Dateiverwaltungsprogramm

Unternehmen und Institutionen arbeiten an einer Vielzahl von unterschiedlichen Dateien, die erstellt, verwaltet oder gesichert werden müssen. In diesem Zusammenhang bietet ein zuverlässiges Dateiverwaltungssoftware eine wertvolle Basis, um die Online Dateiverwaltung in der Praxis umzusetzen.

Dateiverwaltungsprogramm

Bitrix24 unterstützt Sie rund um die Cloud basierte Dateiverwaltung, die sich individuell an Ihre unternehmensinternen Bedürfnisse und Anforderungen anpasst.

Mit dem Bitrix24 Dateiverwaltungsprogramm steht Ihnen für jeden Unternehmenstyp ein vielseitiges Tool zur Verfügung, das die Organisation, Bearbeitung und Archivierung all Ihrer Daten und Dokumente unkompliziert und übersichtlich ermöglicht und Ihnen eine Reihe praktischer Features bietet.

Auf unserer Infoseite klären wir wichtige Fragen zu diesem Thema und geben Antworten auf solche Fragen wie: Was ist Dateiverwaltung? Worauf kommt es bei der Geräte und Dateiverwaltung an und veranschaulichen, wie Sie Ihre Dateien hochladen oder im Team daran arbeiten.

* Bitte beachten Sie, dass sich die Informationen seit der Veröffentlichung geändert haben können. Für aktuelle Preise und Funktionen besuchen Sie bitte die Bitrix24 Preisseite.

Was bedeutet Dateiverwaltung?

Als Dateiverwaltungsprogramm wird ein Dokumentenverwaltungssystem bezeichnet, dass das Management elektronischer Dokumente in einer Datenbank ermöglicht.

Was ist die Dateiverwaltung im Zusammenhang mit einer Softwarelösung? Ein solches Programm gestattet Ihnen eine umfangreiche und komplexe, digitale Archivierung und Organisation Ihrer gesammelten Unterlagen in dem ganzen Unternehmen. Es verschafft Ihnen und Ihrem Team einen raschen Zugriff und eine unkomplizierte Auffindbarkeit Ihrer Dateien und Daten.

Ein leichter und vor allem stets ortsunabhängiger Zugang zu allen Ihren Dokumenten sorgt bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern für einen erheblich geringeren Verwaltungs- und Zeitaufwand.


Eigene sowie gemeinsame Dateien verwalten

Jedes Unternehmen verwaltet zahlreiche Unterlagen, die alle einen eigenen Zweck erfüllen. Nicht alle Dokumente sind für sämtliche Kollegen gleichermaßen relevant.

Um diesen Herausforderungen zu entsprechen, bietet Ihnen Bitrix24 drei Drive-Typen an. Mit „Mein Drive“ steht Ihnen Ihr persönlicher Dateispeicher zur Verfügung, der von Ihnen allein genutzt wird und auf den Ihre Mitarbeiter keinen Zugriff haben.

Die Gruppen-Drives beinhalten sämtliche Dokumente der jeweiligen Projektgruppen und können von den einzelnen Gruppenmitgliedern gesehen und bearbeitet werden. Der allgemeine Drive umfasst sämtliche Dateien, die für jeden einzelnen Mitarbeiter relevant sind und immer verfügbar sein sollten.

Dokumentenworkflows definieren

Weiterhin ermöglicht das Bitrix24 Dateiverwaltungsprogramm die Erstellung verschiedener Dokumentenworkflows, die beispielsweise der Verteilung und der Einholung der Genehmigungen dienen.

Sie können Dokumentenentwürfe veröffentlichen und genehmigen, eine Expertenmeinung einholen und mehrstufige Genehmigungen bekommen.

Zusätzlich sind mit dem integrierten Designer Geschäftsprozesse, Verfahren zur Kostenerstattung, Anträge oder Listen auf der Basis von Records Management realisierbar.

Gemeinsam Dateien erarbeiten

In einem Team ist es oft notwendig, dass mehrere Mitarbeiter ein Dokument zur Verfügung haben und bearbeiten können. Bitrix24 bietet Ihnen für die gemeinsame Dateiverwaltung den Activity Stream an, in dem Sie neue Versionen der Dokumente anhängen, Kommentare schreiben, Feedback erhalten und sämtliche vorgenommene Änderungen in Echtzeit nachverfolgen können.

Sie haben hier auch die Möglichkeit, die von Ihnen angehängten Dateien zur Bearbeitung freizugeben, so dass Ihre Teamkollegen sich aktiv an Ihrer Arbeit beteiligen können.

Fertig bearbeitete Dokumente lassen sich problemlos auf Ihren persönlichen Computer herunterladen, in der Dokumentenbibliothek Ihres Intranets abspeichern und auch im Activity Stream zur späteren Nutzung belassen.

Änderungen genau nachverfolgen

Stellen Sie in Ihrer Firma sicher, dass Sie jederzeit Änderungen an einzelnen Dateien nachvollziehen und diese auf Wunsch in einer älteren Version wiederherstellen können.

Sämtliche Dokumente, die Sie in Ihrem Bitrix24 Dateiverwaltungsprogramm abspeichern, verfügen über ihre eigene, jederzeit einsehbare Änderungshistory.

