Vertriebsmanagement: Vom Deal zur Lieferung ohne Übergaben

In vielen Unternehmen fühlt sich der gewonnene Deal wie das große Finale an. Alle feiern und genau an diesem Punkt beginnt im Hintergrund häufig das eigentliche Problem. Denn die Realität im Projektumfeld zeigt, dass sich der wahre Erfolg nicht beim Vertragsabschluss entscheidet, sondern in der Lieferung. Vertriebsmanagement und Projektmanagement sind jedoch in der Praxis oft getrennte Welten.

Sie nutzen unterschiedliche Software, CRM-Systeme und Projektmanagement-Software. Sie haben unterschiedliche Daten und unterschiedliche Ziele. Das hat Übergaben, Medienbrüche, verlorene Informationen und Frust bei Mitarbeitenden und Kunden zur Folge.

Der Deal als Schritt null – nicht als Ziel

Der korrekte Ansatz ist, diese Trennung mithilfe von Sales-Automation und Aufgabenverwaltung im Projekt aufzulösen. Ein Deal ist erst dann wirklich erfolgreich, wenn das Projekt stabil läuft, die Kundenziele erreicht werden und die kalkulierte Marge gehalten wird. Genau dafür braucht es integrierte Prozesse, gemeinsame Daten und eine Projektmanagement-Software, die Vertrieb und Lieferung zusammenbringt, vom ersten Angebot bis zum letzten Meilenstein.

Wo Vertrieb endet und Projekt beginnt

Die berüchtigte „Handover-Phase“ zwischen Vertrieb und Projektteam ist in vielen Unternehmen ein wiederkehrendes Risiko. Formal ist alles klar: Der Deal ist gewonnen, das Angebot ist raus und die Unterschrift ist da. In der Praxis beginnt aber das Chaos:

• Unvollständige Informationen: Projektteams erhalten nur ein Angebot und verstreute E-Mails, aber keinen konsistenten Überblick über Scope, Ziele, Stakeholder und Rahmenbedingungen.
• Unterschiedliche Annahmen: Vertriebsteams denken in Chancen, Upsell-Möglichkeiten und positiven Szenarien, während Projektteams Risiken, Limitierungen und Ressourcenengpässe sehen.
• Medienbrüche: Daten liegen in CRM-Systemen, Excel-Listen, E-Mails, Präsentationen oder im Kopf einzelner Vertriebsmitarbeitenden, aber nicht im Projektmanagement-Tool.

Diese Bruchstellen sind keine Ausnahme, sondern die Regel in Organisationen, in denen Vertrieb und Projektmanagement nicht systemisch verbunden sind und die Teamkoordination im Vertrieb mit Projektmanagement nicht funktioniert. Das hat zur Folge, dass Projekte verspätet starten, die Kapazitätsplanung im Projekt schiefgeht und die Dokumentation hinterherhinkt. Was wiederum dazu führt, dass das Projektteam im Blindflug arbeitet. Kundenseitig wirkt das wie mangelnde Professionalität und auch intern führt die schlechte Koordination zu Problemen.

Ein gemeinsames Datenmodell für Vertrieb und Projekte

Der entscheidende Schritt besteht darin, ein gemeinsames Datenmodell aufzubauen, das von der ersten Anfrage bis zur letzten Annahme, also von Angebot bis Lieferung, durchgängig genutzt wird.

Dazu gehören typischerweise:

• Vertriebsdaten: Interessent, Kunde, Kontaktpersonen, Entscheidungswege, Angebotsverlauf, Wettbewerber, Budget
• Scope-Daten: Leistungen, Produkte, Service-Umfang, Annahmen, Grenzen, Ausschlüsse, Meilensteine
• Projektdaten: Ressourcen, Rollen, Kapazitäten, Projektvorlagen, Risiken, Abhängigkeiten, Status, Fortschritt

Wenn all diese Informationen nicht in getrennten Systemen, sondern in einem verbundenen Datenraum liegen, entsteht ein Datenmodell, das vom Angebot bis zur Lieferung reibungslos funktioniert. Vertriebsteams, Projektteams, Kundenservice und Management sehen denselben Stand, nur mit unterschiedlichen Perspektiven und Zugriffsrechten.

Damit verschiebt sich das Verständnis von der Übergabe vom Sales-Team zum Projekt-Team grundlegend. Es gibt keine klassische Übergabe mehr, weil das Projektteam keine neuen Daten übernimmt, sondern mit denselben Daten weiterarbeitet, die der Vertrieb bereits gepflegt hat.

