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Bitrix24 als eine praktische Lösung für die Teamarbeit von überall aus

Bitrix24 als eine praktische Lösung für die Teamarbeit von überall aus
Liubov Evtina
7. Oktober 2020
Zuletzt aktualisiert: 21. Oktober 2020

Bitrix24 als ein Team Management System für die Arbeit von Zuhause und im Büro

Heutzutage sind die Begriffe Teamarbeit und Team Management in der Berufswelt nicht mehr wegzudenken. Aber was verbirgt sich genau hinter diesen Begriffen? Im folgenden Text wird näher darauf eingegangen.

Unter Teamarbeit versteht man im Allgemeinen die Bereitschaft einer Gruppe von Menschen, zusammenzuarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Zum Beispiel verwenden wir oft die Formulierung: "Er oder sie ist ein guter Teamplayer". Das bedeutet, dass jemandem die Interessen des Teams am Herzen liegen und er oder sie für das Wohl des Teams arbeitet.

Aber Teamarbeit ist nicht nur in Teams möglich. Sie können zum Beispiel Beweise für Teamarbeit in einem Ausschuss sehen, der sich selbst nicht unbedingt als Team versteht. In diesem Zusammenhang könnte Teamarbeit eine zufällige Zusammenarbeit sein, bei der man für bestimmte Zeiträume effektiv zusammenarbeitet. Aber nicht immer!

Um Teamarbeit zu definieren, könnte es sich auch lohnen, zu klären, was sie nicht ist, und über die Unterscheidung zwischen Teams und Teamarbeit nachzudenken. Unserer Ansicht nach liegt ein Team dann vor, wenn individuelle Stärken und Fähigkeiten mit Teamarbeit kombiniert werden, um eine gemeinsame Richtung oder Sache zu verfolgen und so sinnvolle Ergebnisse für die Teammitglieder und die Organisation zu erzielen. Ein Team verbindet individuelle Stärken mit einem gemeinsamen Engagement für Leistung, es geht nicht nur darum, gut miteinander auszukommen.

Teamarbeit ist für ein effektives Arbeiten von Teams absolut grundlegend. Nur wenn die Fähigkeiten und Stärken der einzelnen Teammitglieder mit gemeinsamen Zielen und dem Fokus auf die gemeinsame Leistung verbunden werden, werden Sie die Vorteile eines Teams bei der Arbeit erkennen.

Warum ist diese Unterscheidung so wichtig? Weil man zwar kein Team ohne Teamarbeit haben kann, aber man kann Teamarbeit haben, ohne ein Team zu sein!

Und was versteht man im Detail unter dem Begriff Team Management?

Team Management ist die Verwaltung einer Gruppe von Personen, die sich versammelt hat, um an einem bestimmten Projekt zu arbeiten oder eine bestimmte Funktion innerhalb einer Organisation auszuüben. Die Verwaltung eines Teams umfasst in der Regel die Festlegung von Teamprioritäten und Leistungszielen, die Überprüfung der Leistung und der angewandten Methoden sowie die Leitung des Entscheidungsprozesses des Teams.

Bitrix24 unterstützt unter anderem beim Team Management. Bitrix24 ist eine Cloud-basierte Software für das Remote-Teammanagement, die mit mehr als 35 kostenlosen Tools geliefert wird. Damit können Sie Ihre geografisch verteilten Teams reibungslos und effizient leiten, selbst wenn Sie buchstäblich eine halbe Welt voneinander entfernt sind. Soziales Netzwerk, Gruppen-Chat, Videokonferenzen, Projektmanagement, Dateifreigabe, gemeinsame Kalender und andere Tools sind 100% kostenlos.

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Teamkalender für Planung

Möchten Sie die Einsatzpläne von Mitarbeitern und Ressourcen einfach und transparent über alle Ihre Plattformen hinweg koordinieren? In Bitrix24 können persönliche Kalender und Arbeitsgruppenkalender einfach innerhalb des Systems, mit mobilen Geräten und mit Outlook gemeinsam genutzt werden. Nutzen Sie die bequemen Erinnerungsfunktionen für Ereignisse und Aufgaben und verpassen Sie nie wieder ein wichtiges Meeting.

