In vielen Unternehmen fühlt sich der gewonnene Deal wie das große Finale an. Alle feiern und genau an diesem Punkt beginnt im Hintergrund häufig das eigentliche Problem. Denn die Realität im Projektumfeld zeigt, dass sich der wahre Erfolg nicht beim Vertragsabschluss entscheidet, sondern in der Lieferung. Vertriebsmanagement und Projektmanagement sind jedoch in der Praxis oft getrennte Welten.
Sie nutzen unterschiedliche Software, CRM-Systeme und Projektmanagement-Software. Sie haben unterschiedliche Daten und unterschiedliche Ziele. Das hat Übergaben, Medienbrüche, verlorene Informationen und Frust bei Mitarbeitenden und Kunden zur Folge.
Der korrekte Ansatz ist, diese Trennung mithilfe von Sales-Automation und Aufgabenverwaltung im Projekt aufzulösen. Ein Deal ist erst dann wirklich erfolgreich, wenn das Projekt stabil läuft, die Kundenziele erreicht werden und die kalkulierte Marge gehalten wird. Genau dafür braucht es integrierte Prozesse, gemeinsame Daten und eine Projektmanagement-Software, die Vertrieb und Lieferung zusammenbringt, vom ersten Angebot bis zum letzten Meilenstein.
Die berüchtigte „Handover-Phase“ zwischen Vertrieb und Projektteam ist in vielen Unternehmen ein wiederkehrendes Risiko. Formal ist alles klar: Der Deal ist gewonnen, das Angebot ist raus und die Unterschrift ist da. In der Praxis beginnt aber das Chaos:
Diese Bruchstellen sind keine Ausnahme, sondern die Regel in Organisationen, in denen Vertrieb und Projektmanagement nicht systemisch verbunden sind und die Teamkoordination im Vertrieb mit Projektmanagement nicht funktioniert. Das hat zur Folge, dass Projekte verspätet starten, die Kapazitätsplanung im Projekt schiefgeht und die Dokumentation hinterherhinkt. Was wiederum dazu führt, dass das Projektteam im Blindflug arbeitet. Kundenseitig wirkt das wie mangelnde Professionalität und auch intern führt die schlechte Koordination zu Problemen.
Der entscheidende Schritt besteht darin, ein gemeinsames Datenmodell aufzubauen, das von der ersten Anfrage bis zur letzten Annahme, also von Angebot bis Lieferung, durchgängig genutzt wird.
Dazu gehören typischerweise:
Wenn all diese Informationen nicht in getrennten Systemen, sondern in einem verbundenen Datenraum liegen, entsteht ein Datenmodell, das vom Angebot bis zur Lieferung reibungslos funktioniert. Vertriebsteams, Projektteams, Kundenservice und Management sehen denselben Stand, nur mit unterschiedlichen Perspektiven und Zugriffsrechten.
Damit verschiebt sich das Verständnis von der Übergabe vom Sales-Team zum Projekt-Team grundlegend. Es gibt keine klassische Übergabe mehr, weil das Projektteam keine neuen Daten übernimmt, sondern mit denselben Daten weiterarbeitet, die der Vertrieb bereits gepflegt hat.
Dafür braucht es natürlich eine Plattform wie Bitrix24, die diese reibungslose Übergabe ermöglicht, mit einem integrierten und umfassenden CRM, Projektmanagement-Tools und verschiedenen Funktionen für eine interne Zusammenarbeit.
[BANNER type="lead_banner_1" title="Deal-to-Delivery Blueprint: Vertrieb und Projekte eine Wahrheit" description="Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung zu erhalten" picture-src="/upload/medialibrary/c0f/04zrwoo0jpzvirn15czqu595pynw0yl9.webp" file-path="/upload/medialibrary/bbd/kwv9t461brkquv1hfaex7hkd0ruvzr2p.pdf"]Ein moderner Prozess vom Deal zur Lieferung lässt sich in wenigen, klaren Schritten beschreiben, allerdings nicht als starre Checkliste, sondern als durchgängiger Workflow.
Ein Interessent tritt in Kontakt. Vertrieb und Marketing erfassen erste Informationen zu Bedarf, Budget, Zeithorizont und Entscheidern im Vertriebsmanagement-System.
