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9 Tipps, um Marketing-Projekte effektiv zu verwalten

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Bitrix24-Team
15. Dezember 2021
Zuletzt aktualisiert: 15. Dezember 2021

Braucht man im Marketing ein Projektmanagement? 

Projektmanagement ist vor allem in größeren Kampagnen nötig, um Marketing-Projekte effektiv verwalten zu können. Marketing-Projektideen können durch ein perfekt strukturiertes Management für mehrere Teams gleichzeitig organisiert werden. Agile Marketing Projekte benötigen für die Umsetzung ihrer Strategien Softwaretools für Planung, Zeiterfassung, Zuweisung von Ressourcen und die Darstellung von Arbeitsabläufen. Die folgenden Tipps werden Ihnen dabei helfen, selbst komplexe Marketingprojekte effektiv zu verwalten.

Tipp 1: Erstellung eines Projektstrukturplans

Marketing-Projekte verwalten bedeutet, dass vor dem eigentlichen Start ein Projektstrukturplan erstellt werden sollte. Ähnlich wie bei der Aufstellung eines Pflichtenheftes müssen alle Aktivitäten aufgeführt werden, die notwendig sind, damit das Marketing-Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann. Ein solcher Projektstrukturplan ist vor allem dann erforderlich, wenn der Umfang, der vor dem Marketing-Team zu bewältigenden Aufgaben am Anfang noch gar nicht überschaubar ist. Alle Aufgaben sind bis zur Erfüllung des Projektziels aufzunehmen.

Bei einem komplexen Ziel, wie beispielsweise der Erstellung eines neuen Markenlogos, sind Aufgaben wie Marktforschung, Designentwicklung, interne Überprüfung innerhalb des Unternehmens, ein Markttest und schließlich die finale Auswahl des Logos zu definieren.

Tipp 2: Entscheidung zur Methode der Projektplanung treffen

Klassische Methoden zur Planung von Projekten folgen dem sogenannten Wasserfallmodell. Hier wird von einer linearen Bearbeitung von Marketingprojekten ausgegangen. Das gesamte Projekt wird in Phasen eingeteilt, die nacheinander abzuarbeiten sind. Erst wenn eine Phase abgeschlossen ist, erfolgt der Übergang zur nächsten Phase. Auch wenn die klassische Methode heute weniger beliebt ist, kommt sie dennoch zur Anwendung.

In vielen Fällen wird allerdings die agile Methode bei der Planung von Projekten den Vorzug erhalten. Mit einer agilen Planung bleiben Marketingprojekte flexibler. Umfragen der jüngsten Zeit haben ergeben, dass agile Ansätze beim Projektmanagement deutlich bessere Erfolge erzielten. Bei der Planung werden längerfristige Projektphasen in Sprints aufgeteilt, beispielsweise in zweiwöchige Teilaufgaben. Die Bearbeitung der Sprints wird nach Prioritäten zugewiesen, diejenigen mit dem höchsten Return on Investment-Potenzial erhalten dabei die höchste Priorität. Das agile Konzept bevorzugt die positiven Aspekte geringerer Planungsintensität zugunsten schnellerer Umsetzung, besserer Anpassungsfähigkeit und größerer Eigenverantwortlichkeit. Damit lassen sich Marketing-Projekte effektiv verwalten.

Tipp 3: Zielvereinbarungen durch SMART-Ziele

Der Begriff SMART als Akronym für Specific Measurable Achievable Reasonable Time-Bound dient im Projektmanagement dazu, dem Marketing-Team eine realistische Zielsetzung zu geben, mit der es sich identifizieren kann.

Marketing-Projekte effektiv verwalten heißt damit konkret:

●      Ziele müssen präzise und nicht vage definiert werden – Specific.

●      Es müssen Kriterien formuliert werden, mit denen das Ziel messbar erreicht wird – Measurable.

●      Das gestellte Ziel muss möglich und realisierbar sein - Achievable.

●      Das Ziel muss für das Marketing-Team sowohl ansprechend als auch erstrebenswert sein, das heißt, es muss akzeptiert werden - Reasonable.

●      Das Ziel ist an einen einzuhaltenden Termin gebunden –Time bound.

Ein Ziel ist nur dann SMART, wenn es alle fünf Bedingungen erfüllt. Ziele und Aufgaben sind unbedingt schriftlich zu fixieren.

Tipp 4: Marketingprojekte sind nicht starr – sie erfordern ein gutes Change-Management

So gut der erstellte Projektstrukturplan auch sein mag und so agil das Projektteam arbeitet, gerade in Marketingprojekten gibt es zu Beginn oft viele unbekannte Einflussfaktoren. Kunden bitten während des Projektes um Änderungen oder Teammitglieder verbrauchen durch Missverständnisse wertvolle Ressourcen. Marketing-Projekte effektiv zu verwalten, bedeutet unter anderem auch, dass während des Projektes Änderungen im Ablauf vorgenommen werden müssen. Dazu ist ein gutes Change-Management erforderlich.

Jegliche Änderungen sind zu dokumentieren, die Gründe müssen nachvollziehbar sein, besonders dann, wenn Kostenerhöhungen oder Terminverschiebungen unausweichlich werden. Alle Beteiligten – Kunde und Auftragnehmer – müssen Änderungsvereinbarungen unterzeichnen. Das schützt beide Seiten vor späteren Auseinandersetzungen.

