Zugriff auf Dokumente kontrollieren
Wenn ein Deal unterschriftsreif ist, sollte die Dokumentenunterzeichnung im bestehenden Verkaufsprozess bleiben. E-Signature Software unterstützt Vertriebsteams dabei, Angebote, Verträge und Vereinbarungen aus dem CRM-Kontext vorzubereiten, an die vorgesehenen Unterzeichner zu senden und den aktuellen Status zu verfolgen.
Bitrix24 bildet diesen Ablauf dealbezogen ab. Vorlagen, Berechtigungen und Statusinformationen bleiben mit dem jeweiligen Geschäft verknüpft, sodass klar bleibt, welches Dokument zum Abschluss gehört und welcher nächste Schritt ansteht.
Offene Signaturen im Deal verfolgen
Nach dem Versand zeigt der Dokument- beziehungsweise Deal-Kontext, ob die Signatur noch aussteht oder der Vorgang weitergeführt werden kann. Das Team erkennt damit, bei welchen Abschlüssen ein nächster Schritt erforderlich ist.
Offene Signaturanfragen lassen sich gezielt in die weitere Deal-Bearbeitung einordnen.
Dealbezogene Dokumente vorbereiten
Starten Sie beim CRM-Deal, für den ein Angebot oder Vertrag benötigt wird. Vorlagen unterstützen einheitliche Unterlagen, während Dokument und Verkaufsprozess im gleichen Kontext bleiben.
- Wiederkehrende Vereinbarungen aus Vorlagen erstellen
- Dokumente dem passenden Deal zuordnen
- Inhalte und Empfänger vor dem Versand prüfen
Signaturanfragen aus dem Deal senden
Nach der Vorbereitung legen Sie die vorgesehenen Unterzeichner fest und stoßen die Signaturanfrage aus dem laufenden Deal-Workflow an. Der Vorgang muss nicht in einem separaten System neu erfasst werden.
So bleiben Versand und Abschluss direkt miteinander verbunden.
Zugriff auf Dokumente kontrollieren
Bei elektronischen Dokumenten sollte klar sein, wer sie ansehen, bearbeiten oder zur Signatur versenden darf. Rollenbezogene Berechtigungen helfen, diese Aktionen an Zuständigkeiten im Team auszurichten.
Vertrieb und Verwaltung arbeiten dadurch mit den jeweils vorgesehenen Unterlagen und Rechten.
Dokumente und Deals nachvollziehbar verknüpfen
Die Zuordnung zum CRM-Deal schafft einen gemeinsamen Bezugspunkt für alle beteiligten Rollen. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Unterlage zu welchem Abschluss gehört und wie weit der Signaturprozess fortgeschritten ist.
Das erleichtert die Übergabe zwischen Vertrieb und Verwaltung, ohne den Dokumentkontext aus dem Deal zu lösen.
Elektronische Signaturen in den Verkaufsprozess integrieren
CRM e-signature eignet sich besonders für Vertriebsprozesse, in denen Angebote und Verträge regelmäßig erstellt und unterzeichnet werden. Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung bilden dabei einen zusammenhängenden Ablauf rund um den Deal.
So wird die Online-Dokumentenunterzeichnung zu einem festen Schritt im Abschlussprozess statt zu einer separaten Aufgabe.