Dafür braucht es natürlich eine Plattform wie Bitrix24, die diese reibungslose Übergabe ermöglicht, mit einem integrierten und umfassenden CRM, Projektmanagement-Tools und verschiedenen Funktionen für eine interne Zusammenarbeit.

Deal-to-Delivery Blueprint: Vertrieb und Projekte eine Wahrheit

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Vom Deal zur Lieferung – End-to-End-Prozess

Ein moderner Prozess vom Deal zur Lieferung lässt sich in wenigen, klaren Schritten beschreiben, allerdings nicht als starre Checkliste, sondern als durchgängiger Workflow.

1. Schritt: Anfrage und Qualifizierung

Ein Interessent tritt in Kontakt. Vertrieb und Marketing erfassen erste Informationen zu Bedarf, Budget, Zeithorizont und Entscheidern im Vertriebsmanagement-System.

2. Schritt: Angebot und Scope-Definition

Auf Basis von Projektvorlagen und Erfahrungswerten entsteht ein Angebot, das bereits grob mit typischen Projektstrukturen kompatibel ist. Scope, Meilensteine und Risiken basieren nicht auf Intuition, sondern sind strukturiert dokumentiert.

3. Schritt: Deal gewonnen

Mit der Unterschrift wird der Deal-Status geändert und genau dieser Statuswechsel löst automatische Prozesse im Projektmanagement aus.

4. Schritt: Projektdokumentation automatisieren und Projektvorlagen erstellen

Mit automatisierten Regeln wird ein Projekt mit Aufgaben, Meilensteinen, Ressourcenbedarf und ersten Terminen erstellt. Das Projektteam arbeitet auf Basis vordefinierter Strukturen.

5. Schritt: Kickoff und Lieferung

Die KI erstellt Kickoff-E-Mails, RAID-Logs und erste Kommunikationsvorlagen, direkt aus den Vertriebsdaten.

6. Schritt: Steuerung und Anpassung

Top-Management, Vertrieb und Projektteam verfolgen Fortschritt, Status und Abweichungen in gemeinsamen Dashboards. Änderungen im Scope werden sichtbar, dokumentiert und sauber mit Kunden abgestimmt.

Dieser Ablauf ist nicht nur effizienter, sondern reduziert auch die Reibung zwischen Vertrieb und Lieferung. Die Teams arbeiten nicht gegeneinander, sondern entlang derselben Daten und Ziele.

Automatisierung – Vom Angebot zur Projektvorlage in Sekunden

Der Schlüssel, um diese Durchgängigkeit zu erreichen, sind Automatisierungen, die typische manuelle Übergabeschritte eliminieren.

Typische Automatismen könnten sein:

• Regel 1: Wenn ein Deal mit Produktlinie X gewonnen wird, lege Projektvorlage X an, inklusive Meilensteinen und Standardaufgaben.
• Regel 2: Weise Standardrollen zu (z. B. Projektleitung, Fachverantwortliche, Kundenansprechpartner) auf Basis von Vertriebsteam, Region oder Portfolio.
• Regel 3: Erzeuge Aufgaben für Onboarding, Kickoff, technische Vorbereitung, Dokumentation und erste Lieferpakete mit geplanten Terminen.

Diese Regeln sorgen dafür, dass aus einem gewonnenen Verkauf kein leeres Projekt entsteht, sondern eine strukturiert vorbereitete Lieferung. Projektteams müssen nicht mehr alles neu denken, sondern können mit fundierten Vorlagen arbeiten und sich auf projektspezifische Besonderheiten konzentrieren. Gleichzeitig steigt die Qualität, weil bestimmte zentrale Schritte, wie Dokumentation, Kundenkommunikation und interne Abstimmungen nie vergessen werden.

Ressourcenplanung – Integrierte Daten, die Überlastung verhindern

Ein kritischer Punkt im Übergang von Vertrieb zu Projekt ist die Ressourcenplanung. Vertriebsteams verkaufen Chancen, Projektteams müssen mit begrenzten Kapazitäten operieren und ohne gemeinsame Datenbasis entsteht hier schnell Spannung.

In einem integrierten System können Projektmanagement-Tools bereits während der Angebotsphase anzeigen:

• Verfügbarkeit der relevanten Rollen im geplanten Zeitraum
• Konflikte mit bestehenden Projekten, zum Beispiel zwei große Einführungen zur selben Zeit
• Engpässe bei bestimmten Skills oder Funktionen, die zusätzliche Einstellungen oder externe Ressourcen erfordern

Dadurch wird Vertriebsmanagement plötzlich realitätsnah. Ein Angebot kann nicht nur fachlich, sondern auch kapazitiv bewertet werden. Und nach dem Deal müssen nicht erst mühsam Ressourcen gesucht werden, sie sind bereits eingeplant oder bewusst reserviert worden. Das reduziert Verspätungen, Überlastungen und langfristig auch Fluktuation bei Mitarbeitenden, die sich nicht permanent verplant fühlen sollen.

