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Agiles Arbeiten: 7 Tipps für Ihr Unternehmen

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Bitrix24-Team
15. Dezember 2021
Zuletzt aktualisiert: 15. Dezember 2021

Agiles Arbeiten, eine Definition

Was ist agiles Arbeiten? Agiles Arbeiten ist die Fähigkeit schnell, flexibel und kommunikativ in einem Team zusammenzuarbeiten.

Was bedeutet agiles Arbeiten? Agiles Arbeiten bedeutet die Fähigkeit zu erlangen, sich selbst zu erneuern. Agiles Arbeiten ist der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation des eigenen Unternehmens.

Wann ist agiles Arbeiten sinnvoll? Agiles Arbeiten ist immer dann sinnvoll, wenn sich ein Unternehmen schnell an sich ändernde Bedingungen am Markt anpassen muss und sich gleichzeitig weiterentwickeln will.

Mit unseren folgenden sieben Tipps erfahren Sie, welche Vorteile agiles Arbeiten mit sich bringt.

1. Agiles Arbeiten durch flexiblere Arbeitszeitgestaltung

Ein agiles Arbeitsumfeld erfordert keine Präsenzarbeitszeit. Ein agiler Arbeitsplatz ermöglicht eine deutlich flexiblere Arbeitszeitgestaltung, sei es im Unternehmen oder im Homeoffice. In einem flexiblen Arbeitszeitmodell arbeiten Teammitglieder in der Zeit, in der sie die besten Ergebnisse erzielen können. Die Arbeit wird nicht nach Stunden, sondern nach erzielten Ergebnissen bewertet. Die Mitglieder kommen zu gemeinsamen Terminen zusammen, um zu kommunizieren, Aufgaben abzustimmen und können sich wieder trennen, um die vereinbarten Aufgaben zu vervollständigen. Diese Arbeitsweise ist flexibel und trägt dem Wunsch der Mitarbeiter nach eigenverantwortlicher Tätigkeit bei.

Agiles Arbeiten bedeutet, Methoden zu finden, um Teams zu motivieren, in einem Arbeitsumfeld zu arbeiten, in dem Wohlbefinden und Zufriedenheit verbessert werden. Dazu gehört eine flexible Arbeitszeitgestaltung.

2. Flache Hierarchien unterstützen agiles Arbeiten

Agiles Arbeiten umfasst nicht nur Methoden, die sich auf die Arbeit der Teammitglieder erstreckt. Auch das Management ist davon betroffen. Feste Strukturen und Hierarchie sind für eine agile Arbeitsweise kontraproduktiv. In einer agilen Arbeitsatmosphäre herrscht Respekt und gegenseitiges Vertrauen. Das gesamte Team arbeitet nahezu gleichberechtigt an der Erreichung des Zieles. Agiles Arbeiten setzt auf kleine, sich selbst organisierende Teams. Da jeder in die Lösungsfindung eingebunden ist, verringert sich automatisch der Spielraum für notwendige administrative Entscheidungen des Managements. Das Management ist für die Ausrichtung des Unternehmens verantwortlich, nicht mehr für die Formulierung und Umsetzung einzelner Aufgaben.

Agilität wird nur möglich, wenn die Mitglieder des Teams selbständig und schnell handeln können, um Probleme zu lösen. Entscheidungsprozesse über Managementhierarchien verlangsamen Lösungsprozesse. Eigenständige Lösungen der Mitarbeiter und Berücksichtigung der Zielstellungen beschleunigen den Gesamtprozess der Aufgabenerfüllung.

3. Agile Methoden fördern Einfallsreichtum und Meinungsfreiheit

Unternehmen, die auf agile Strategien setzen, nutzen die Kreativität ihrer Mitarbeiter und fördern diese. Neue Technologien, wie die Digitalisierung vieler Arbeitsabläufe, erfordern ein hohes Maß an Einfallsreichtum. Allein durch Vorgaben aus dem Management des Unternehmens lassen sich solche Aufgaben heute nicht mehr lösen. Es ist deshalb von entscheidender Bedeutung, Mitarbeitern die Freiheit zu geben, Meinungen zu äußern und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um Lösungswege zu gestalten oder vorgegebene Aufgaben zu bearbeiten.

Die Aufgabe der Manager besteht darin, Mitarbeiter in agilen Teams zu ermutigen Neues zu probieren und auch aus Fehlern zu lernen.

Agile Strukturen nutzen die Möglichkeit, talentierte Mitarbeiter in besonders wichtige Projekte zu integrieren.

Agiles Arbeiten wird vor allem dann zum Erfolgsmodell, wenn jedes Teammitglied am eigenen Mindset arbeitet. Verantwortung tragen, die Fähigkeit zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und eine gute Selbstorganisation sind dafür wichtige Voraussetzungen. 

4. Kommunikation ist ein entscheidender Faktor agilen Arbeitens

Agiles Arbeiten bietet viele Vorteile. Das ist in der modernen Unternehmenskultur unbestritten. Wenn aber Teams räumlich und zeitlich getrennt arbeiten und sich nicht mehr täglich im Sitz des Unternehmens treffen, spielt die reibungslose Kommunikation eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung der Ziele.

