• Lilit Schoo 28. Juli 2017
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    Mit Bitrix24 haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente digital in der Cloud oder lokal zu verwalten.

    Bitrix24 bietet zahlreiche Funktionen zum Dokumentenmanagement bzw. zur Dokumentenverwaltung:  Online-Erstellen von Dateien, Zusammenarbeit mit Dokumenten, Integrationen mit externen Online-Speichern (Dropbox, Google Drive, OneDrive usw.), flexible Einstellungen der Zugriffsrechte, öffentliche Dateien bzw. Links u. v. m.

    1.     Online Dateien bzw. Dokumente erstellen und bearbeiten

    Direkt im Bitrix24 Account können Sie folgende Dateien erstellen: Word-Dokumente, Excel (Tabelle), Präsentation.

    Die Dateien werden mit diesen Programmen erstellt:

    - Google Docs
    - Office 365
    - MS Office Online
    - Bitrix24.Drive

    Das Bearbeiten von Dateien ist

    - Online in der Cloud (Sie werden auf Dokumente via Google Docs oder MS Office Web App zugreifen)  
    - oder lokal (Sie werden Dokumente in der auf Ihrem Computer installierten Anwendung bearbeiten)

    möglich.

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    2.     Integrationen mit externen Online-Speichern

    Beim Erstellen einer neuen Nachricht, neuen Aufgabe, eines neuen Termins oder einer neuen Einheit im CRM haben Sie die Möglichkeit, eine Datei hinzuzufügen. Diese Datei können Sie von Ihrem PC hochladen, aus Bitrix24 auswählen, von einem externen Drive herunterladen oder Mithilfe von Google Docs erstellen.

    Damit Sie die Datei von einem externen Online-Speicher herunterladen können, müssen Sie in Ihrem jeweiligen Online-Account bei Dropbox, Google Drive, OneDrive usw. angemeldet sein.

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    3.     Flexible Einstellungen der Zugriffsrechte

    Die Zugriffsrechte können Sie flexibel für einzelne Ordner und Dateien einstellen. Es ist außerdem möglich, die Dateien freizugeben und gemeinsam daran zu arbeiten.

    4.     Öffentliche Dateien bzw. Links

    Sie haben die Möglichkeit, die Dateien per öffentliche Links mit den Kunden bzw. anderen Nutzern zu teilen.

    Den öffentlichen Link zur Datei können Sie in Bereichen Mein Drive, Unternehmensdrive oder im Drive der Projektgruppe im Kontextmenü der Datei oder in der Übersicht rechts bekommen.

    5.     Integration mit Office 365

    Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Office 365 nutzen und jeder Nutzer eigenen Account hat, geben Sie in den Einstellungen dementsprechend Office 365 ein, damit die Dokumente online via Office 365 angezeigt und bearbeitet werden können.
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    6.     Sperrfunktion für Dokumente

    Wird ein gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter nicht erwünscht, steht jedem Nutzer in Bitrix24 eine Sperrfunktion zur Verfügung.

    7.     Änderungshistory

    Unter Änderungshistory der Datei sehen Sie folgende Informationen:

    - Von wem die Datei geändert wurde
    - Name der Datei
    - Wann die Änderungen vorgenommen wurden
    - Größe der Datei
    - ID der Datei

    8.     Geschäftsprozesse automatisieren

    Bitrix24 ermöglicht es Ihnen, verschiedene Dokumentenworkflows zu erstellen, um bspw. einen Entwurf des Dokumentes zu veröffentlichen und es zu genehmigen, um eine Expertenmeinung oder eine mehrstufige Genehmigung zu bekommen etc.

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    9.     Datensicherheit

    Bitrix24 ist einer der sichersten Cloud-Services, welcher für die Zusammenarbeit benutzt werden kann. Alle Daten, die Sie auf Bitrix24 hochgeladen haben, sind sicher aufbewahrt und gut geschützt, und nur Sie können auf diese Daten entsprechend dem System der Nutzerberechtigungen zugreifen.

    Mehr über die Einstellungen jeder einzelnen Funktion erfahren Sie in unserem FAQ Bereich.

    Machen Sie Ihre Arbeit effizienter mit Bitrix24!
     
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