Den Zeitpunkt an der Lead-Situation ausrichten
Ein Lead zeigt Interesse, aber der vereinbarte Rückruf oder die zugesagte Nachricht steht noch aus. CRM-Follow-up-Erinnerungen halten den nächsten Kontakt direkt am Lead fest und unterstützen Vertriebsmitarbeitende dabei, aktive Verkaufschancen konsequent weiterzuführen.
In Bitrix24 legen Sie für den CRM-Datensatz eine Aufgabe mit Termin und verantwortlicher Person an. So ist erkennbar, was als Nächstes ansteht, während Teamleitungen offene oder fällige Nachfassaktionen prüfen können.
Offene Follow-ups im Team prüfen
Für die Vertriebsleitung zählt nicht nur, wie viele Erinnerungen geplant sind. Entscheidend ist auch, welche Aufgaben fällig oder überfällig sind und bei welchen Leads der nächste Kontakt noch aussteht.
Aufgabenübersichten und CRM-Auswertungen unterstützen regelmäßige Prüfungen. Das Team kann offene Kontakte priorisieren und wiederkehrende Verzögerungen im Prozess besprechen.
Vom Lead-Signal zur geplanten Aufgabe
Eine sinnvolle Erinnerung beginnt mit einem konkreten Ereignis: Der Lead bittet um ein Angebot, möchte später kontaktiert werden oder benötigt weitere Informationen. Daraus entsteht eine Aufgabe mit Bezug zum Lead, Termin und Zuständigkeit.
- Auslöser: Ein Gespräch oder eine Reaktion führt zu einem vereinbarten nächsten Schritt.
- CRM-Aktion: Die zuständige Person plant den Kontakt zum passenden Zeitpunkt.
- Ergebnis: Der nächste Schritt bleibt nachvollziehbar und kann termingerecht bearbeitet werden.
Den Zeitpunkt an der Lead-Situation ausrichten
Der passende Zeitpunkt hängt vom Anlass ab: Ein Rückruf kann kurz nach einer Anfrage sinnvoll sein, während nach dem Angebotsversand oder einer internen Entscheidung mehr Zeit vergehen kann.
Ordnen Sie die Erinnerung dem richtigen Lead und der jeweiligen Prozessphase zu. Dadurch bleibt sichtbar, warum der Kontakt geplant wurde und welche Information im nächsten Gespräch wichtig ist.
Zuständigkeiten und Zugriffe festlegen
Jede Erinnerung braucht eine eindeutig verantwortliche Person. Aufgaben lassen sich einem Mitarbeitenden zuordnen, während CRM-Berechtigungen festlegen, wer Leads und zugehörige Aktivitäten bearbeiten darf.
Administratoren können Rollen und Zugriffe an den Arbeitsablauf anpassen. So sehen Mitarbeitende die für ihre Follow-ups benötigten Daten, ohne dass automatisch alle CRM-Datensätze zugänglich sind.
Nach dem Follow-up im CRM weiterarbeiten
Nach dem Kontakt folgt häufig ein weiterer Schritt: ein Angebot, eine dokumentierte Aktivität oder eine neue Prozessphase. Wenn diese Informationen am Lead oder Deal festgehalten werden, bleibt der Verlauf für das Team verständlich.
Verbinden Sie die Erinnerung deshalb mit der Dokumentation von Kommunikation und der weiteren Lead- oder Deal-Bearbeitung. So wird aus einem einzelnen Termin ein nachvollziehbarer Vertriebsablauf.
Follow-up-Ablauf im Team einrichten
Starten Sie mit den Situationen, in denen Nachfassaktionen besonders häufig erforderlich sind. Definieren Sie dafür Auslöser, Zeitpunkte, Verantwortlichkeiten und die gewünschte Dokumentation.
- Bestimmen Sie, welche Ereignisse eine Erinnerung auslösen.
- Legen Sie verantwortliche Rollen und erforderliche Berechtigungen fest.
- Definieren Sie, wie offene und erledigte Follow-ups geprüft werden.
- Testen Sie den Ablauf mit ausgewählten Leads und passen Sie ihn bei Bedarf an.
