Zugriff nach Rollen regeln

Ein Vertrag kann sich im Entwurf, in der Prüfung oder vor der Freigabe befinden. Die Statusverfolgung macht sichtbar, wo das Dokument im vereinbarten Ablauf steht und welcher Schritt als Nächstes ansteht.

Verantwortliche verfolgen den Dokumentenfortschritt gemeinsam mit dem Deal, statt ihn separat festzuhalten.

Speichern Sie Verträge, Angebote und ergänzende Dateien direkt am passenden Deal. So bleiben Dokumente mit Unternehmen, Kontakt, Verantwortlichen und dem aktuellen Geschäftsstatus verbunden.

• Dateien nach Deal, Kontakt oder Unternehmen auffinden
• Vertragsunterlagen im laufenden Verkaufsprozess aktualisieren
• Dokumente im jeweiligen CRM-Kontext prüfen

Für wiederkehrende Vertragsunterlagen schaffen Vorlagen einen einheitlichen Ausgangspunkt. Relevante CRM-Daten können in den vorgesehenen Dokumentenworkflow einfließen, bevor das Dokument zur Prüfung oder weiteren Bearbeitung weitergegeben wird.

Vertragsdokumente benötigen oft einen begrenzten Bearbeiterkreis. Organisieren Sie Berechtigungen passend zu den Rollen im Dealprozess und beschränken Sie die Bearbeitung auf zuständige Personen.

Damit bleibt der Zugriff kontrollierbar, ohne die Dokumente aus dem CRM-Zusammenhang herauszulösen.

Bei Verhandlungen entstehen mehrere Fassungen eines Vertrags. Versionierung hilft, die aktuelle Datei von früheren Bearbeitungsständen zu unterscheiden und den Verlauf der Änderungen nachzuvollziehen.

So lässt sich vor dem nächsten Prozessschritt leichter prüfen, welche Fassung verwendet werden soll.

Der Workflow beginnt mit einem Vertrag aus einer Vorlage am Deal. Zuständige Personen prüfen das Dokument, nehmen Änderungen vor und verfolgen den Status bis zur nächsten Entscheidung.

So verbindet Bitrix24 CRM-Dokumentenverwaltung mit der täglichen Deal-Arbeit: Datei, Zuständigkeit und Prozessschritt bleiben zusammen.