Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Sie können Ihre Dateien in Bitrix24 hochladen und dort diese mit anderen Kollegen teilen: Präsentationen, Videos und andere Dokumente werden so für alle oder nur für bestimmte Kollegen verfügbar und können gemeinsam bearbeitet werden. Alle Dokumente werden sofort indexiert und durch die interne Suche erfasst.

Persönliche und gemeinsame Dokumente

Bitrix24 bietet drei verschiedene Drive-Typen an. Der Drive unter “Mein Arbeitsplatz” ist ein persönlicher Dateispeicher, auf welchen die anderen Kollegen standardmäßig keinen Zugriff haben. Hier kann man also private Dokumente ruhig ablegen. Dabei kann jeder Nutzer seine persönlichen Dokumente auch für die anderen freigeben, falls gewünscht oder erforderlich. In den Gruppen-Drives sind Dokumente enthalten, welche in den jeweiligen Projektgruppen hochgeladen wurden.

Schließlich gibt es auch einen allgemeinen Drive, wo Dateien abgelegt sind, welche für alle Mitarbeiter verfügbar sein sollen.

Gemeinsame Arbeit an Dokumenten: jetzt noch einfacher!

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt jetzt direkt im Activity Stream, wo Sie Kommentare schreiben, neue Dokumentversionen anhängen, Feedback dazu erhalten und alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit sehen können. Wenn Sie ein Dokument anhängen und es an Ihre Kollegen senden, können Sie diesen erlauben, das Dokument auch gleich zu bearbeiten. sodass dadurch eine lebendige Diskussion ausgelöst und im Endeffekt effektive Zusammenarbeit unterstützt wird

Nachdem Sie und Ihre Kollegen alle Änderungen am Dokument vorgenommen haben, können Sie es in der Dokumentenbibliothek Ihres Intranets speichern, auf Ihren lokalen Computer herunterladen oder ganz einfach im Activity Stream hängen lassen. Und wenn Sie dieses Dokument wieder einmal ändern wollen, können Sie es schnell finden, indem Sie die Suchfunktion benutzen, den alle Dokumente werden in Ihrem Bitrix24 Intranet indexiert und von der Suche erfasst.

Änderungshistory

Jedes Dokument, welches Sie in Ihrem Bitrix24 abspeichern, verfügt über eine eigene Änderungshistory. Wird eine neue Version des Dokumentes hochgeladen, bleibt dabei auch die alte Version erhalten und kann bei Bedarf zu jeder Zeit wiederhergestellt werden. Bei jeder Änderung kann man auch nachverfolgen, wann und von wem sie vorgenommen wurde.

Dokumente online erstellen und bearbeiten

Auch wenn Sie kein Office-Paket haben, können Sie in Bitrix24 mit Dokumenten arbeiten. Dank der Integration mit Google Docs, Office 365 sowie mit den MS Office Online können Sie Dokumente, welche in Ihrem Bitrix24 abgespeichert sind, mithilfe von Ihren Google und Microsoft Accounts öffnen, anzeigen und bearbeiten.

Sie können Dokumente in Form von Texten, Tabellen oder Präsentation direkt in Ihrem Intranet erstellen. Diese Dokumente können über den Activity Stream gesendet, an Aufgaben angehängt und schließlich von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeitet werden.

Dokumente zur Bearbeitung sperren

Wird ein gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter nicht erwünscht, steht jedem Nutzer in Bitrix24 eine Sperrfunktion zur Verfügung: damit können Sie ein beliebiges Dokument zur Bearbeitung sperren, sodass niemand außer Ihnen Änderungen im Dokument vornehmen kann. Haben Sie die Arbeit am Dokument beendet, können Sie es für die anderen wieder freigeben.

Dokumente über Anwendungen auf Ihrem PC bearbeiten

Sie können eine lokal installierte Software wie etwa MS Office, OpenOffice, Pages für Mac oder auch Adobe Photoshop benutzen, um Dokumente in Ihrem Bitrix24-Account zu bearbeiten. Installieren Sie die Desktop-App und aktivieren Sie dort Bitrix24.Drive – und jetzt, wenn Sie ein neues Dokument erstellen oder ein existierendes Dokument bearbeiten möchten, können Sie das mit Ihrer lokalen Anwendung machen. Sind Sie mir Erstellung/Bearbeitung fertig, wird das Dokument automatisch in Ihrem Bitrix24-Account gespeichert.

Integration mit externen Drives

Bitrix24 arbeitet mit Dropbox, Google Drive, OneDrive und anderen Cloud-Speichern. Nutzer können Dateien von ihren persönlichen Accounts hochladen, die Dateien werden indexiert und sind dann entsprechend den standardmäßigen Zugriffsrechten in Bitrix24 sofort verfügbar. Außerdem kann man sehen, ob es eine aktuellere Version einer Datei im externen Cloud-Speicher gibt, als die Version, welche in Bitrix24 hochgeladen wurde.

Sofortsuche

Bitrix24 ermöglicht eine Sofortsuche, mit welcher alle Dateien, Einträge, Nachrichten und sonstige Inhalte indexiert werden. Die Indexierung erfolgt dabei sofort nach der Veröffentlichung neuer Inhalte, was den aktuellen Stand der Suchergebnisse immer sicherstellt. Auch die Bewertung durch Nutzer (mithilfe von der Schaltfläche "Gefällt mir") wird bei der Suche berücksichtigt.

Genehmigungs-Workflows

Bitrix24 ermöglicht es Ihnen, verschiedene Dokumentenworkflows zu erstellen, um bspw. einen Entwurf des Dokumentes zu veröffentlichen und es zu genehmigen, um eine Expertenmeinung oder eine mehrstufige Genehmigung zu bekommen etc.

Verfahren zur Kostenerstattung, Antrag auf eine Dienstreise oder eine beliebige Liste auf der Basis von Records Management – all das kann man mithilfe vom integrierten Designer der Geschäftsprozesse realisieren.

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