Hohe Produktivität kann als optimale Synthese von Effektivität und Effizient verstanden werden. Dabei bedeutet Effektivität, die gestellten Aufgaben zu lösen und die besten Ergebnisse mit den zur Verfügung stehenden Mitteln zu erreichen. Effizienz hingegen heißt, Aufgaben mit möglichst wenig Aufwand und in geringer Zeit zu realisieren.
Wie sieht es unter diesem Gesichtspunkt mit der Produktivität virtueller Teams aus? Ablenkungen bei der Remotearbeit, vor allem, wenn sie im Homeoffice stattfindet, Probleme mit der Kommunikation und dem Zeitmanagement sowie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten scheinen auf den ersten Blick einer Produktivitätssteigerung kontraproduktiv gegenüberzustehen.
Eine Studie der Stanford University hat dennoch ergeben, dass Mitarbeitende, die ausschließlich remote tätig sind, tatsächlich produktiver sind als ihre Kollegen im Büro. Sie fühlten sich allerdings isolierter und klagten über Einsamkeit - zwei Faktoren, die der Motivation und damit dauerhaft guten Arbeitsergebnissen abträglich scheinen.
Die folgenden sieben Strategien sollen zeigen, wie ein virtuelles Team erfolgreich, motiviert und produktiv Projektarbeit leisten kann.
Strategien für Remote-Teams, die eine Steigerung der Teamproduktivität beinhalten, bedingen eine Vision und abrechenbare Zielstellungen. Die Produktivität virtueller Teams wird immer dann positiv beeinflusst, wenn das Unternehmen ein Vision-Statement besitzt. Dieses beschreibt, welche langfristigen Zielstellungen zu erreichen sind. Visionen zeichnen sich durch Alleinstellungsmerkmale aus, mit denen man sich von Mitbewerbenden abhebt. Mitarbeitenden, Investoren und Kunden wird damit die Marktpositionierung verdeutlicht.
In einem solchen Umfeld wird es leichter, Mitarbeitende zu motivieren und gemeinsame Projektziele zu formulieren. Starke Unternehmensvisionen sind zudem Magnete, um talentierte und gut ausgebildete Fachkräfte anzuziehen, die wiederum eine Basis für hohe Produktivität virtueller Teams bilden. Sind die Grundlagen geschaffen, müssen für jedes einzelne Projekt klare und abrechenbare Ziele gesetzt werden. Ein kompetentes Management von virtuellen Teams definiert diese unter Einbeziehung aller Mitarbeitenden. Die gemeinsam erarbeitete Projektplanung fördert die intrinsische Motivation, ein nicht von außen erzeugter, sondern aus dem Inneren hervorgebrachter Anreiz. Besonders agile Methoden des Projektmanagements zeichnen sich durch diese Herangehensweise aus.
Die Definition von Zielstellungen für virtuelle Teams sollte sich stets an der SMART-Methode orientieren. Das Akronym steht für spezifisch, messbar, erreichbar (achievable), realisierbar und terminiert. Der Erfolg wird durch Leistungsindikatoren, die im Projektmanagement als KPIs (Key Performance Indicators) bezeichnet werden, bestimmt. Diese werden nachfolgend betrachtet.
Der Remote-Team-Erfolg basiert auf klaren Zielstellung und abrechenbaren Ergebnissen. Die beste Voraussetzung dafür bildet die Einführung von Kennzahlen, auf deren Grundlage das Ergebnis der Arbeit bestimmt werden kann. Effiziente virtuelle Arbeit zeichnet sich durch die termingerechte Erfüllung der Projektziele aus. Key Performance Indicators sind bereits ein wichtiger Gradmesser für das Erreichen von Milestones (Zwischenzielen). Sie bilden gleichzeitig die Voraussetzung dafür, die datengestützte Entscheidung während der Projektarbeit zu treffen. Abhängig vom jeweiligen Projekt kommt der Auswahl der richtigen Kennzahlen eine große Bedeutung zu. Es ist zu ermitteln, welche Art von Indikatoren zu verwenden sind, welche Daten zur Verfügung stehen und wie sich die Leistung messen lässt. Die Ermittlung sollte möglichst einfach erfolgen und für jeden Mitarbeitenden verständlich sein. Quantitative KPIs liefern numerische Werte und konzentrieren sich auf die Ergebnisse eines Projektabschnitts. Zu diesen gehören auch Prozess-KPIs, die beispielsweise Zykluszeiten oder den Prozentsatz fehlerhafter Teile ermitteln. Eine direkte quantitative Erfassung in Form von mengen- und zeitbezogenen Kennzahlen ist stets aussagefähig, lässt sich aber nicht immer einsetzen. Dann kann die Produktivität virtueller Teams auch durch qualitative KPIs bestimmt werden, wie zum Beispiel die Kundenzufriedenheit oder die Engagement-Rate im Onlinemarketing.
