Vom Deal zum vorbereiteten Dokument
Wenn ein Deal ein Angebot oder eine Rechnung erfordert, sollten Kundendaten, Positionen und Dokumentvorlage ohne erneute Eingabe zusammenfinden. CRM-Dokumentengenerierung macht diesen Schritt zu einem festen Bestandteil des Vertriebsprozesses.
In Bitrix24 wählen Sie das relevante CRM-Element und eine passende Vorlage. Die verfügbaren Daten werden in das Dokument übernommen, anschließend kann das Ergebnis geprüft und dem weiteren Prozess zugeordnet werden. So bleibt der Bezug zwischen Deal und Dokument nachvollziehbar.
Berechtigungen für Vorlagen und Dokumente
Legen Sie fest, wer Vorlagen pflegt und wer Dokumente erstellen, bearbeiten oder einsehen darf. So bleibt die zentrale Vorlagenpflege bei den zuständigen Personen, während der Vertrieb die benötigten Dokumente aus seinen CRM-Elementen erzeugen kann.
Definieren Sie außerdem, wer das Dokument vor dem Versand prüft und welcher CRM-Schritt danach folgt.
Vom Deal zum vorbereiteten Dokument
Ein Lead, Kontakt, Unternehmen oder Deal bildet den Ausgangspunkt. Sie starten die Erstellung aus dem CRM-Element, wählen eine Vorlage und prüfen das erzeugte Dokument, bevor es im nächsten Vertriebsschritt verwendet wird.
- CRM-Datensatz auswählen
- Vorlage für Angebot, Rechnung oder einen anderen Dokumenttyp öffnen
- Dokument prüfen und dem Prozess zuordnen
Vorlagen mit CRM-Feldern verbinden
Vorlagen legen fest, welche Informationen im Dokument erscheinen. Hinterlegen Sie die für Ihren Prozess relevanten Felder, etwa Kundendaten, Dealinformationen oder Positionen, und verwenden Sie ein einheitliches Format für wiederkehrende Dokumente.
So beginnt jedes Angebot oder jede Rechnung mit einer passenden Struktur statt mit einem leeren Dokument.
Trigger, CRM-Aktion und Ergebnis
Beispiel: Ein Deal erreicht die Phase „Angebot erforderlich“. Als CRM-Aktion startet der Vertriebsmitarbeiter die Dokumentengenerierung aus dem Deal, wählt die Vorlage und übernimmt die vorhandenen Daten.
Das messbare Ergebnis ist ein wiederholbarer Arbeitsschritt: weniger manuelle Übertragung pro Angebot und eine klare Zuordnung zum ursprünglichen Deal.
Dokumentstatus im CRM nachvollziehen
Nach der Erstellung sollte das Dokument im passenden CRM-Kontext bleiben. Dokumentieren Sie Prüfung, Freigabe, Versand und mögliche Nachfassaktionen so, dass der aktuelle Stand zum Deal sichtbar ist.
Damit lässt sich nachvollziehen, aus welchem Datensatz das Dokument entstand und welcher nächste Schritt noch aussteht.
Dokumentenprozess mit CRM-Berichten prüfen
CRM-Berichte können zeigen, in welchen Dealphasen Angebote oder Rechnungen erstellt werden und an welchen Stellen Bearbeitungsschritte länger dauern. Wählen Sie dafür Kennzahlen, die zu Ihrer eigenen CRM-Struktur passen.
Die Auswertung hilft, Vorlagen, Zuständigkeiten und Prozessschritte gezielt anzupassen.
Dokumente in den Vertriebsablauf einordnen
Ordnen Sie die Dokumentenerstellung den relevanten Dealphasen, Aktivitäten und Aufgaben zu. So ist klar, was vor der Erstellung vorbereitet werden muss und wer nach der Prüfung den nächsten Schritt übernimmt.
Die Dokumentengenerierung wird dadurch zu einem konkreten CRM-Arbeitsschritt statt zu einem separaten Vorgang.