Tipp 5: Alle Daten zu einem Marketingprojekt sollten für Analysen zugänglich gemacht werden

Kein Marketingprojekt gleicht genau einem anderen. Jedes Projekt wird durch einzigartige Aufgaben oder Herausforderungen charakterisiert. Marketing-Projekte effektiv verwalten bedeutet deshalb auch die Dokumentation aller Projektdetails, das Sammeln und Archivieren der Daten und die Analyse dieser nach dem Abschluss des Projektes.

Zeitprotokolle geben Auskunft darüber, wie lange jede Phase des Projekts oder jeder Sprint tatsächlich gedauert haben, welche Ressourcen benötigt wurden und wie zutreffend die ursprüngliche Planung war. Diese Daten sind eine wertvolle Basis zur Planung der nächsten Marketingprojekte und zur Verbesserung der Effizienz bei Folgeaufträgen.

Damit der Zugriff auf die gesammelten Daten effektiv und für jedes autorisierte Mitglied des Marketing-Teams möglich ist, sollten alle Dokumente, Grafiken und Videos an einem zentralen Ort gespeichert werden. Tools zur Dokumentenverwaltung und die Ablage in der Cloud bieten die ideale Voraussetzung für Recherche und zur Analyse der Daten.

Tipp 6: Projektmanagement-Tools erleichtern die Arbeit bei komplexen Aufgabenstellungen

Tools für das Projektmanagement wurden ursprünglich zur Entwicklung komplexer Softwareprodukte geschaffen. Heute werden solche Programme auch bei der Umsetzung umfangreicher Marketingprojekte erfolgreich eingesetzt. Wegen der Vielzahl der auf dem Markt verfügbaren Tools ist eine Analyse der eigenen Bedürfnisse und der Abgleich mit dem Funktionsumfang der Software notwendig. Bitrix24 bietet ein Komplettpaket mehrerer Tools für Projektmanagement. In einer unbeschränkten Anzahl von Projekten können dabei solche Features wie Arbeitszeiterfassung, Gantt-Diagramme und die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern oder Kunden genutzt werden. Als cloudbasierte Anwendung erfüllt die Software dabei alle Voraussetzungen zur Dokumentenverwaltung und Datenanalyse, wie im Tipp 5 empfohlen wird.

Tipp 7: Wiederkehrende Aufgaben durch feste Arbeitsabläufe effizienter gestalten

Mit diesem Tipp lassen sich im Marketing besonders Werbekampagnen effektiv umsetzen. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob klassische Medien bedient werden oder die Kampagne online läuft. Nach einer genauen Zielgruppenanalyse wird ein Zeitplan erstellt und die Plattform ausgewählt, auf der die Marketingaktion initiiert werden soll. Während bei Printprodukten ein gewisser Zeitvorlauf berücksichtigt werden muss, der sich am Reaktionsschluss und am Thema des Mediums orientiert, lassen sich Social-Media-Kampagnen kurzfristig realisieren. Postings können auch zwischen verschiedenen Kanälen geswitcht werden, eventuell durch Anpassung der Inhalte an die Zielgruppe.

Analysetools, die für Social-Media-Plattformen wie zum Beispiel Facebook verfügbar sind, ermöglichen den zyklischen Einsatz erfolgreicher Kampagnen und die Modifizierung oder Absetzung weniger erfolgreicher Marketingaktivitäten.

Tipp 8: Automatische Benachrichtigungen informieren über abgeschlossene Projektphasen

In vielen Fällen gibt es Abhängigkeiten zwischen einzelnen Teilen eines Marketingprojekts. Vorhergehende Aufgaben müssen zunächst abgeschlossen sein, um einen weiterführenden Abschnitt eines Projektes realisieren zu können. Besonders bei umfangreichen Projekten, bei denen mehrere Teams oder eine größere Anzahl von Teammitgliedern eingebunden sind, ist es wichtig eine reibungslose Kommunikation aufzubauen. Um Leerlaufzeiten zu vermeiden und keine Ressourcen zu verschwenden, ist es unabdingbar, sofort nach der Beendigung einer Aufgabe die automatische Benachrichtigung an die mit der Folgeaufgabe betrauten Teammitglieder zu senden.

Noch wichtiger ist diese automatische Benachrichtigung bei agilen Teams, die nicht zwingend in der linearen Projektbearbeitung tätig sind. Marketingprojekte effektiv zu verwalten bedeutet in diesem Fall, bestimmte Sprints parallel zu koordinieren, um zu einem bestimmten Zeitpunkt in die nächste definierte Projektphase eintreten zu können.

Tipp 9: Die grafische Aufbereitung von Marketingprojekten hilft bei der Veranschaulichung des Arbeitsstandes

Grafische Methoden, wie die Nutzung von Kanban-Tools, helfen dabei, einen Überblick über den aktuellen Stand der Bearbeitung von Marketingprojekten zu gewährleisten. Die Kanban-Methode, die ursprünglich zur Steuerung von Produktionsprozessen entwickelt wurde, hat heute auch im Marketing Einzug gehalten.

Auf Kanban-Boards werden Vorgänge visualisiert, um zu zeigen, welche Aufgaben noch unbearbeitet sind, sich aktuell im Bearbeitungsstadium befinden oder bereits erledigt wurden. Die Kanban-Methode gewährt ein besonders hohes Maß an Projekttransparenz. Dabei ist es gleich, ob eine klassische „analoge Methode“ durch die Aufzeichnung auf einem Whiteboard verwendet wird oder ein Softwaretool. Das bietet Bitrix24. Es lässt sich sehr flexibel als Cloudanwendung mit einem attraktiven Preismodell einsetzen.

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