KI in Aufgaben- und Projektmanagement-Tools

Künstliche Intelligenz ermöglicht die Verbindung zwischen Vertriebsdaten und Projektkommunikation und damit Teamarbeit. Sie nutzt die im Vertriebsmanagement gepflegten Informationen, um Inhalte vorzubereiten, die früher viel Zeit und Energie gekostet haben, und macht sie im Aufgabenmanagement nutzbar:

• Kickoff-E-Mails: Aus Deal-Beschreibung, Scope, Beteiligten und Meilensteinen generiert die KI einen professionellen E-Mail-Entwurf an Kunden und intern an das Projektteam mit klaren Zielen, Agenda, Erwartungen und nächsten Schritten.
• RAID-Logs: KI extrahiert aus Angebot, interner Bewertung und Sales-Notizen die wichtigsten Risiken, Annahmen, offenen Punkte und Abhängigkeiten und bringt sie in eine strukturierte Form, die Projektteams direkt nutzen können.
• Aufgabenbeschreibungen: Statt die Implementierung zu starten, entstehen präzise Aufgaben mit Kontext, Verantwortlichen und einer klaren Definition einer erledigten Aufgabe.

Damit wird deutlich, dass KI nicht das Projektteam ersetzt, aber sie entlastet es massiv von repetitiver Dokumentationsarbeit. Die Qualität steigt, weil Projekte mit klaren, konsistenten Texten starten. Der Vertriebskontext geht nicht verloren, sondern wird explizit nutzbar gemacht.

Vertriebsmanagement als Startpunkt der Wertschöpfung

Vertriebsmanagement ist in diesem Modell nicht nur ein Funktionsbereich, sondern der Startpunkt der Wertschöpfungskette, um den ganzen Prozess zu verwalten. Alles, was hier entschieden und dokumentiert wird, wirkt sich später auf Projekte, Ressourcen, Kundenservice und Unternehmensstrategie aus.

Ein professionelles Vertriebsmanagement bedeutet deshalb heute:

• nicht nur Angebote schreiben, sondern Daten pflegen, die für das Projektumfeld relevant sind
• nicht nur Deals gewinnen, sondern realistische Commitment-Strukturen schaffen
• nicht nur Umsatz treiben, sondern die Lieferbarkeit und Marge mitdenken

Vertriebsteams, die in diesem Sinne arbeiten, werden vom Versprechensgeber zum integralen Teil des Projektteams, nur mit anderem Fokus. Das verändert auch den Ruf der Vertriebsmitarbeitenden im Unternehmen. Sie werden als Partner und als ein Team wahrgenommen.

Projektmanagement-Software als Integrationsplattform

Projektmanagement-Software ist in vielen Organisationen historisch als Insellösung gewachsen. Das Projektteam hat sich sein Tool gesucht und der Vertrieb ein CRM. Die Folge sind technische, organisatorische und kulturelle Gräben.

Ein moderner Ansatz sieht die Projektmanagement-Software als Plattform, die:

• sich mit CRM und Vertriebsmanagement-Systemen verbindet,
• Integrationen zu E-Mail, Kalendern und Kollaborations-Tools bietet,
• Projektvorlagen, Ressourcenplanung und Portfolio-Sicht vereint und auf einen Blick ermöglicht,
• Daten nicht einsperrt, sondern für andere Bereiche und Mitarbeitende verfügbar macht,
• die Vertriebsstrategie möglich macht.

Wichtig ist, dass der Begriff Projektmanagement in Unternehmen klar gefasst wird. Es geht nicht nur um Terminpläne, sondern um Steuerung von Wertschöpfung. Und diese beginnt nun einmal im Vertrieb, egal ob das Unternehmen Dienstleistungen, Produkte oder hybride Lösungen verkauft.

Messbare Effekte – Geschwindigkeit und Kundenerlebnis

Damit sich ein solcher Wandel mit diesen tiefgreifenden Veränderungen intern durchsetzt, braucht es Zahlen. Typische Effekte, die Unternehmen sehen, wenn sie Vertriebsmanagement und Projektmanagement durchgängig verbinden, sind:

• Reduzierung der Übergabezeit von mehreren Tagen oder Wochen auf wenige Stunden, das heißt, dass Projekte deutlich früher starten.
• Weniger Margin Leakage durch klare Scope-Definition, eine bessere Dokumentation von Änderungen und eine realistische Ressourcenplanung.
• Weniger Eskalationen und Nachverhandlungen mit Kunden, weil Zusagen, Scope, Annahmen und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert sind.

