Immer mehr Mitarbeiter bevorzugen heute ortsungebunden zu arbeiten. Damit der Geschäftsbetrieb ordnungsgemäß funktioniert und Projekte termin- und qualitätsgerecht umgesetzt werden können, sollten moderne Unternehmen digitale Arbeitsplätze schaffen, die mit allen Tools für Onlinekommunikation, Projektmanagement und Dokumentenverwaltung ausgestattet sind.
Wenn Ihr Unternehmen auch auf diesen Trend setzen will, muss es zunächst Remote-Mitarbeiter einstellen, die spezifischen Anforderungen dieser Arbeitsweise entsprechen. Zu den wichtigsten Eigenschaften, die Remote-Mitarbeiter auszeichnen, gehören:
Damit Ihr Recruiting ein voller Erfolg wird, sollten Sie die folgenden acht Tipps beachten.
Remote-Arbeit bezeichnet die Tätigkeit, bei der Mitarbeiter ortsungebunden arbeiten. Die Kommunikation und die Arbeit findet online – in der Regel via geschützten VPN-Zugang – statt.
Der Unterschied zwischen Remote-Arbeit, Homeoffice und einem hybriden Arbeitsmodell besteht darin, dass bei der Remote-Arbeit Mitarbeiter ihre Tätigkeit an einem beliebigen Ort ausüben, bei der Homeoffice-Arbeit ihr Büro zu Hause nutzen und beim hybriden Arbeitsmodell handelt es sich um eine Mischung aus der Arbeit im Unternehmen und Remote-Arbeit.
Eine Remote-First-Kultur lässt sich entwickeln, wenn das Unternehmen auf die Förderung von Vielfalt und Integration setzt und die Teammitglieder diese Werte verkörpern. Bei globalen Teams ist die Kommunikation eine wesentliche Komponente der Arbeit, die sich auch von zeitlichen Barrieren nicht beeinflussen lässt. Die richtigen Kommunikationstools spielen dabei eine primäre Rolle.
Natürlich wird sich jedes Unternehmen zunächst die Frage stellen: Remote-Mitarbeiter einstellen, welche Vorteile bringt das? Schließlich erfordert die Einrichtung eines Arbeitsplatzes mit dem notwendigen Zugriff auf Kommunikation und Informationen einen gewissen technischen Aufwand. Aber das ist es wert.
Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen, entfallen räumliche und zeitliche Beschränkungen, die andernfalls eine Vielzahl potenzieller Kandidaten für eine vakante Stelle ausschließen. Mit einem Remote-Arbeitsplatz wird also die Auswahl aus einem zur Verfügung stehenden Talente-Pool deutlich vergrößert.
Durch die Einstellung von Remote-Mitarbeitern können Sie auch Menschen mit Behinderungen einstellen oder Menschen, die flexible Arbeitszeiten von zu Hause aus benötigen, um beispielsweise kleine Kinder zu betreuen.
Darüber hinaus sind die Einsparungen für das Unternehmen an Büroflächen und Mitarbeiterparkplätzen nicht zu vernachlässigen.
Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich für einen Remote-Job. Es ist äußerst wichtig, bereits beim Recruiting auf bestimmte Eigenschaften zu achten, die für diese Arbeitsweise unentbehrlich sind.
Dazu gehören die Aktionsbereitschaft und die Fähigkeit zur Priorisierung. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, ihre Tagesaufgaben selbst zur organisieren und konzentriert sie zu erledigen. Benötigt werden Teamplayer, die eigene To-do-Listen erstellen können und Projektberichte rechtzeitig bereitstellen. Gleichzeitig wird neben den genannten Eigenschaften ein großes Maß an Vertrauenswürdigkeit vorausgesetzt. Denn die Remotearbeit lässt sich nicht permanent kontrollieren.
Da die meiste Kommunikation in einem Remote-Team schriftlich oder über Telefonate stattfindet, gilt es, dafür alle notwendigen Tools zur Hand zu haben, wie z.B. Instant Messaging, Video-Chats oder Videokonferenzen.
Daneben gehört der Umgang mit cloudbasierten Softwareanwendungen, wie beispielsweise Projektmanagement-Tools, und das Verständnis für Zugangs- und Datenschutzmechanismen zu den technischen Grundlagen einer erfolgreichen Remote-Arbeit.
Qualifizierte Mitarbeiter aus der näheren Umgebung zu gewinnen, ist relativ einfach. Diese kennen das Unternehmen wahrscheinlich schon, haben Bekannte, die hier arbeiten oder lassen sich kurzfristig zu einem Vorortsgespräch einladen. Bei qualifizierten Fachkräften, die weit entfernt wohnen, sieht das ganz anders aus. Sie kennen das Unternehmen oft überhaupt noch nicht. Ein guter Ruf als Unternehmen ist deshalb bei der Gewinnung von Remote-Mitarbeitern von großer Bedeutung.