Zusätzlich bleibt die alte Version Ihres Dokuments stets erhalten, auch wenn Sie eine neue Version der Datei hochladen. Sie können immer auf die ursprüngliche Variante Ihres Dokuments zugreifen, wenn es erforderlich ist. Die Änderungshistory gibt einen zusätzlichen Einblick darüber, wann und von wem eine Anpassung vorgenommen wurde. 

Dateien online erstellen und weiterentwickeln

Die Online Dateiverwaltung von Bitrix24 bietet Ihnen die Option an, Ihre Dokumente nahtlos zu öffnen und zu bearbeiten, selbst wenn Sie nicht über ein eigenes MS Office Paket verfügen.

Diese Möglichkeit steht Ihnen dank der Integration von Google Docs, MS Office Online und Office 365 zur Verfügung. Mithilfe Ihres Google oder Microsoft Accounts lässt sich Ihre gesamte Cloud basierte Dateiverwaltung auf Bitrix24 öffnen, anzeigen und bearbeiten.

Außerdem haben Sie die Option «Ihre Dokumente», die Sie in Ihrem Intranet erstellt haben, über den Activity Stream zu senden und an Aufgaben anzuhängen, so dass sie von verschiedenen Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden können.  

Dokumente zur Bearbeitung sperren

Nicht immer ist es gewünscht, dass mehrere Kollegen, gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Dann ist es sinnvoll, sich eine temporäre Sperrung der Bearbeitung einzustellen.

In diesem Fall ermöglicht Ihnen Bitrix24 die Sperrung der Datei. Mithilfe der Sperrfunktion können Sie jedes beliebige Dokument für die Bearbeitung unzugänglich machen.

Dadurch haben nur Sie die Berechtigung, Änderungen an dem besagten Dokument vorzunehmen. Nachdem Sie Ihre Arbeit beendet haben, haben Sie eine Möglichkeit, das Dokument wieder für alle Mitarbeiter freizugeben.

Dateien mit Programmen auf Ihrem PC bearbeiten

Zur Bearbeitung Ihrer Dokumente haben Sie in Ihrem Bitrix24-Account eine Möglichkeit, lokal auf Ihrem PC installierte Software, wie MS Office, Adobe Photoshop, OpenOffice oder Pages für Mac zu benutzen.

Um Ihre Geräte und Dateiverwaltung von Bitrix24 zu verknüpfen, installieren Sie auf Ihrem Computer die Desktop-App und aktivieren Sie dort Bitrix24.Drive.

Die Cloud basierte Dateiverwaltung von Bitrix24 unterstützt Google Drive, Dropbox, OneDrive und einigen weiteren Cloud-Speichern. Das Dokumentenmanagement Programm indexiert Ihre Dateien automatisch und stellt sie Ihnen in Ihrer Online Dateiverwaltung bei Bitrix24 zur Bearbeitung zur Verfügung.

Zusätzlich können Sie immer nachverfolgen, ob Ihr externer Cloud-Speicher über eine aktuellere Version Ihres Dokuments verfügt.

Externe Drives einfach verknüpfen

Die Cloud basierte Dateiverwaltung von Bitrix24 kooperiert mit Google Drive, Dropbox, OneDrive und einigen weiteren Cloud-Speichern. Als Dateiverwaltungsprogramm können Nutzer von Bitrix24 Sie jederzeit alle Ihre Dokumente und Unterlagen von Ihren persönlichen Accounts hochladen.

Das Dokumentenmanagement Programm indexiert Ihre Dateien automatisch und stellt sie Ihnen in Ihrer Online Dateiverwaltung bei Bitrix24 zur Bearbeitung zur Verfügung.

Zusätzlich können Sie stets nachverfolgen, ob Ihr externer Cloud-Speicher über eine aktuellere Version Ihres Dokuments verfügt.

Sofortsuche praktisch anwenden

Zur komfortablen Wiederauffindbarkeit all Ihrer Daten, Dokumente, Einträge, Nachrichten und weiterer Inhalte auf Ihrer Dateiverwaltung, verfügt das Dateiverwaltungsprogramm von Bitrix24 über eine Sofortsuche, die sämtlichen Content indexiert und somit optimal archiviert. 
Diese Indexierung erfolgt nach der Publikation neuer Inhalte und garantiert somit den aktuellen Stand der Suchergebnisse. Diese Ergebnisse lassen sich auch nach Bewertung filtern.
Speichern Sie alle Dateien ab und finden Sie sie über die interne Suchfunktion jederzeit wieder.

Bitrix24 bietet über 30 Collaboration Tools für Projektmanagement und Kundendatenverwaltung an. Wenn Sie mehr Information zu den Funktionen brauchen, lesen Sie bitte den FAQ-Bereich. Er erklärt Ihnen ganz einfach, wie jede Komponente funktioniert. Wenn Sie daran interessiert sind, Bitrix24 auf Ihrem eigenen Server zu installieren, Sie Zugriff auf den Quellcode benötigen oder Bitrix24 mit anderen Tools integrieren möchten, können Sie hier die aktuelle Trial-Version herunterladen.
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