Qualität der Dialoge auswerten
Wenn Interessenten außerhalb Ihrer Geschäftszeiten schreiben, kann ein CRM-Chatbot bereits die wichtigsten Angaben aufnehmen. Er fragt Bedarf und Kontaktdaten ab und bereitet die Anfrage für die weitere Bearbeitung im CRM vor.
So erhält der Vertrieb mehr als eine freie Nachricht: Der Lead enthält den Gesprächskontext, die Antworten aus der Qualifizierung und einen definierten nächsten Schritt. Anschließend lässt er sich dem passenden Verantwortlichen zuweisen und im Verkaufsprozess weiterverfolgen.
Ablauf und Berechtigungen festlegen
Definieren Sie vor dem Start die Fragen, zu erfassenden CRM-Daten und Bedingungen für die Übergabe. Legen Sie außerdem fest, wer Dialoge, CRM-Aktionen und Zuordnungsregeln verwalten darf.
Klare Berechtigungen begrenzen Änderungen auf die zuständigen Personen und halten die Verantwortung für die weitere Leadbearbeitung nachvollziehbar.
Vom Chat zur qualifizierten Anfrage
Der Ablauf beginnt, sobald ein Besucher den Chat startet. Vorab definierte Fragen erfassen nicht nur Kontaktdaten, sondern auch den konkreten Bedarf, den Einsatzbereich oder den gewünschten Beratungstermin.
- Kontaktdaten aufnehmen
- Anfragegrund und Bedarf abfragen
- Antworten als Leadinformationen dokumentieren
Trigger, CRM-Aktion und Ergebnis
Startet ein Besucher einen Dialog, löst der Trigger die Qualifizierungsfragen aus. Die anschließende CRM-Aktion erstellt oder aktualisiert den Lead und übernimmt die verfügbaren Antworten.
Das Ergebnis ist eine dokumentierte Anfrage mit Qualifizierungsdaten und einem nächsten Bearbeitungsschritt. So lässt sich nachvollziehen, wie viele Chatkontakte erfasst, qualifiziert und übergeben wurden.
Qualifizierte Leads richtig zuweisen
Die Übergabe orientiert sich an den Angaben aus dem Dialog und an Ihrer Vertriebsstruktur. Ein qualifizierter Lead kann dem zuständigen Mitarbeiter oder Team zugeordnet werden.
Der Verantwortliche startet mit dem Gesprächskontext und den hinterlegten Antworten, statt dieselben Einstiegsfragen erneut zu stellen.
Qualität der Dialoge auswerten
Auswertungen zeigen, ob aus Chatkontakten qualifizierte Leads entstehen. Vergleichen Sie erfasste Dialoge mit qualifizierten Anfragen und prüfen Sie, an welchen Fragen Besucher den Ablauf verlassen.
Diese Erkenntnisse helfen, Fragen, Übergaberegeln und die Zuordnung zu Vertriebsverantwortlichen gezielt anzupassen.
In den CRM-Verkaufsprozess einbinden
Der Chatbot entfaltet seinen Nutzen, wenn die Qualifizierung direkt in den Verkaufsprozess übergeht. Verknüpfen Sie die erfassten Angaben mit CRM-Feldern, Leadstatus und Aktivitäten.
Damit wird der Chat zum dokumentierten Einstieg in die persönliche Kontaktaufnahme – von der ersten Frage bis zur Zuständigkeit im Vertrieb.
