen des menschlichen Trainers nachzuahmen. Dies ist ein transformierender Prozess, denn die Fachkräfte können dem Roboter direkt beibringen, worauf es ankommt und ihm helfen, die richtigen Entscheidungen in unterschiedlichen Situationen zu treffen. So kann der Robotor nicht nur einfache oder linear Tätigkeiten übernehmen, sondern auch bei komplexen Prozessen helfen.
Auf dieser Basis ist einer der Hauptvorteile der KI und RPA die verbesserte Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren und sich anzupassen. Durch das Lernen vom Trainer und das wiederholte Korrigieren kann der Roboter nicht nur die Datenmuster erkennen, sondern auch Entscheidungen auf dieser Grundlage und von Echtzeitinformationen treffen.
Unternehmen haben heutzutage eine Fülle von automatisierten Prozessen, Systemen und Anwendungen, die reibungslos ineinandergreifen müssen, genau hier kommt die Prozessorchestrierung ins Spiel. Prozessorchestrierung sorgt für diese koordinierte Abstimmung und deren effiziente Ausführung über verschiedene Systeme und Anwendungen hinweg. In einer Welt mit zunehmender Prozessautomatisierung ist die Prozessorchestrierung unerlässlich.
Diese ganzheitliche Betrachtungsweise ermöglicht es Unternehmen, die gesamten Arbeitsabläufe besser zu verwalten und Probleme und Engpässe schneller zu identifizieren. Es ist vielmehr eine Symphonie aus automatisierten Einzelprozessen, die eine reibungslose Maschine erlauben.
Diese Betrachtungsweise ermöglicht auch über den Rand der einzelnen Prozessteile hinauszuschauen und übergreifende Potenziale zur Optimierung im End-to-End-Prozess zu entdecken. Diese Optimierungen und der Abbau von Ineffizienzen führen zu einer Steigerung der Gesamtleistung Ihres Unternehmens und damit zu einer Verbesserung der Position Ihres Unternehmens für die Zukunft.
Ein neuer Trend im Jahre 2024 wird die stärkere Zusammenarbeit zwischen Menschen und KI sein. Wo im Moment entweder der Mensch oder die Maschine Aufgaben verrichtet, wird es in Zukunft immer mehr Anwendungen geben, bei denen beide Hand in Hand zusammenarbeiten werden. Anwendungen wie ChatGPT haben einen ersten Einblick darauf gegeben, wie Menschen in Form von Chat mit der künstlichen Intelligenz an der Umsetzung zusammenarbeiten. Indem wir das Beste aus beiden Welten vereinen, eröffnen wir neue Dimensionen der Prozessautomatisierung. Auch Unternehmen erkennen den Mehrwert dieser Zusammenarbeit, die die Stärken der KI mit menschlicher Kreativität und Problemlösungskompetenz verbindet.
In dieser neuen Beziehung dient die KI als Prozessor der Datenmengen und stellt Vorhersagen und Analysen bereit. Sie erkennt Muster und hat tiefere Einblicke in die komplexen Daten. Dies führt zu fundierteren und schnelleren Entscheidungen. Der Mensch hingegen bringt die emotionale Intelligenz und das Situationsverständnis mit ein. Dies ist gerade bei unstrukturierten und neuen Situationen von Vorteil. Darauf aufbauend hat er auch das strategische Denken, um die Arbeit in den Gesamtprozess einzuordnen und spontane Entscheidungen zu treffen.
Diese Zusammenarbeit birgt Chancen, aber auch Herausforderungen. Diese Form der Integration von KI erfordert ein hohes Maß an Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich auf die neue Technologie einzulassen. Oftmals besteht aber eher das Bild, dass KI-Arbeitsstellen wegnehmen wird, als sie zu unterstützen. Es gilt daher für Unternehmen sicherzustellen, dass Mitarbeiter die nötigen Fähigkeiten, Schulungen und Sensibilisierungen erhalten, um sich auf die neuen Aufgaben einzulassen.
Von der Hyperautomatisierung bis zur Mensch-KI-Kollaboration: Die vorgestellten Trends für 2024 ebnen den Weg für die Zukunft. Diese Entwicklungen eröffnen vielfältige Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu verbessern und effizienter zu gestalten. Die zunehmende Integration von KI und ML in Automatisierungstechnologien verspricht verbesserte Leistung und Flexibilität. Die Nutzung dieser Trends wird Unternehmen dabei helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben zu befreien und gleichzeitig neue Möglichkeiten für kreative Innovationen zu schaffen.
Diese Trends und Tools bieten zwar große Chancen, erfordern aber auch einen strategischen Ansatz und eine sorgfältige Integration in die Unternehmenskultur. Die Aussichten für die Prozessautomatisierung sind vielversprechend, da sich kontinuierlich Innovationen entwickeln und es Unternehmen ermöglichen, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Um das volle Potenzial dieser Trends auszuschöpfen und in einem dynamischen Marktumfeld zu bestehen, wird es immer wichtiger, die richtigen Tools und Strategien einzusetzen. Prozessautomatisierung ist ein Weg der kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung, der Unternehmen zu neuen Ebenen der Effizienz und Innovation führt.