KI-Auslastungsplanung: Arbeit verteilen, bevor jemand ausbrennt
Offene Aufgaben, Fristen und erfasste Stunden pro Person auf einem Bildschirm, Überlastung und freie Kapazitäten erkennen und Vorschläge zur Umverteilung mit einzeiliger Begründung freigeben. Auf Basis Ihrer Daten aus Bitrix24 Aufgaben & Projekte.
Eine Person hat diese Woche zwanzig fällige Aufgaben, eine andere drei – und niemand merkt es, bis eine Frist reißt. Mit Alaio Vibecode bauen Sie ein Tool, das die Daten aus Aufgaben & Projekte liest, die Teamkapazität auf einem Bildschirm zeigt und eine faire Umverteilung vorschlägt.
- Offene Aufgaben, Fristen und Stunden pro Person sehen.
- Überlastung und freie Kapazität auf einen Blick erkennen.
- Vorschläge zur Umverteilung mit Begründung erhalten.
- Änderungen erst nach Ihrer Prüfung übernehmen.
Ein wöchentlicher Kapazitäts-Check
Machen Sie Auslastung zum Routinethema statt zur Krise.
- Einen kurzen Überblick von einem Vibecode-Bot im Chat erhalten.
- Sehen, wer über seiner Kapazität liegt.
- Gefährdete Fristen und vorgeschlagene Maßnahmen prüfen.
Eine Kapazitätsansicht auf Basis echter Daten
Die Auslastung wird per Code aus Bitrix24 Aufgaben und Zeiterfassung berechnet.
- Offene und diese Woche fällige Aufgaben zählen.
- Zeitschätzungen und erfasste Zeit einbeziehen.
- Überfällige Aufgaben mit hoher Priorität stärker gewichten.
Vorschläge mit Begründung
Die App schlägt vor; die Führungskraft entscheidet.
- Vorschlagen, welche Aufgaben zu wem wandern könnten.
- Kompetenzen, Projektzugehörigkeit und aktuelle Auslastung berücksichtigen.
- Jeden Vorschlag in einem Satz begründen.
Liegengebliebene Aufgaben wieder sichtbar machen
Überlastung versteckt sich oft in Aufgaben, die sich nicht mehr bewegen. Wie man sie aufspürt, zeigt der vorgefertigte Prompt „Stale Task Monitor“.
- Aufgaben mit überschrittener Frist markieren.
- Aufgaben finden, die lange niemand angefasst hat.
- Abschließen, delegieren oder neu terminieren empfehlen.
So bauen Sie die Auslastungsansicht mit Vibecode
Beschreiben Sie, wie Ihr Team Auslastung misst – die KI baut die Ansicht.
1. Erstellen Sie einen API-Schlüssel mit Zugriff auf Aufgaben und Benutzer.
2. Beschreiben Sie es: „Zeige die offenen Aufgaben meiner Abteilung pro Person, berechne einen Auslastungswert und schlage Umverteilungen vor, die ich freigeben kann.“
3. Gleichen Sie die Werte mit Ihrem eigenen Eindruck vom Team ab.
4. Justieren Sie die Gewichtung in eigenen Worten.
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