Durch die Integration Ihrer Kalender über Mobiltelefone können unterwegs Änderungen in ihrem Terminplan von iPhone, iPad oder Android aus freigegeben werden.

Vollständig anpassbare, selbst gehostete Editionen von Bitrix24 mit Zugriff auf den Quellcode sind verfügbar.

Bitrix24 unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Gruppenkalendern. Sie können einen Kalender für Ihre Arbeitsgruppe, Abteilung oder ein ganzes Unternehmen erstellen. Flexible Zugriffsrechte bestimmen, wer Gruppenkalenderereignisse anzeigen oder hinzufügen darf.

Private Ereignisse können erstellt werden, wenn es notwendig ist, bestimmte Zeitblöcke zu reservieren, ohne die genaue Art des Termins preiszugeben.

Der Bitrix24 Event Scheduler hilft Ihnen bei der Planung und Verwaltung öffentlicher Veranstaltungen mit einer praktisch unbegrenzten Anzahl von Gästen. Laden Sie Ihre Kollegen ein und finden Sie ein Zeitfenster, auf das sich alle einigen können, ohne alle hin und her zu mailen.

Sich wiederholende Veranstaltungen können so geplant werden, dass sie automatisch jede Woche, zweimal im Monat oder in einem anderen von Ihnen gewählten Intervall in einem Kalender erscheinen.


Zusammenarbeit an Projekten

Bitrix24 verfügt über umfangreiche organisatorische Funktionen, die die Effizienz auf persönlicher und Gruppenebene steigern. Aufgaben können für sich selbst definiert oder einem Kollegen zugewiesen oder nach Erhalt delegiert werden. Die Projektmanagement-Funktionen des Produkts sind in die "Gruppen" eingebettet.

Jedes Projekt kann eine dedizierte Gruppe haben, in der alle Dateien, Diskussionen und Aufgaben, die zu diesem Projekt gehören, gespeichert werden und auf die nur die Benutzer zugreifen können, die für das Projekt relevant sind. Die für jede Aufgabe innerhalb des Projekts aufgewendete Zeit kann nachverfolgt werden, und die Aufgaben werden in den Gruppenkalender integriert. Darüber hinaus können Projekte im Extranet erstellt werden, so dass Kunden oder Partner in vollem Umfang daran teilnehmen können.

 

Teamaufgaben

Die Bitrix24-Software zur Aufgabenverwaltung macht es einfacher und schneller, Dinge zu erledigen. Bitrix24 hat die Art und Weise, wie Sie mit Aufgaben arbeiten, neu gestaltet. Die Messenger-ähnliche Aufgabenliste listet alle Ihre Aufgaben basierend auf dem Datum des Abgabetermins auf und kennzeichnet sie farblich zur visuellen Darstellung, so dass Sie nie wieder einen Abgabetermin verpassen.

Das Erstellen und Bearbeiten von Aufgaben sollte kein komplizierter Prozess sein, und mit Bitrix24 ist das auch nicht der Fall. Erstellen Sie einfach eine Aufgabe, setzen Sie eine Deadline, legen Sie fest, wer für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist, und laden Sie Teammitglieder innerhalb der Aufgabe ein. 

Die Konfiguration von Aufgaben ist verfügbar mit Funktionen wie: benutzerdefinierte Aufgabenfelder, wiederkehrende Aufgaben, automatische Aufgabenzeiterfassung und vieles mehr.  Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwaltung von Gruppenaufgaben mit Bitrix24 nicht nur auf Ihren Webbrowser beschränkt ist. Sie können auf alle Ihre Aufgaben auch über die Bitrix24 Mobile App vollständig zugreifen.

Bitrix24 wird mit einem Online-Taskmanager geliefert, der für Teams mit bis zu 12 Benutzern 100% kostenlos ist.