Die Ergebnisse der KPIs sind in Berichten zusammenzufassen und allen Mitarbeitenden des virtuellen Teams zur Verfügung zu stellen. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bietet dafür die besten Voraussetzungen.
Jedes Team braucht eine fachkundige Leitung. Diese sollte sich durch Souveränität und Selbstsicherheit auszeichnen und Konflikte durch Moderation lösen. Fehlen geeignete Mitarbeitende, kann aber auch die beste Teamführung nur wenig erreichen. Die virtuelle Teamleistung wird in besonderem Maße durch die Fähigkeiten der Mitarbeitenden bestimmt, die ohne den direkten täglichen Kontakt mit den Teammitgliedern ihre Aufgaben bestmöglich erfüllen sollen. Die erste Aufgabe von Führungskräften besteht deshalb in der richtigen Auswahl und Zusammensetzung des Projektteams. Mitarbeitende müssen in der Lage sein, selbständig und kommunikationsstark zu arbeiten. Eine gute Mischung aus Fachkräften, die ihre Zeit selbst managen und Probleme lösen, ist dafür zu bevorzugen. Hohe Eigenmotivation und Bereitschaft zum Informationsaustausch innerhalb des Teams sind weitere wichtige Charaktereigenschaften für eine hohe Produktivität virtueller Teams. Die Zusammenstellung eines Projektteams, das ausschließlich aus remote arbeitenden Mitarbeitenden besteht, ist keine leichte Aufgabe. Eine geeignete HR-Software kann hier eine große Unterstützung bieten. Auf Basis der erfassten Daten lassen sich Projektteams aufbauen, die Projektziele mit hoher Produktivität und Effizienz erreichen.
Nach der richtigen Teamzusammenstellung besteht die nächste Aufgabe der Führung in der Definition klarer Regeln und Prozesse der Zusammenarbeit. Richtlinien legen fest, welche Wege der Kommunikation genutzt, welche Projektmanagementtools eingesetzt und wie die erzielten Ergebnisse erfasst und gespeichert werden sollen. Zudem gehören die Definition gemeinsamer Arbeitszeiten und die Abläufe bei Feedbacks oder in Problemsituation auch dazu.
Wenn in diesem Strategietipp allgemein von der „Führung eines Projektteams“ die Rede ist, setzt das nicht zwangsläufig einen Projektmanager voraus. In der agilen Methodik übernimmt das Team selbst über klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten diesen Part.
Ein großer Anteil der Kommunikation im Büro findet auf informelle Weise statt. Bei zufälligen Treffen am Kaffeeautomaten oder bei einer Begegnung auf dem Gang wird neben Smalltalk oft auch über eine gerade eingegangene E-Mail oder das neu installierte Programmfeature gesprochen. Solche Treffen sind nützlich, um den Wissensstand zu erweitern, kleine Aufgaben zu delegieren oder sogar kreative Ideen zu entwickeln. Steve Jobs – anerkanntermaßen einer der genialsten Unternehmer der letzten Jahrzehnte – meinte: „Kreativität entsteht durch zufällige Treffen, durch spontane Diskussionen. Man läuft jemandem über den Weg, fragt, was er so macht, sagt ‘wow’ und kurz darauf hat man alle möglichen Ideen im Kopf.“
Eine der größten Herausforderungen für die Produktivität virtueller Teams besteht genau darin, eine äquivalente Form für diese nicht vorhandenen informellen Möglichkeiten des Austauschs zu schaffen. Eine rein schriftliche Kommunikation via E-Mail, Chat oder Messengerdienste reicht dafür nicht aus. Denn ein zentraler Teil unserer Kontakte beinhaltet nonverbale Signale, die durch Gestik und Mimik bestimmt werden. Diese auch als Körpersprache bezeichnete Form der Kommunikation ist wichtig für das Verständnis der übermittelten Informationen.