Auf Basis von Projektvorlagen und Erfahrungswerten entsteht ein Angebot, das bereits grob mit typischen Projektstrukturen kompatibel ist. Scope, Meilensteine und Risiken basieren nicht auf Intuition, sondern sind strukturiert dokumentiert.
Mit der Unterschrift wird der Deal-Status geändert und genau dieser Statuswechsel löst automatische Prozesse im Projektmanagement aus.
Mit automatisierten Regeln wird ein Projekt mit Aufgaben, Meilensteinen, Ressourcenbedarf und ersten Terminen erstellt. Das Projektteam arbeitet auf Basis vordefinierter Strukturen.
Die KI erstellt Kickoff-E-Mails, RAID-Logs und erste Kommunikationsvorlagen, direkt aus den Vertriebsdaten.
Top-Management, Vertrieb und Projektteam verfolgen Fortschritt, Status und Abweichungen in gemeinsamen Dashboards. Änderungen im Scope werden sichtbar, dokumentiert und sauber mit Kunden abgestimmt.
Dieser Ablauf ist nicht nur effizienter, sondern reduziert auch die Reibung zwischen Vertrieb und Lieferung. Die Teams arbeiten nicht gegeneinander, sondern entlang derselben Daten und Ziele.
Der Schlüssel, um diese Durchgängigkeit zu erreichen, sind Automatisierungen, die typische manuelle Übergabeschritte eliminieren.
Typische Automatismen könnten sein:
Diese Regeln sorgen dafür, dass aus einem gewonnenen Verkauf kein leeres Projekt entsteht, sondern eine strukturiert vorbereitete Lieferung. Projektteams müssen nicht mehr alles neu denken, sondern können mit fundierten Vorlagen arbeiten und sich auf projektspezifische Besonderheiten konzentrieren. Gleichzeitig steigt die Qualität, weil bestimmte zentrale Schritte, wie Dokumentation, Kundenkommunikation und interne Abstimmungen nie vergessen werden.
Ein kritischer Punkt im Übergang von Vertrieb zu Projekt ist die Ressourcenplanung. Vertriebsteams verkaufen Chancen, Projektteams müssen mit begrenzten Kapazitäten operieren und ohne gemeinsame Datenbasis entsteht hier schnell Spannung.
In einem integrierten System können Projektmanagement-Tools bereits während der Angebotsphase anzeigen:
Dadurch wird Vertriebsmanagement plötzlich realitätsnah. Ein Angebot kann nicht nur fachlich, sondern auch kapazitiv bewertet werden. Und nach dem Deal müssen nicht erst mühsam Ressourcen gesucht werden, sie sind bereits eingeplant oder bewusst reserviert worden. Das reduziert Verspätungen, Überlastungen und langfristig auch Fluktuation bei Mitarbeitenden, die sich nicht permanent verplant fühlen sollen.
Künstliche Intelligenz ermöglicht die Verbindung zwischen Vertriebsdaten und Projektkommunikation und damit Teamarbeit. Sie nutzt die im Vertriebsmanagement gepflegten Informationen, um Inhalte vorzubereiten, die früher viel Zeit und Energie gekostet haben, und macht sie im Aufgabenmanagement nutzbar:
Damit wird deutlich, dass KI nicht das Projektteam ersetzt, aber sie entlastet es massiv von repetitiver Dokumentationsarbeit. Die Qualität steigt, weil Projekte mit klaren, konsistenten Texten starten. Der Vertriebskontext geht nicht verloren, sondern wird explizit nutzbar gemacht.
Vertriebsmanagement ist in diesem Modell nicht nur ein Funktionsbereich, sondern der Startpunkt der Wertschöpfungskette, um den ganzen Prozess zu verwalten. Alles, was hier entschieden und dokumentiert wird, wirkt sich später auf Projekte, Ressourcen, Kundenservice und Unternehmensstrategie aus.
Ein professionelles Vertriebsmanagement bedeutet deshalb heute:
Vertriebsteams, die in diesem Sinne arbeiten, werden vom Versprechensgeber zum integralen Teil des Projektteams, nur mit anderem Fokus. Das verändert auch den Ruf der Vertriebsmitarbeitenden im Unternehmen. Sie werden als Partner und als ein Team wahrgenommen.
