Dokument Generator

Schnelle Lösung für die Vorlage Frage

Viele Bitrix-Clients nutzen den Business Process Designer in ihrer täglichen Arbeit. Vorlage Geschäftsprozesse haben die Arbeit viel einfacher gemacht, aber die Bildung der gleichen Dateien manuell nach der Ausarbeitung der Geschäftsprozess noch verzögert die Ausführung der Aufgabe. Zum Beispiel, mussten diese Standarddokumente als Handelsangebot oder Vertrag manuell mit doppelten Daten - Firmennamen, Angestelltenamen, Requisiten etc., ausgefüllt werden.

Ziel

Es war notwendig, eine Lösung zu entwickeln, die es ermöglicht, die Bildung von Template-Dateien zu automatisieren, indem sie Daten aus Geschäftsprozessen ersetzen. Bei der Erstellung eines Dokuments, das z. B. Firmendaten enthält, müssen Sie viele Felder - Name, Details, etc. ausfüllen. Dies ist manuell jedes Mal lang und es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, beim Kopieren einen Fehler zu machen Daten. Deshalb brauchten wir eine Lösung, mit der Sie Daten direkt aus dem CRM in die endgültige Datei übertragen können.

Ergebnis

Als Ergebnis haben wir eine neue Aktivität für den Business Process Designer - "Document Generator" entwickelt, der eine Datei mit der Erweiterung .docx basierend auf der vom Benutzer erstellten Vorlage erzeugt und Daten wie Details, Namen werden nach dem Start des Geschäftsprozesses automatisch in die Vorlagenfelder eingefügt.

Funktionsprinzip (Beispiel)

Um mit dem Generator arbeiten zu können, mussen Sie eine Vorlagendatei mit der Erweiterung .docx erstellen. Eine Vorlage kann jeden Text mit der Formatierung enthalten, die Sie benötigen, und sie enthält auch Felder des Merge-Feldtyps mit vorgegebenen Variablennamen für die Datensubstitution.

Sie können Felder des Merge-Feldtyps auf diese Weise hinzufügen: Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, wählen Sie Expressblöcke - Feld. Wählen Sie den Typ «MergeField», geben Sie den Namen der Variablen in das Feld «Feldname» ein, und geben Sie das Feld «Format» als «Nein» an.

Speichern Sie die Vorlage. Dann mussen Sie es zum System herunterladen. Gehen Sie zum Drive-Menü, wählen Sie den Ordner für die Vorlage aus und laden Sie dort Ihre Vorlagendatei.

Notieren Sie das ID-Feld neben der geladenen Vorlage. Es wird in den Generatoreinstellungen verwendet. Wenn die ID-Spalte ausgeblendet ist, aktivieren Sie sie in den Einstellungen.

Erstellen Sie auch einen Ordner, um die Ergebnisdatei nach dem Ausführen des Document Generators zu speichern und sich an seine ID zu erinnern.

Nach dem Herunterladen der Vorlage können Sie mit Geschäftsprozessen arbeiten. Zum Beispiel werden wir einen Vorlage-Geschäftsprozess für das Unternehmen im CRM erstellen.

An jedem Punkt in der Geschäftsprozesskette fügen Sie den Dokumentengenerator hinzu (auf der Registerkarte Anwendungsaktionen).

Öffnen Sie die Generatoreinstellungen. In den Einstellungen sind vorgegebene Felder, aus denen Daten in die Variablen der Schablonenfelder eingefügt werden sollen.

Schauen wir uns die Einstellungsfelder an:

• Titel - der Name dieser Aktivität. Dies ist besonders relevant, wenn es mehrere Generatoren in der Kette des Geschäftsprozesses gibt. In diesem Fall haben die erstellten Dateien mit dem Ergebnis unterschiedliche Namen, die Sie in den Einstellungen jeder Aktivität eingestellt haben.

• ID der Vorlage (Integer) - ID der Datei mit .docx extention, die als Vorlagendatei im System heruntergeladen wurde;

• ID des Ordners - ID des Ordners zum Speichern der resultierenden Datei (Integer);

• Name der Datei - Format der resultierenden Datei, zum Beispiel: KP _ {= System: Datum} - In diesem Fall enthält der Name der Datei Buchstaben KP, Unterstrich und das aktuelle Datum (falls die Datei mit diesem Namen bereits vorhanden ist, das Ergebnis wird nicht gespeichert);

• Label - Name der Variablen in der Vorlagendatei. Wenn es wenige Felder des Typs Merge-Feld gibt, klicken Sie auf Hinzufügen und füllen Sie die Namen anderer Variablen aus.

• Text für Label - der Name des Feldes, aus dem die Daten zur Substitution genommen werden. Wenn Sie einige Etiketten markiert haben, müssen Sie für jeden das Feld "Text für Label" angeben. Sie können das Datenfeld für die Substitution aus der Liste auswählen - klicken Sie auf die Schaltfläche mit drei Punkten.

• Führen Sie aus, für welchen Benutzer der Geschäftsprozess läuft.

Nachdem Sie alle Felder des Generators ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern". Dann speichern Sie die Änderungen an der Geschäftsprozesse (Schaltfläche unten).

Starten eines Geschäftsprozesses

Nachdem Sie alle Einstellungen für den Generator festgelegt haben, müssen Sie den Geschäftsprozess starten, mit dem die Dateigeneration verknüpft wird. In unserem Beispiel wird der Geschäftsprozess auf Unternehmensdaten durchgeführt, so dass wir jedes Unternehmen aus der Liste auswählen und unseren Geschäftsprozess für ihn starten.

Nach dem Ausführen des Geschäftsprozesses kann die resultierende Datei einfach aus dem Ordner heruntergeladen werden, den Sie in den Einstellungen angegeben haben, gedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Die resultierende Datei speichert die von Ihnen angegebene Formatierung vollständig.

Schlussfolgerung

Deutlich reduziert die Zeit der Erstellung von Dokumenten! Auch der menschliche Faktor ist ausgeschlossen, da es leicht ist, einen Fehler beim Ausfüllen einer Vielzahl ähnlicher Dokumente zu machen. Und wenn Daten automatisch aus dem System genommen werden, ist es ausgeschlossen. M. C. Art weiß, wie man Ihre Arbeit effektiver macht!

Fragen und Antworten

Frage: Wie kann ich die ID der erstellten Datei anzeigen, Links anzeigen und herunterladen?

Antwort: Der Document Generator für die Cloud Bitrix24 hat jetzt eine neue Möglichkeit - die ID der resultierenden Datei und Links zum Anzeigen und Herunterladen auszugeben. Wählen Sie dazu im Abschnitt "Weitere Ergebnisse" die entsprechenden Felder aus.

Um diese neue Funktion zu verwenden, installieren Sie die Anwendung neu.

Um die richtigen Werte dieser Felder anzuzeigen, geben Sie in den Einstellungen von Generator "Statusmeldung einstellen" - "Ja" an.

Kann ich den Link zur gespeicherten Datei mit dem Ergebnis anzeigen?

Ja, jetzt hat der Document Generator die Parameter "Link to view document" und "Link for download".