6. Schulung und Cutover organisieren
Ein CRM-Wechsel wird erst dann beherrschbar, wenn Daten, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe vor dem Go-live feststehen. Legen Sie deshalb zuerst fest, welche Datensätze übernommen werden, welche Rollen beteiligt sind und wie ein Vorgang durch die Pipeline läuft.
Diese CRM-Onboarding-Checkliste begleitet Sie von der Vorbereitung über Datenbereinigung und Feldmapping bis zu Testmigration, Schulung und Cutover. Bitrix24 kann dabei als Zielumgebung für CRM-Felder, Pipelines und zugehörige Aufgaben dienen. Prüfen Sie jeden Schritt mit einer kleinen Pilotgruppe, bevor das gesamte Team umsteigt.
4. Pipelines und Regeln am Prozess ausrichten
Leiten Sie Pipeline-Stufen aus den tatsächlichen Entscheidungen im Vertriebsprozess ab. Für jede Stufe sollten Eintrittskriterium, nächste Aktion und Verantwortlicher feststehen.
Starten Sie mit den wichtigsten Übergaben und Erinnerungen. Testen Sie jede Automatisierung mit realistischen Beispielen, bevor sie auf viele Datensätze angewendet wird.
1. Umfang und Verantwortliche festlegen
Definieren Sie den ersten Arbeitsablauf, die beteiligten Teams und den Umfang der Migration. Bestimmen Sie außerdem Projektverantwortliche, fachliche Ansprechpartner, Pilotgruppe, Startdatum und Prüfkriterien für Datenqualität und Prozessabdeckung.
2. Daten bereinigen und Felder mappen
Prüfen Sie jede Quelle auf Dubletten, veraltete Datensätze und uneinheitliche Werte. Ordnen Sie anschließend die bisherigen Felder den Zielobjekten im CRM zu und dokumentieren Sie Pflichtfelder, zulässige Werte sowie Sonderfälle.
Ein nachvollziehbares Feldmapping zeigt früh, welche Informationen übernommen, zusammengeführt oder bewusst nicht migriert werden.
3. Rollen und Zuständigkeiten klären
Ein CRM-Setup umfasst auch die Frage, wer Leads, Kontakte, Unternehmen und Deals anlegt, bearbeitet, übergibt oder abschließt. Halten Sie diese Zuständigkeiten für Vertrieb, Administration und Führungskräfte in einer einfachen Matrix fest.
So wird aus der technischen Einrichtung ein verbindlicher Arbeitsablauf.
5. Testmigration und Datenprüfung durchführen
Importieren Sie zunächst eine begrenzte Datenmenge. Vergleichen Sie Stichproben mit der Quelle und prüfen Sie Beziehungen, Feldwerte, Pipeline-Zuordnung, Pflichtfelder und Suchbarkeit gemeinsam mit späteren Anwendern.
- Typische Vorgänge vom Erstkontakt bis zum Abschluss durchspielen
- Fehler dokumentieren und das Mapping vor dem nächsten Lauf korrigieren
6. Schulung und Cutover organisieren
Schulen Sie nach Rollen und anhand des getesteten Ablaufs: Datensatz öffnen, nächsten Schritt dokumentieren, Aufgabe übergeben und Pipeline aktualisieren. Legen Sie für den Cutover einen Stichtag fest und bestimmen Sie, wer offene Vorgänge sowie Fragen in den ersten Arbeitstagen betreut.
7. CRM-Anbieter ausgewogen vergleichen
Vergleichen Sie Bitrix24 und Salesforce nicht nur anhand einer Funktionsliste. Bewerten Sie ebenso Einrichtung, Datenübernahme, Rollenmodell, Pipeline-Anpassung, Schulungsaufwand und laufende Pflege.
Ein praktischer Test mit Ihrer Datenstruktur und Ihren Verantwortlichkeiten zeigt, welche Lösung für den geplanten Onboarding-Ablauf tatsächlich passt.