Projektmanagement-Software ist in vielen Organisationen historisch als Insellösung gewachsen. Das Projektteam hat sich sein Tool gesucht und der Vertrieb ein CRM. Die Folge sind technische, organisatorische und kulturelle Gräben.
Ein moderner Ansatz sieht die Projektmanagement-Software als Plattform, die:
Wichtig ist, dass der Begriff Projektmanagement in Unternehmen klar gefasst wird. Es geht nicht nur um Terminpläne, sondern um Steuerung von Wertschöpfung. Und diese beginnt nun einmal im Vertrieb, egal ob das Unternehmen Dienstleistungen, Produkte oder hybride Lösungen verkauft.
Damit sich ein solcher Wandel mit diesen tiefgreifenden Veränderungen intern durchsetzt, braucht es Zahlen. Typische Effekte, die Unternehmen sehen, wenn sie Vertriebsmanagement und Projektmanagement durchgängig verbinden, sind:
Diese Kennzahlen sind nicht optional, sondern entscheiden über die Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die diese Kette vom Angebot zur Lieferung im Griff haben, können in Größe aggressiver wachsen, ohne dass die Qualität kippt oder die Organisation überlastet wird.
Der Weg zur Einführung eines automatisierten Vertriebs- und Projektprozesses muss nicht radikal sein. Sinnvoll ist ein gestuftes Vorgehen, das Risiken minimiert und Akzeptanz aufbaut:
Wichtig dabei ist, dass alle Beteiligten, Vertrieb, Projektteam und Management, früh eingebunden werden. Es geht nicht um eine neue Software, sondern um eine neue Art, die Arbeit zu organisieren.
Bitrix24 zeigt sehr deutlich, wie moderne Plattformen Vertrieb, Kundenkommunikation und Projektmanagement in einem einzigen System vereinen können. Gerade in diesem Kontext spielt diese Integration eine zentrale Rolle. Informationen aus dem Vertrieb fließen ohne Brüche in Projekte, Kundenservice und interne Zusammenarbeit.
Zentrale Tools und Features:
Bitrix24 bietet dafür nicht nur klassische CRM-Funktionen, sondern mit CoPilot auch KI-gestützte Unterstützung, kanalübergreifende Kommunikation und Social-Selling-Mechanismen, die Vertriebsteams näher an ihre Zielgruppen bringen. So entsteht ein Ökosystem, in dem Daten, Aufgaben und Kundeninteraktionen nahtlos miteinander verbunden sind.
Am Ende lässt sich der Kern in einem Satz zusammenfassen: Ein reibungsloser Weg von Angebot bis Lieferung ist kein magischer Zustand, sondern das Ergebnis derselben Daten, die den gesamten Weg vom Deal bis zur Lieferung durchlaufen.
Der Deal ist und bleibt wichtig, aber er ist nur der Anfang. Erfolg entsteht, wenn Vertrieb und Projekte miteinander verbunden sind.
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Jetzt loslegenMan wählt Felder, die direkt umsetzbare Arbeit beschreiben. Scope, Meilensteine, technische Anforderungen und Risiken. Alles, was wiederkehrend ist oder klare Aktionen auslöst, wird zur Aufgabe. Vertrieb und Delivery definieren diese Felder gemeinsam.
Ja, das ist über Soft Reservations möglich. Ressourcen werden vorläufig blockiert, basierend auf der Deal-Wahrscheinlichkeit. So bleibt das Team flexibel, ohne verbindliche Zusagen zu machen.
Durch klare Change-Request-Prozesse, regelmäßige Abnahmen und eine zentrale Dokumentation aller Änderungen. Wenn alle dieselben Daten sehen, entstehen keine stillen Anpassungen.
Frühindikatoren sind Aufwand vs. Planung, Ressourcenauslastung, Anzahl offener Risiken und Scope-Änderungen. Wenn diese Werte abweichen, droht Margenverlust.
Über Meilenstein-Status, erledigte Aufgaben und dokumentierte Abnahmen im Projektmanagement-Tool. Diese Daten können automatisch mit Finanzsystemen synchronisiert werden, sodass die Finanzabteilung jederzeit weiß, wann eine Rechnung fällig ist.