Bauen Sie online diesen Ruf auf. Nutzen Sie die eigene Website, um sich als digitales und remote freundliches Unternehmen zu zeigen. Die Onlinepräsenz muss dabei die eigene Unternehmenskultur repräsentieren. Informative Karriereseiten und Entwicklungsmöglichkeiten auf angeschlossenen Social-Media-Kanälen helfen, das Interesse von potenziellen Bewerbern zu wecken.
Remote-Mitarbeiter sind es gewohnt, ihre eigenen Zeitpläne zur Erfüllung von Aufgaben zu erstellen. Die Beschreibung der Arbeitsweisen im Unternehmen mit einer Möglichkeit zur Flexibilisierung und der Einblick in einen typischen Arbeitstag können einen guten Beitrag dazu leisten, Jobsuchende zu gewinnen. Sie können dazu beispielsweise einen interessanten Bericht eines Remote-Mitarbeiters über seinen Arbeitsalltag veröffentlichen.
Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen möchten, achten Sie darauf, dass Sie sich nicht nur über ihre Qualifikation und Fähigkeiten informieren, sondern dass Sie den Interessenten auch die künftige Arbeit in Ihrem Unternehmen attraktiv darstellen.
Bei der Suche nach neuen Mitarbeitern wird jedem Personalleiter sofort der Begriff "Jobbörse" einfallen. Große Arbeitsvermittlungsportale wie Indeed oder Monster können sicher einen Beitrag beim Recruiting qualifizierter Fachkräfte leisten, wenn die Stellenbeschreibung eindeutig auf die Remote-Arbeit ausgerichtet wird. Solche Jobbörsen haben allerdings den Nachteil, dass die Stellenanzeige mit tausenden anderen Jobangeboten konkurriert und oft mit relativ hohen Kosten verbunden ist.
Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen möchten, ist es keine schlechte Idee, sich an ehemalige Mitarbeiter zu erinnern, die das Unternehmen einvernehmlich verlassen haben, weil sie beispielsweise einen neuen Wohnsitz gewählt haben, der weiter entfernt ist. In diesem Fall könnte das Angebot von Remote Work für sie wieder interessant sein, insbesondere wenn Sie zusätzlich bessere Konditionen als bisher anbieten. Es kann auch eine gute Lösung sein, wieder Ihre hochqualifizierten ehemaligen Mitarbeiter anzusprechen, die kürzlich in den Ruhestand getreten sind. Mit der Fernarbeit entfällt für sie der Arbeitsweg und sie bekommen die Möglichkeit, wertvolle Fachkenntnisse auszutauschen, während sie flexibler arbeiten.
Zur Beratung bei der Suche nach neuen Remote-Mitarbeitern können Sie sich auch an Ihre Partner oder Kollegen wenden, denn diese sind durchaus daran interessiert, Ihr Team zu verstärken.
Schließlich sollte die eigene Unternehmenswebsite nicht vergessen werden, wenn es um Stellenangebote geht. Neben einer eigenen Rubrik für Jobangebote, können Sie mit einem Blogbeitrag zur Vorstellung der Unternehmenskultur darauf verweisen, dass Sie Remote-Mitarbeiter einstellen möchten.
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Während der Prozess zur Einstellung von Remote-Mitarbeitern wahrscheinlich anders sein wird, als bei der Einstellung von Mitarbeitern mit einem festen Arbeitsplatz, bleiben die Ziele dieselben. Es sollen die talentiertesten, hoch motivierten Mitarbeiter gefunden werden, die sich bestmöglich in das Unternehmen integrieren lassen.
Nach Prüfung der Bewerbung wird in der Regel ein Video-Bewerbungsgespräch angesetzt. Bei der Videokonferenz können Sie nicht nur die Bewerber selbst, sondern auch ihre technische Ausstattung und ihre Fähigkeiten im Umgang mit einer beliebigen Software bewerten.
Bei der Bewertung von Bewerbungsunterlagen und -gesprächen kommt es darauf ab, die fachliche Qualifikation und Teamfähigkeit objektiv zu prüfen. Mit einer passenden Cloud-Lösung können Sie dazu eine Bewerberdatenbank erstellen, Vorstellungsgespräche planen und anschließend bewerten. Größere Unternehmen können mit diesen Tools alle Bewerberdaten an einem Ort zentral speichern. Gleichzeitig eignet sich die Software dazu, Stellenprofile auch intern im Unternehmen zu veröffentlichen und Ihre Teams damit über Karrieremöglichkeiten zu informieren.
Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen, brauchen Sie auf einen persönlichen Kontakt nicht zu verzichten. Neben den reinen fachlichen Fähigkeiten sind die Beurteilung der sozialen Kontakte und die verbale Kommunikation wichtige Kriterien für die Teamfähigkeit von Mitarbeitern, die bei der Remote-Arbeit eine entscheidende Rolle spielt. In einem persönlichen Vorstellungsgespräch können Sie Dinge sehen, die Ihnen im schriftlichen oder telefonischen Gespräch nicht auffallen. Deshalb ist eine Videokonferenz mit den Bewerbern äußerst wichtig.