Diese Kennzahlen sind nicht optional, sondern entscheiden über die Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die diese Kette vom Angebot zur Lieferung im Griff haben, können in Größe aggressiver wachsen, ohne dass die Qualität kippt oder die Organisation überlastet wird.

Schritte zur Einführung

Der Weg zur Einführung eines automatisierten Vertriebs- und Projektprozesses muss nicht radikal sein. Sinnvoll ist ein gestuftes Vorgehen, das Risiken minimiert und Akzeptanz aufbaut:

1. Schritt: Pilotbereich wählen – eine Produktlinie oder Dienstleistung auswählen, bei der Projekte klar strukturiert sind.
2. Schritt: Projektvorlagen entwickeln – gemeinsam mit Vertrieb und Projektteam typische Meilensteine, Aufgaben und Risiken definieren.
3. Schritt: Automatisierungen konfigurieren – Regeln festlegen, wann aus einem Angebot ein Projekt wird, welche Felder übernommen werden und welche Workflows starten.
4. Schritt: KI aktiv nutzen – Kickoff-E-Mails, RAID-Logs und Aufgabenbeschreibungen testweise von KI unterstützen lassen und Erfahrungen sammeln.
5. Schritt: Messen, lernen, einführen: Übergabezeiten, Projektstarts, Margenstabilität und Kundenzufriedenheit vor und nach der Umstellung vergleichen und das Modell schrittweise auf weitere Bereiche übertragen.

Wichtig dabei ist, dass alle Beteiligten, Vertrieb, Projektteam und Management, früh eingebunden werden. Es geht nicht um eine neue Software, sondern um eine neue Art, die Arbeit zu organisieren.

Bitrix24 – Vertriebs- und Projektprozesse intelligent verbinden

Bitrix24 zeigt sehr deutlich, wie moderne Plattformen Vertrieb, Kundenkommunikation und Projektmanagement in einem einzigen System vereinen können. Gerade in diesem Kontext spielt diese Integration eine zentrale Rolle. Informationen aus dem Vertrieb fließen ohne Brüche in Projekte, Kundenservice und interne Zusammenarbeit.

Zentrale Tools und Features:

• CoPilot in Chat – KI-gestützte Unterstützung in Echtzeit, die Nachrichten formuliert, Antworten vorbereitet und Vertriebsmitarbeitende bei der Kommunikation mit Interessenten und Kunden entlastet.
• Social Selling – Werkzeuge, die Vertriebsteams helfen, Leads über soziale Netzwerke zu identifizieren, Beziehungen aufzubauen und relevante Inhalte direkt aus dem CRM heraus zu teilen.
• Kontaktcenter – Ein zentraler Kommunikationshub, der E-Mail, Telefonie, Live-Chat, Social Media und Messenger bündelt, sodass alle Kundeninteraktionen dokumentiert und für den Vertrieb und Projektteams nutzbar sind.

Bitrix24 bietet dafür nicht nur klassische CRM-Funktionen, sondern mit CoPilot auch KI-gestützte Unterstützung, kanalübergreifende Kommunikation und Social-Selling-Mechanismen, die Vertriebsteams näher an ihre Zielgruppen bringen. So entsteht ein Ökosystem, in dem Daten, Aufgaben und Kundeninteraktionen nahtlos miteinander verbunden sind.

Fazit: Der Schlüssel ist eine konsequente Datennutzung

Am Ende lässt sich der Kern in einem Satz zusammenfassen: Ein reibungsloser Weg von Angebot bis Lieferung ist kein magischer Zustand, sondern das Ergebnis derselben Daten, die den gesamten Weg vom Deal bis zur Lieferung durchlaufen.

• Wenn Vertriebsmanagement, Projektmanagement und Ressourcenplanung auf einer gemeinsamen Basis arbeiten, wird aus dem gewonnenen Deal nicht nur ein Eintrag im CRM, sondern ein sauber aufgesetztes Projekt mit klaren Aufgaben, Rollen und Meilensteinen.
• Automatisierung und CoPilot-Funktionen verkürzen Übergabezeiten, reduzieren Margenverluste und verbessern die Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg.

Der Deal ist und bleibt wichtig, aber er ist nur der Anfang. Erfolg entsteht, wenn Vertrieb und Projekte miteinander verbunden sind.

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