Follow-ups bis zur Entscheidung planen
Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss eines Mandats braucht eine Kanzlei einen verlässlichen Überblick über Anliegen, Gespräche, Unterlagen und nächste Schritte. Ein CRM für Rechtsberatung verbindet diese Informationen mit dem jeweiligen Mandanten, Vorgang und der verantwortlichen Person.
Mit Bitrix24 CRM für Rechtsberatung kann Ihr Team Mandatsanfragen erfassen, Erstgespräche dokumentieren, Aufgaben zuweisen und Follow-ups am laufenden Vorgang planen. So bleibt der Bearbeitungsstand auch dann nachvollziehbar, wenn ein Fall zwischen Intake, Beratung und Sachbearbeitung übergeben wird.
Verantwortung bei Übergaben klären
Ein Vorgang kann vom Intake an die Beratung und anschließend an die zuständige Fachkraft wechseln. Weisen Sie die nächste Aufgabe einer konkreten Person zu und halten Sie den Status des Vorgangs aktuell. So bleibt sichtbar, wer den nächsten Schritt übernimmt und wo eine Übergabe noch offen ist.
Mandatsanfragen gezielt aufnehmen
Jede Anfrage enthält andere Angaben: eine rechtliche Frage, ein mögliches Mandat oder den Wunsch nach einer ersten Beratung. Erfassen Sie Anliegen, Kontaktdaten, zuständige Person und nächsten Schritt direkt am CRM-Datensatz. Dadurch kann das Team neue Kontakte einheitlich qualifizieren und gezielt in die weitere Beratung überführen.
Erstgespräche am Vorgang festhalten
Im Erstgespräch werden Sachverhalt, Ansprechpartner, Fristen und offene Fragen konkreter. Dokumentieren Sie die wesentlichen Ergebnisse am passenden Kontakt oder Vorgang, damit die nächste Person den bisherigen Austausch kennt und die Beratung auf verlässlichen Informationen aufbauen kann.
Unterlagen mit dem Fall verknüpfen
Für die weitere Prüfung fehlen häufig noch Verträge, Nachweise oder andere Unterlagen. Ordnen Sie vorhandene Dokumente und fehlende Informationen dem jeweiligen Mandanten- oder Vorgangskontext zu. Bei einer Übergabe ist dadurch schneller erkennbar, was bereits vorliegt und welche Unterlagen noch angefordert werden müssen.
Follow-ups bis zur Entscheidung planen
Nach dem Erstgespräch warten Kanzleien oft auf Unterlagen, Rückfragen oder die Entscheidung des Mandanten. Planen Sie diese Kontakte und offenen Aufgaben direkt am Vorgang. Dadurch lässt sich der Verlauf von der ersten Anfrage über die Beratung und weitere Kommunikation bis zur Mandatsentscheidung nachvollziehbar begleiten.
Beispiel: Arbeitsrechtliche Anfrage vom Intake bis zum Abschluss
Eine potenzielle Mandantin fragt online zu einem arbeitsrechtlichen Fall an. Die Kanzlei erfasst Anliegen und Kontaktdaten, weist die Anfrage zu und plant ein Erstgespräch. Danach werden die wichtigsten Angaben und benötigten Unterlagen am Vorgang dokumentiert.
Eine verantwortliche Fachkraft fordert fehlende Dokumente an und hält die Rückmeldung fest. Nach der Beratungsentscheidung wird der Vorgang weitergeführt oder abgeschlossen, während die nächste erforderliche Kontaktaufnahme nachvollziehbar bleibt.
Die passende CRM-Software für Kanzleien auswählen
Eine CRM-Software für Rechtsberatung sollte den tatsächlichen Kanzleiprozess abbilden: von der Anfrage über Erstgespräch und Unterlagen bis zu Zuständigkeit und Follow-up. Entscheidend ist, ob Kontakt, Vorgang, Gesprächsinformationen und nächste Aufgabe im Arbeitsalltag zusammenbleiben.
Prüfen Sie daher, ob Ihr Team Fallinformationen konsistent erfassen und den Bearbeitungsstand ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand aktuell halten kann.