Die Kompetenzen Ihrer Bewerber müssen vorab gut geprüft werden, da es nicht einfach sein wird, ein Schulungsprogramm für neue Remote-Mitarbeiter zu organisieren, die ihren fachlichen Qualifikationen nicht ganz entsprechen zu sein scheinen.
Besonders wenn zeitliche oder sprachliche Barrieren durch den Arbeitsort in einem anderen Land die Weiterbildung erschweren, ist die Prüfung der fachlichen Eignung unerlässlich. So sollten beispielsweise Bewerber für einen Job mit hoher Kommunikationsintensität einem Test unterzogen werden oder ein IT-Projekt zunächst als Freelancer vorbereiten.
Im Bewerbungsgespräch empfiehlt es sich außerdem, auf Fragen zur Motivation, zu organisatorischen Fähigkeiten und zur Kommunikationsbereitschaft innerhalb eines Teams näher einzugehen. Die beste fachliche Qualifikation nützt nichts, wenn Remote-Mitarbeiter nicht in der Lage sind, ihre tägliche Arbeit eigenständig zu organisieren, mit den Teammitgliedern zu interagieren und die erreichten Ergebnisse zu teilen.
Ist der Auswahlprozess abgeschlossen, geht es darum, die Mitarbeiter einzustellen. Die Einstellung von Remote-Mitarbeitern kann sich allerdings als kompliziert erweisen, insbesondere im Ausland. Es genügt, an die Gehaltsabrechnung in einer anderen Währung oder die steuerlichen Aspekte zu denken, die zu beachten sind. Welche Optionen gibt es für deutsche Unternehmen, um Probleme diesbezüglich zu vermeiden?
Die erste Möglichkeit besteht in einer Freelancer-Beschäftigung. Diese Möglichkeit bietet sich besonders bei projektbezogenen Tätigkeiten mit relativ kurzem Beschäftigungszeitraum an. Leistungen und die Vergütung werden im Rahmen des Projekts vertraglich vereinbart. Alle Konditionen werden in einem Dienstleistungsvertrag geregelt. Da diese Arbeitsverhältnisse für den Beschäftigten allerdings mit geringen arbeitsrechtlichen Sicherheiten verbunden sind, wird es für ein Unternehmen meist schwierig, wirklich hochqualifizierte Fachkräfte zu gewinnen.
Eine Alternative, die sich besonders für längerfristige Beschäftigungsverhältnisse anbietet, ist die Gründung einer Tochtergesellschaft im Ausland. Der administrative Aufwand und die Kosten dafür sind allerdings recht hoch. Ist der Prozess abgeschlossen und die Tochterfirma auf dem Markt etabliert, wird sich das mittelfristig auszahlen, da sich die neue Gesellschaft um alle Rechts-, Steuer- und Zahlungsvorgänge vor Ort kümmern wird. Für kleine Unternehmen ist der Aufwand aber meist zu hoch.
Hier lohnt es sich, Dienste einer Outsourcing-Agentur in Anspruch zu nehmen. Solche Agenturen sind unter dem Namen Employer of Record (EoR) oder Professional Employer Organization (PEO) bekannt. Sie schließen mit Mitarbeitern einen vollwertigen Arbeitsvertrag mit Kündigungsregelungen ab, die im Einklang mit dem Arbeitsrecht des jeweiligen Landes stehen.
Remote-Mitarbeiter einstellen bedeutet, sich bereits beim Auswahlprozess um die langfristige Bindung der neuen Teammitglieder Gedanken zu machen. Dazu gehören insbesondere faire und attraktive Vergütungen. Wenn Sie als Unternehmen Remote-Mitarbeiter einstellen, konkurrieren Sie automatisch mit vielen anderen Firmen der gleichen Branche auf der ganzen Welt. Zu wettbewerbsfähigen Vergütungsmodellen gehört nicht nur ein monatlich gezahltes Gehalt. Bonuszahlungen sind ein wichtiger Anreiz für herausragende Leistungen, sollten aber nicht nur an diese, sondern auch an die Zugehörigkeit zum Unternehmen geknüpft werden. Bereits beim Recruiting ist es wichtig, über Leistungsprämien und Bonussysteme zu sprechen.
Um Talente an das Unternehmen zu binden, sollte diesen die Möglichkeiten zur Qualifikation geboten werden. Auch Remote-Mitarbeiter sind in das Schulungs- und Weiterbildungsprogramm des Unternehmens einzubinden. Onlinekurse sind dabei eine gute Variante, ebenso wie die Nutzung einer firmeneigenen Wissensdatenbank. Für die meisten Mitarbeiter ist ein Aufstieg auf der Karriereleiter wünschenswert. Bereits im Einstellungsgespräch sind die Vorstellungen dazu bei dem Bewerber zu erfragen.
Eine nicht zu unterschätzende Rolle für alle Mitarbeiter des Unternehmens spielen Urlaub und die Work-Life-Balance. Teamleiter müssen auch ihre Remote-Mitarbeiter gleichberechtigt in die Urlaubsplanung einbeziehen, ebenso wie in Teambuildings-Aktivitäten.