Bei der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie sollten deshalb virtuelle Teammeetings in Form von Videokonferenzen eine wesentliche Rolle spielen. Solche Meetings müssen regelmäßig stattfinden. Effizient werden sie durch eine allen Teilnehmenden vorab bekanntgegebenen Agenda. Sind die Videokonferenzen gut organisiert und laufen nach strengen Zeitvorgaben ab, wird immer auch noch Raum für einen informellen und persönlichen Austausch bleiben.
Die Produktivität virtueller Teams wird in entscheidendem Maße durch den Einsatz leistungsfähiger Softwaretools bestimmt. Auf die Rolle der Kommunikation wurde bereits im vorangegangenen Abschnitt eingegangen. Abhängig von der Art des Projekts gilt es, die richtigen Kommunikationskanäle zu bestimmen und jedem Teammitglied zu vermitteln, welcher Weg für welche Art von Information zu wählen ist. Moderne Projektmanagementsoftware beinhaltet alle Werkzeuge, die für den Kontakt und Informationsaustausch remote arbeitender Mitarbeitender notwendig sind. Dazu gehören neben E-Mails, Chat- und Messengerdiensten, auch Videoanrufe, Videokonferenzen und ein Social Intranet.
Zu den wichtigsten Tools für virtuelle Teams zählen neben der Kommunikation die Aufgabenverwaltung und Terminplanung. Wesentliche Bestandteile der Aufgabenverwaltung sind To-do-Listen, Projektboards mit einer grafischen Aufbereitung von Ergebnissen und eine Berichtserstellungsfunktion.
Die Einhaltung zeitlicher Planvorgaben sind für die Produktivität virtueller Teams und deren Effizienz von hoher Bedeutung. Einzel- und Gruppenkalender ermöglichen die Koordinierung von Terminen, die Planung von Meetings und die pünktliche Erstellung von Zwischenberichten. Gantt-Diagramme und Kanban-Boards geben in Echtzeit einen grafischen Überblick über den aktuellen Stand der Projektbearbeitung.
Das Dokumentenmanagement mit einem cloudbasierten Dateimanager erleichtert den Zugang zu allen wichtigen Informationen für die Mitarbeitenden des Projektteams. Dateifreigaben gestatten das Teilen von Dokumenten und deren gemeinsame Nutzung, immer auf dem aktuellen Versionsstand. Cloudanwendungen, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, sorgen für Datensicherheit und gewährleisten die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel die Einhaltung der Bestimmungen der DSGVO.
Die Bereitstellung der benötigten Softwaretools ist zwar eine Grundvoraussetzung, um die Produktivität virtueller Teams zu gewährleisten, das allein reicht jedoch nicht aus. Jeder Mitarbeitende muss auch in die Lage versetzt werden, die Möglichkeiten der bereitgestellten Werkzeuge zu kennen und diese effektiv auszunutzen. Denn nur so kann die virtuelle Teamleistung zur vollen Entfaltung gelangen. Gemeinsame Schulungen für verteilt arbeitende Teams sind nicht immer einfach zu organisieren. Der Einsatz einer Videokonferenzsoftware ist eine Möglichkeit, Onlinekurse, in Form von Webinaren, eine andere. Welche Form der Weiterbildung zum Einsatz kommt, ist von der Qualifikation der einzelnen Teammitglieder abhängig. Gelangt ein neues Tool erstmalig für die Projektarbeit zum Einsatz, bietet sich die gemeinsame Schulung in Form eines Seminars als Videokonferenz an. Wird dagegen ein neuer Mitarbeitender in das Projektteam integriert, sollte die Weiterbildung zunächst in Form eines Webinars erfolgen.
