Die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ab 2021 direkt an den Arbeitgeber übermittelt. Damit haben die gelben Papierscheine vielleicht bald ausgedient. Durch die digitale Übermittlung ergeben sich neue Effizienzmöglichkeiten bei der Mitarbeiterverwaltung, aber auch neue Anforderungen.
Wird ein Arbeitnehmer vom Arzt krankgeschrieben, bedeutet das für den HR-Bereich: die bürokratischen Herausforderungen, so gut es geht, zu meistern. Sobald der gelbe Zettel beim Arbeitnehmer eingereicht wird, muss dies nicht nur im System vermerkt, sondern auch für die mögliche Anpassung bei der Gehaltszahlung berücksichtigt werden. Zwar sind die Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung so schnell wie möglich beim Arbeitgeber einzureichen. Wurde es nicht anders im Arbeitsvertrag fixiert, muss der „gelbe Schein“ bei einer Krankschreibung über drei Tage spätestens am darauffolgenden Tag im Unternehmen vorliegen.
In der Praxis sieht es häufig anders aus, denn die Krankschreibung geht vielleicht im Briefkasten oder auf dem Postweg verloren und wird von den Arbeitnehmern vergessen. Mithilfe der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die ab 2021 durch den Arzt automatisch übermittelt wird, gehören solche Verzögerungen der Vergangenheit an. Das entlastet die HR-Abteilung, wenn die richtigen Tools für die Mitarbeiterverwaltung dafür genutzt werden.
Der Vorteil für Patienten: Sie müssen für das Beratungsgespräch keine Praxis aufsuchen, sondern können ganz bequem mit ihrem Handy oder am Computerbildschirm (muss über eine Kamera verfügen) mit dem Arzt in Kontakt treten. Krankenkassen übernehmen sogar Online-Arztbesuche, sodass keine weiteren Zusatzkosten auf Patienten zukommen. Ein weiterer Vorteil: Die Terminvergabe erfolgt ebenso komfortabel online und häufig ist dann der zeitnahe Wunschtermin sogar verfügbar.
Krankschreibungen können fortan auch digital in Unternehmen verarbeitet werden.
Ergibt sich aus dem Video-Beratungsgespräch eine Notwendigkeit der Krankschreibung, wird dieser online erstellt und an den Patienten übermittelt. Dieser digitale Schein kann nun an die Krankenkasse und den Arbeitgeber weitergeleitet werden. 2021 ist ein wichtiges Jahr für die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Zunächst gilt eine Übergangsregelung bis 31. Dezember 2021, denn Ärzte stellen die Bescheinigung in Papierform und digitaler Form aus. Die Übermittlung an den Arbeitgeber muss noch bis zum Jahresende durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen, ab Januar 2022 stehen die elektronischen Daten auch Arbeitgebern zur Verfügung.
Vor allem für große Unternehmungen macht die Digitalisierung der HR-Prozesse Sinn. Schließlich gibt es bei erfolgter Krankschreibung eines Mitarbeiters einiges zu beachten. Nicht nur die Erfassung im System ist erforderlich, sondern auch die Information an Kollegen. Der digitale „Gelbe Schein“ hat allerdings nicht nur Befürworter, sondern auch Kritiker im Deutschen Gewerkschaftsbund. Dennoch hilft er dabei, nicht nur Bürokratie einzusparen, sondern auch Tonnen von Papier. Kritisch sehen Gewerkschaften vor allem die fehlende Bereitschaft der Unternehmen, die digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen verarbeiten zu können. Durch die fehlenden Schnittstellen könnte der Arbeitnehmer unentschuldigt fehlen, wenngleich er eine Krankschreibung besitzt, und dies zur Kündigung führen.
Damit der reibungslose Ablauf im HR gewährleistet ist, gilt es, smarten Workflows zu kreieren, die zur ordnungsgemäßen Verarbeitung der digitalen Krankschreibungen führen. Mithilfe des Workflows lassen sich beispielsweise automatisiert Eintragungen im Kalender des Mitarbeiters mit dem Vermerk „abwesend“ hinterlegen. Zusätzlich haben die Mitarbeiter selbst die Möglichkeit, über den Bearbeitungsstand ihres Krankenscheines informiert zu werden. Sobald ein Mitarbeiter in der HR-Abteilung den Krankenschein erfasst hat, bekommt er eine automatische Information und kann sicher sein, dass die Bearbeitung erfolgte.
Die Workflows lassen sich so definieren, dass in jedem Fall der Datenschutz gewährleistet ist. Wird beispielsweise die Abwesenheitsnotiz im Kalender des Mitarbeiters hinterlegt, sehen andere nicht, warum der Mitarbeiter nicht im Haus bzw. was der Grund der Erkrankung ist. Dafür werden ganz individuelle Leserechte für den Autor und im HR definiert.
Mit dem richtigen HR-Workflow wird die Verarbeitung der AU deutlich effizienter.
Die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung zur Krankmeldung ist ebenfalls einer der Vorzüge durch den Workflow. Sämtliche Änderungen werden in der Protokollierung übernommen und es ist ersichtlich, durch wen sie vollzogen wurden. Außerdem gibt es durch den Workflow eine Auswahlmöglichkeit, ob der Mitarbeiter selbst oder beispielsweise das Kind erkrankt ist. Diese Daten können als vorbereitende Sätze für die Buchhaltung aufbereitet werden, um die Abrechnung bei Lohnfortzahlung in zu erleichtern. Damit haben gleich mehrere Mitarbeiter weniger Aufwand, sodass die Bearbeitung einer digitalen Krankschreibung deutlich weniger Kosten für Unternehmen bedeutet als die Bearbeitung einer Krankschreibung in Papierform.
Wer erstmalig einen Workflow für die Verarbeitung von digitalen Krankenscheinen erstellen möchte, braucht zugegebenermaßen etwas Zeit. Dieser Aufwand lohnt sich allerdings, denn er erleichtert weitere Schritte, nicht nur im HR-Bereich. Neben der verbesserten Dokumentation und der Auswertung der Mitarbeiterdaten (beispielsweise die Fehltage) ist der Workflow auch für buchhalterische Zwecke ein Zugewinn. Für die Berechnung der Lohnfortzahlung oder Prämien (wenn sie beispielsweise an eine bestimmte Anzahl maximaler Fehltage im Unternehmen geknüpft sind) ist der Workflow ebenfalls nutzbar.
Auch für das betriebliche Berichtswesen ist der HR-Workflow für die Abwicklung der Krankmeldungen von Vorteil. Viele Unternehmen gestehen ihren Mitarbeitern 2-3 Fehltage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu. Im System können diese Fehltage ebenso durch einen Workflow erfasst und verfolgt werden. Dafür wird einfach die Art der Krankmeldung definiert: mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder ohne. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise seine maximalen Fehltage ohne AU erreicht, kann durch Definitionen im Workflow eine Information an den HR-Mitarbeiter erfolgen, wenn der Arbeitnehmer erneut Fehltage ohne AU zugestanden haben möchte. Statt umständlich in Papierakten zu suchen, wie viele Fehltage dieser Art der Arbeitnehmer bereits hatte, erkennt dies das System durch den Workflow automatisch.
Durch die Digitalisierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und der Verarbeitung im Workflow ist es auch möglich, sich eine chronologische Liste der Ausfalltage anzeigen zu lassen. Sind viele Mitarbeiter im Unternehmen regelmäßig zur Grippezeit krank, kann es sich lohnen, über ein firmeninternes Angebot zur Grippeschutzimpfung nachzudenken, was wiederum die Produktivität positiv beeinflussen könnte.