Aufgaben in Bitrix24 können sowohl manuell als auch automatisch über sich wiederholende Aufgaben oder Geschäftsprozesse erstellt werden. Sie haben Autoren, Verantwortliche, Teilnehmer und Beobachter mit jeweils eindeutigen Rollen und Zugriffsrechten. Aufgaben können für einzelne Mitarbeiter, mehrere Mitarbeiter oder ganze Abteilungen und Arbeitsgruppen erstellt werden, die sie annehmen, ablehnen oder delegieren können. Der Zugriff auf die Aufgaben erfolgt über Task-Manager, Arbeitsgruppe, Aktivitäts-Stream, Kalender oder mobile App. Externen Benutzern, die nicht zu Ihrem Team gehören, kann bei Bedarf über das Extranet Zugang zu den Aufgaben gewährt werden. Sie können wählen, ob Sie E-Mail-, Sofortnachrichten- oder Push-Benachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon erhalten möchten, wenn Aufgaben in Ihrem Profil erstellt, bearbeitet, kommentiert oder neu zugewiesen werden. Aufgabenerinnerungen sind standardmäßig aktiviert.

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Videokonferenzen und Gruppenchats

Bitrix24 ist eine kostenlose Online-Video-Chat-Software, die für Teams entwickelt wurde, die Werkzeuge für die Zusammenarbeit in Echtzeit benötigen (eine selbst gehostete Version mit Zugang zu offenem Quellcode ist ebenfalls verfügbar). Wichtig ist, dass Bitrix24 eine vollständig integrierte Kollaborationsplattform ist, was bedeutet, dass Sie zusätzlich zum Video-Chat Instant Messaging, Dateifreigabe, Gruppenkalender, Diskussionen, Gruppenaufgaben und andere Instrumente der Teamzusammenarbeit erhalten.

 

Zeitmanagement

Bitrix24 verfügt über ein eigenes, konfigurierbares Online-Tool für die Zeiterfassung von Mitarbeitern, das es ihnen ermöglicht, sich ein- und auszustempeln oder eine Pause einzulegen, während sie gleichzeitig detaillierte Aufzeichnungen über die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters führen.

Die Personalabteilung kann entweder strenge Zeitlimits festlegen (d.h. der Arbeitstag beginnt spätestens um 9 Uhr morgens, der Arbeitstag endet frühestens um 17 Uhr abends) oder sich für Gleitzeiteinstellungen entscheiden. Da das Mitarbeiterzeitmanagement-Tool von Bitrix24 die IPs verfolgt (Vor-Ort-Version), lässt sich leicht feststellen, wann Ihre Mitarbeiter vom Büro aus arbeiten und wann sie Telearbeit leisten.

Die Clock-in/Clock-out-Schnittstelle ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Tagespläne oder Tagesberichte zu erstellen sowie Ereignisse außerhalb des Büros zu erstellen, wie z.B. Besprechungen mit Interessenten oder Kunden.

Arbeitsberichte in Bitrix24 können auf persönlicher, Team- oder Unternehmensebene erstellt werden. Obligatorische Berichte können auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis erstellt werden. Bitrix24 erinnert die Mitarbeiter daran, Berichte zu versenden, und der Inhalt des Tagesplaners ist hilfreich enthalten УБРАТЬ? und kann vor dem Versenden des Abschlussberichts bearbeitet werden.

Pläne für die nächste Berichtsperiode können ebenfalls über dieses Formular eingereicht werden. Der Arbeitsbericht wird von einem Vorgesetzten bewertet und bei Bedarf können Kommentare zum Bericht hinzugefügt werden. Alle Arbeitsberichte eines bestimmten Mitarbeiters, einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens können mit ihren Bewertungen und Effizienzwerten eingesehen werden.

Bitrix24 Effizienzberichte sorgen für Transparenz, indem sie ein Instrument zur Bewertung der Effektivität der Arbeit des Unternehmens auf allen Ebenen (persönlich/Team/Abteilung/Unternehmen) bieten. Diese Effektivität wird anhand der Anzahl der erledigten und überfälligen Aufgaben der Mitarbeiter sowie der Bewertung dieser Aufgaben durch ihre Vorgesetzten ermittelt.

Ein typischer Bericht umfasst: Arbeitsbelastung (die Anzahl der neuen Aufgaben im Laufe des Zeitraums und der abgeschlossenen Aufgaben), Indikatoren (überfällige vs. abgeschlossene Aufgaben) und Effektivität (% der abgeschlossenen Aufgaben mit positiver Bewertung durch den Vorgesetzten).

 

Zusammenarbeit App für Desktop und mobile Geräte

Bitrix24 bietet eine App für den Desktop und mobile Geräte an. 

