Effiziente Organisation und Zusammenarbeit im ehrenamtlichen Verein

Ich bin Mitglied in dem ehrenamtlichen Verein aixsolution e.V. und wir nutzen Bitrix24 seit einigen Monaten. Wie die Vorsilbe „aix“ andeutet, sind wir in Aachen heimisch und als studentische Unternehmensberatung eng mit der RWTH Aachen University verbunden. Einerseits beraten wir Unternehmen von kleinen Start-Ups bis hin zu mittelständischen Unternehmen und Behörden. Andererseits schulen wir unsere Mitglieder sowie die Studenten der RWTH Aachen zusammen mit unseren namenhaften Kooperationspartnern aus der Beratungsbranche.

Durch den Aufbau als studentischer Verein unterliegen wir durch Praktika, Auslandsaufenthalte und Studienabschlüsse einer sehr hohen Fluktuation bei unseren Mitgliedern. Bei sehr diversifizierten Projekten und mehr als 50 Mitgliedern kann dies zu erheblichen Know-How-Verlusten führen, sofern es nicht eine zentrale Wissensbasis gibt. Hierfür ist es unerlässlich, Dokumentationen, LessonsLearned, Prozesse und Diskussionen gesammelt auf einer Plattform darzustellen.

Auf der Suche nach eben solch einer Plattform waren die Anforderungen folgendermaßen definiert:

• Ein vernünftiges CRM-Tool, um die Kommunikation mit unseren Kunden zu erleichtern
• Eine vernünftige Smartphone-App zur mobilen Kommunikation und Zusammenarbeit
• Integration diverser Funktionen wie Abstimmungen und Kalenderintegration
• Abbilden der vielfältigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten unseres Vereins

Nach einiger Recherche und Abgleich der Funktionen mit unseren Anforderungen stellte sich Bitrix24 als einzige sinnvolle Alternative dar. Vor der Einführung waren Kommunikation und Datenbasis vollständig voneinander getrennt und nur schwer vereinbar. Bitrix24 hat nicht nur die notwendige Schnittstelle geschaffen, sondern stellt uns noch sehr viel mehr Funktionen zur Verfügung, um unsere Produktivität auf ein neues Level zu heben. Nach der intuitiven Integration der Mitglieder in die Software entwickelte sich die Einführung schnell zu einem Selbstläufer, da die Mitglieder seitdem ausnahmslos begeistert sind.

Die Organisation unseres Vereins ist Dank der Projektgruppenfunktion kinderleicht. Auch die intuitive Anbindung des Drives und die Kalendersynchronisation haben für Begeisterung gesorgt. Die Kalenderfunktion hat uns erheblich weitergeholfen, da es nun spielend einfach ist, Besprechungen zu planen und den Überblick zu behalten, wer bereits zugesagt hat und von wem noch eine Antwort aussteht. Außerdem konnten wir die vorher bestehende Vielzahl an Medien erheblich reduzieren. Auf diese Weise konnten Messenger- und Terminabstimmungsmedien ersetzt werden. Die Mitglieder sind durch die betriebssystemübergreifende Smartphone-App, die Desktop- sowie die Browserversion zuverlässig erreichbar. Auch die umfassenden Zugriffsrechteinstellungen sind für uns von hohem Wert. So können wir sicherstellen, dass kritische Informationen und Daten nur von den berechtigten Mitgliedern eingesehen und angepasst werden können. Des Weiteren ist die Unterstützung bzw. der Support hervorzuheben, durch den Fragen absolut schnell und zuverlässig geklärt werden können.

Die Einführung in unseren Verein haben wir in zwei Stufen vollzogen. Zunächst haben wir unsere Führungsebene in kleinem Rahmen geschult und die wichtigsten Randbedingungen zur Organisation unseres Bitrix24 geklärt. Anschließend haben wir im Rahmen einer Präsentation vor dem gesamten Verein die Mitglieder auf die neue Plattform vorbereitet. Besonders großen Anklang fand dabei auch das interaktive Organigramm, welches es gerade den neuen Mitgliedern erheblich erleichtert, die richtigen Ansprechpartner zu finden und zu kontaktieren.



Abschließend bleibt zu sagen: Bitrix24 hat unsere Anforderungen vollkommen erfüllt und uns viele neue Wege eröffnet, um unsere Kommunikations- und Organisationsstrukturen sowie Abläufe erheblich zu verbessern. Unsere Erwartungen wurden hierbei übertroffen. Wir freuen uns auf die weitere Arbeit mit unserem Bitrix24.