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Die Vorgaben eines Teamleiters spielen im agilen Konzept keine dominierende Rolle mehr. Die Kommunikation ist ein wechselseitiger Prozess, der alle Teammitglieder integrieren muss.

Kollaborations-Tools bieten vielfältige Möglichkeiten, schnell auf sich ändernde Zielparameter zu reagieren. Messenger-Dienste und Chats bzw. Videochats bieten flexiblere und schnellere Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme als reiner E-Mailverkehr. Videokonferenzen ermöglichen die Präsentation und Weiterleitung von Arbeitsergebnissen an die Teammitglieder. Bitrix24 stellt auch als Cloudlösung alle notwendigen Tools für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zur Verfügung, um jederzeit und an jedem Ort informiert zu sein.

5. Agiles Arbeiten bedarf einer Strategie

Wann ist agiles Arbeiten sinnvoll? Auf jeden Fall mit einer darauf ausgerichteten Strategie des Unternehmens. Agiles Arbeiten erfordert Ziele und ein Leitbild des Unternehmens, mit dem sich jedes Teammitglied identifizieren kann. Deshalb ist es die primäre Aufgabe des Managements, ausreichend Zeit in die Formulierung dieser Ziele zu investieren.

Besonders die digitale Transformation vieler Arbeitsprozesse macht es erforderlich, die Geschäftsziele darauf auszurichten. Zur Einrichtung agiler Arbeitsplätze bedarf es grundlegender organisatorischer Änderungen und eine auf die Agilität ausgerichtete Unternehmenskultur.

Sind die organisatorischen Strukturen geschaffen, muss die Technologie in den Mittelpunkt gestellt werden. Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen räumlich und zeitlich getrennt arbeitenden Teams sind Werkzeuge erforderlich, wie Kollaborations-Tools, ein mobiles CRM und Dokumentenmanagement-Systeme als Cloudlösungen. Ein einfacher Start für die Zusammenarbeit kann dabei der Einsatz einer cloudbasierten Office-Lösung sein.

6. Die Nutzung geeigneter Software-Tools unterstützt den Erfolg agiler Konzepte 

Agiles Arbeiten erfordert die richtige Software zur Unterstützung. Besonders hilfreiche Tools sind dabei neben Kollaborations-Tools und mobilen CRMs auch Projektmanagementwerkzeuge.

Die mobile App von Bitrix24 ist dabei mehr als ein reines CRM. Sie ist gleichzeitig ein mobiles Kommunikationszentrum. Die Software ermöglicht von jedem beliebigen Arbeitsort aus, alle aktuellen CRM-Aktivitäten zu verfolgen. Mit dem Zugriff auf die Kundendatenbank lassen sich Kontakte, Leads oder Aufträge erstellen bzw. bearbeiten. Eine weitere Funktionen ist die Erstellung von Rechnungen. Außerdem ermöglicht das Tool, bereits existierende Aufgaben zu bearbeiten oder neue zu erstellen. Über den Cloudservice von Bitrix24 werden alle Daten sicher aufbewahrt und sind gut geschützt.

Mit den agilen Projektmanagement-Tools von Bitrix24 lassen sich sowohl persönliche als auch Gruppenaufgaben formulieren und als Vorlagen speichern. Weitere wichtige Funktionen werden zum Beispiel durch den Onlinekalender und Gantt-Diagramme abgebildet. Diese ermöglichen eine transparente Visualisierung voneinander abhängiger Aufgaben in einer Zeitplanansicht. 

7. Agiles Arbeiten durch die richtige Auswahl von Werkzeugen und Methoden

Es gibt für agiles Arbeiten keine starren Richtlinien aber einige Werkzeuge und Methoden, die es erleichtern. Zu den Werkzeugen, die agile Teams nutzen sollten, gehören vor allem Kanban und ein tägliches Stand-up-Meeting.

Die Kanban-Methode visualisiert Arbeitsaufgaben oder Prozesse in einer Tabelle, die aus mindestens drei Spalten besteht. Diese können beispielsweise mit dem Status „zu tun“, „in Bearbeitung“ und „erledigt“ versehen werden. Jede Aufgabenstellung bewegt sich abhängig vom Bearbeitungsstand von links nach rechts durch die Spalten. Durch die Visualisierung der Aufgaben wird eine hohe Transparenz zum Bearbeitungsstand des Gesamtprojektes geschaffen.

In einem täglichen kurzen Stand-up-Meeting, das in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauern sollte, berichtet jedes Teammitglied über den aktuellen Stand der Aufgabenerfüllung. Solche Meetings, die auch online durchgeführt werden können, bieten die Möglichkeit, um Unterstützung zu bitten oder Missverständnisse zu klären.

Als Methoden des agilen Arbeitens sollen an dieser Stelle Scrum und Design Thinking genannt werden.

Bei der Scrum-Methode wird ein Projekt schrittweise entwickelt. Nach jedem Entwicklungsschritt wird das Ergebnis dem Auftraggeber präsentiert, der nach einem Feedback die Fortführung des Projektes betätigt.

Bei der Design-Thinking-Methode setzen sich agile Teams zunächst mit einer Problemstellung auseinander, entwickeln gemeinsam Lösungsansätze und schaffen aus diesen einen Prototyp zum Testen.

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