Die Bitrix24 Desktop App funktioniert in allen Browsern, verfügbar für Mac und Windows. Außerdem bietet die Desktop App sofortigen Zugriff auf neue Nachrichten und alle Ihre Laufwerksdateien befinden sich an einem Ort.

Die Bitrix24 mobile App gibt Ihnen die volle Kontrolle über Arbeitsprozesse, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Sie erhalten vollständigen Zugriff auf alle Ihre Projekte, legen Aufgaben fest und sorgen dafür, dass alles rund um die Uhr reibungslos läuft. Bleiben Sie auch unterwegs mit Ihren Kollegen in Kontakt und schließen Sie Geschäfte direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet aus ab. Die Bitrix24 Mobile App bringt Menschen und Informationen zusammen, damit Sie schneller mehr Arbeit erledigen können. Erstellen Sie Ihr Team in Ihrem eigenen Online-Arbeitsbereich, arbeiten Sie mit ihm zusammen und kommunizieren Sie mit ihm - wann immer und wo immer Sie sind. Kostenlos für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. 

So sieht das Projektmanagement-Chaos aus: Aufgaben werden über drei verschiedene Boten gestellt und diskutiert, Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht, die Kommunikation erfolgt über soziale Medien. Ordnung und Klarheit in das Projektmanagement bringt die mobile App von Bitrix24. Mit ihrer Hilfe können Sie mit wenigen Fingertipps Aufgaben erstellen und zuweisen. Setzen Sie Fristen, überwachen Sie den Projektfortschritt, tauschen Sie Dateien aus, führen Sie Videoanrufe durch und erhalten Sie Arbeitsberichte - alles innerhalb eines einzigen Ökosystems. Was wäre, wenn nach der Hälfte Ihrer Diskussion eine brillante Idee auftauchen würde? Verschwenden Sie keine Zeit, indem Sie diese Idee gleich im Chat in eine Aufgabe verwandeln! Fügen Sie die verantwortliche Person hinzu, setzen Sie die Frist fest und verfolgen Sie den Arbeitsfortschritt durch Kommentare unterhalb der Aufgabe. Die intelligente Aufgabenberichterstattung gibt Ihnen ein klares Bild davon, welche Aufgaben für jedes Ihrer Teammitglieder derzeit in Bearbeitung sind, abgeschlossen oder abgelaufen sind.

Schlussfolgerung

In der heutigen Zeit ist es sehr wichtig von überall aus arbeiten zu können, mit seinem Team verbunden zu sein und wenn man Teammanager oder Projektmanager ist, auch sein Team remote zu managen. Team Management ist die Verwaltung einer Gruppe von Personen, die sich versammelt hat, um an einem bestimmten Projekt zu arbeiten oder eine bestimmte Funktion innerhalb einer Organisation auszuüben. Die Verwaltung eines Teams umfasst in der Regel die Festlegung von Teamprioritäten und Leistungszielen, die Überprüfung der Leistung und der angewandten Methoden sowie die Leitung des Entscheidungsprozesses des Teams.

Bitrix24 unterstützt unter anderem beim Team Management. Bitrix24 ist eine Cloud-basierte Software für das Remote-Teammanagement, die mit mehr als 35 kostenlosen Tools geliefert wird. Damit können Sie Ihre geografisch verteilten Teams reibungslos und effizient leiten, selbst wenn Sie buchstäblich eine halbe Welt voneinander entfernt sind. Soziales Netzwerk, Gruppen-Chat, Videokonferenzen, Projektmanagement, Dateifreigabe, gemeinsame Kalender und andere Tools sind 100% kostenlos. Die Team Management Tools wurden im Text oben ins Detail erklärt.

Bitrix24 erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag enorm. Mittlerweile verlassen sich 7 Millionen Unternehmen auf Bitrix24, überzeugen Sie sich selbst. Registrieren Sie sich noch heute unter: https://www.bitrix24.net/create/?user_lang=de&client_id=site.53889571ca1ff5.40733545&referer=https%3A%2F%2Fhelpdesk.bitrix24.de%2Fsection%2F122479%2F&ga=GA1.1.2129098287.1600935803&_ga=2.90165595.1394610245.1600935803-2129098287.1600935803

 

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