Ein weiterer erfolgversprechender Weg zur ständigen Qualifizierung der Projektteams ist der Aufbau einer unternehmenseigenen Wissensdatenbank. In dieser können Anwendererfahrungen bei der Nutzung spezifischer Softwaretools für das Projektmanagement gespeichert werden. In Kombination mit einem FAQ-System bietet die Datenbasis einen guten Anlaufpunkt, wenn Fragen bei der Softwarenutzung während der Remotearbeit auftreten.
Für die Produktivität virtueller Teams wird zusätzlich ein spezieller IT-Support benötigt. Das beginnt mit der Störungsbeseitigung bei auftretenden Hard- oder Softwareproblemen und setzt sich über die Implementierung eines Systems zur Datensicherheit und dem Schutz vor Hackerangriffen fort. VPN-Software und Firewalls gehören zu den unverzichtbaren Tools für virtuelle Teams. Deren Installation und Betreuung erfordert spezielles IT-Wissen von Fachleuten.
Die Übernahme von Verantwortung für einzelne Teilaufgaben innerhalb der Projektarbeit verbessert die Produktivität und steigert zudem den Teamgeist. Bei der modernen Unternehmensführung weicht die klassische Form des Projektleiters, der für die Verteilung der Aufgaben zuständig ist und die alleinige Verantwortung für den Projekterfolg trägt, einer Verantwortungskultur, die durch das gesamte Team getragen wird. Diese neue Form der Führung wird als Collaborative Leadership bezeichnet. Besonders bei umfangreichen Projekten, in denen virtuelle Teams crossfunktional, das heißt fachbereichsübergreifend, zusammenarbeiten, werden gemeinsam Entscheidungen getroffen. Das ergibt sich schon aus der Tatsache, dass ein Projektmanager fachspezifische Fragen nicht alleine beantworten kann und auf die Expertise entsprechend qualifizierter Mitarbeitender zurückgreifen muss. Was liegt näher als diesen Fachleuten die Verantwortung zu übertragen? Die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers besteht bei dieser Form der Zusammenarbeit in der Koordination der Arbeitsabläufe und der Motivation zum Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitenden aus verschiedenen Fachbereichen. In eigenverantwortlich arbeitenden virtuellen Teams können Arbeitsabläufe wesentlich beschleunigt werden, da nach einer erfüllten Aufgabenstellung nicht erst auf die Freigabe des Projektmanagers gewartet werden muss, um zur nächsten Tätigkeit überzugehen. Durch verkürzte Entscheidungsprozesse wird zudem eine höhere Flexibilität erreicht, um auf sich ändernde Kundenanforderungen während der Projektbearbeitung zu reagieren.
Die gemeinsame Projektverantwortung führt zur Herausbildung einer kollektiven Intelligenz. Jeder Mitarbeitende lernt den eigenen Wert der geleisteten Tätigkeit genauso zu schätzen wie den der Teammitglieder, was ein wichtiger Faktor für den Remote-Team-Erfolg ist.
Für eine hohe Produktivität virtueller Teams ist es erforderlich, den Mitarbeitenden eine gemeinsame Vision und klare Zielstellungen zu vermitteln. Ziele sollten auf der SMART-Methodik basieren und regelmäßig durch Leistungsindikatoren überprüft werden. Projektabhängig müssen die geeigneten KPIs ermittelt werden, die für abrechenbare Leistungen einzusetzen sind. Quantitative und leicht ermittelbare Kennzahlen sind zu bevorzugen. Ist dies nicht oder nur eingeschränkt möglich, können auch qualitative Indikatoren, wie die Kundenzufriedenheit oder die Engagement-Rate gute Ergebnisse liefern. Virtuelle Teams benötigen eine kompetente Führung, die im modernen Projektmanagement die Verantwortung teilt. Collaborative Leadership zeichnet sich durch Flexibilität und eine hohe Motivation der Mitarbeitenden aus. Remotearbeit ist nur mit dem Einsatz leistungsfähiger Software produktiv. Dabei spielen Kommunikationstools, Aufgabenverwaltung und Terminmanagement eine zentrale Rolle. Die Mitarbeitenden müssen allerdings entsprechend qualifiziert werden, damit ein effektiver Einsatz der Software möglich wird.