Von Excel-Tabellen zum CRM: Auswirkungen auf Unternehmen

Eine effiziente Verwaltung von Leads und Aufträgen ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Viele Unternehmen verlassen sich weiterhin auf Excel-Tabellen oder manuelle Methoden, um Kundeninteraktionen zu verfolgen, obwohl fortschrittlichere Lösungen wie CRM-Software zur Verfügung stehen.

Dieser Artikel erfasst die Herausforderungen, denen Unternehmen ohne CRM gegenüberstehen, die Vorteile eines Umstiegs und wie die Nutzer des kostenlosen Tarifs vom Bitrix24 CRM Verbesserungen in ihren Geschäftsabläufen erfahren haben.

Moderne Trends bei der Verwaltung von Leads und Aufträgen

In der heutigen digitalen Welt erkennen immer mehr Unternehmen die Bedeutung von CRM-Tools, um den Vertrieb und die Kundeninteraktionen zu optimieren. Nach einer Studie von Demandsage nutzen 94 % der Technologieunternehmen und 71 % der kleinen Unternehmen CRM-Systeme, um Kundenbeziehungen zu verwalten und den Vertrieb zu steigern.

Das bedeutet im Grunde, dass ungefähr 1 von 4 kleinen und mittelgroßen Unternehmen immer noch auf veraltete Methoden zurückgreift und Leads und Aufträge weiterhin entweder manuell oder über Excel-Tabellen verwaltet. Das führt zu negativen Auswirkungen wie:

• Ineffizienz;
• verlorene Chancen;
• fehlende Transparenz in den Vertriebspipelines

Schließlich geben unter den Unternehmen, die regelmäßig ein CRM verwenden, nur 37 % der Vertriebsmitarbeiter an, dass ihre Organisation die Möglichkeiten des CRMs vollständig ausschöpft (Quelle).

Wenn es um die neuesten Trends geht, so hat sich die Nutzung von CRM-System im Jahr 2025 stark dank der zunehmenden Verfügbarkeit von cloudbasierten und KI-gestützten Lösungen erhöht. Unternehmen integrieren CRM-Systeme mittlerweile mit Automatisierungstools, Kundensupport-Systemen und Marketingplattformen, um einen nahtlosen Arbeitsablauf zu schaffen.

KI steht oft im Mittelpunkt dieser Transformation. Tools wie ChatGPT, autonome Robotik und maschinelles Lernen übernehmen zunehmend nicht nur Aufgaben, sondern ersetzen außerdem die kognitive Arbeit, die bisher exklusiv für den Menschen angesehen wurde.

Forschungen zeigen, dass 45 % der Unternehmen nach Einführung eines CRM von einem höheren Umsatzwachstum berichten und 47 % der CRM-Nutzer sagen, dass das CRM einen riesigen und massiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat. Zudem hat die mobile Verfügbarkeit moderner CRM-Systeme zu einer 30 % höheren Produktivität bei Remote-Teams beigetragen.

Trotz dieser Vorteile zögern immer noch 24 % der Unternehmen damit, CRM-Systeme einzuführen, meist aufgrund von Sorgen bezüglich Kosten, Komplexität und Widerstand der Mitarbeiter gegenüber Veränderungen. Da sich die Konkurrenz allerdings erhöht und die digitale Transformation zu einer Notwendigkeit wird, laufen Unternehmen, die die Einführung von CRM hinauszögern, die Gefahr, im Kundenumfeldmanagement und in der Vertriebseffizienz zurückzubleiben.

Hauptprobleme, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, die kein CRM verwenden

Unternehmen, die Leads und Aufträge ohne CRM verwalten, kämpfen häufig mit:

• Datenchaos. Excel-Tabellen erfordern ständige Aktualisierungen und sind anfällig für Fehler und Inkonsistenzen.
• Fehlende Automatisierungsoptionen. Die manuelle Nachverfolgung erlaubt keine Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Nachfassungen und Dateneingaben.
• Eingeschränkte Teamarbeit. Excel-Tabellen unterstützen keine Echtzeit-Kollaboration und rollenbasierten Zugriff, was die Teamarbeit ineffizient macht.
• Geringe Kundeneinsichten. Ohne zentralisierte Kundendaten fehlt es Unternehmen an wertvoller Analytik zur Verbesserung von Vertrieb und Service.
• Verpasste Chancen. Leads können aufgrund von fehlender systematischer Nachfassungen und Erinnerungen durch die Lappen fallen.
  
  

Positive Auswirkungen eines Umstiegs zum CRM

Hintergrund: Bitrix24 Nutzerumfrage

Das Bitrix24 CRM Team führte eine Umfrage unter den Nutzern des kostenlosen Tarifs durch, um den Einfluss der Einführung eines CRM-Systems zu analysieren. Die Ergebnisse zeigen die wandelnden Vorteile, die sich ergeben, wenn Excel-Tabellen durch eine fortschrittlichere Lösung für die Verwaltung von Leads und Aufträgen ersetzt werden.

Unternehmensarten, die das Bitrix24 CRM verwenden

Die Daten der Bitrix24 CRM-Nutzer zeigen eine breite Palette an Branchen, die von der Software profitieren:

Diese Ergebnisse korrelieren teilweise mit einem kürzlichen Bericht von Demandsage über die Branchen mit dem höchsten CRM-Nutzeranteil

Ein auffälliger Unterschied ist, dass dienstleistungsorientierte Unternehmen die Mehrheit der Bitrix24 CRM-Nutzer ausmachen, was zeigt, dass Branchen, die auf Kundenbeziehungen und Aufgabenmanagement angewiesen sind, stark von CRM-Tools profitieren.

Ebenso erkennen Unternehmen aus den Bereichen Bildung, Einzelhandel und Fertigung den Wert eines strukturierten Lead-Managements und Kundennachverfolgung, was mit Excel-Tabellen schwer zu erreichen ist.

Wie Unternehmen auf das Bitrix24 CRM gestoßen sind

Ein Verständnis dafür, wie Unternehmen auf Bitrix24 aufmerksam werden, gibt Aufschluss über das wachsende Bewusstsein für die Vorteile von CRM-Systemen:

Mehr als 56 % der Unternehmen haben das Bitrix24 CRM über die Google-Suche gefunden, was auf einen starken Bedarf nach CRM-Lösungen hindeutet. Empfehlungen von Kollegen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle, da fast 18 % der Nutzer aufgrund von Mundpropaganda zu Bitrix24 wechseln. Diese Daten zeigen das wachsende Bewusstsein dafür, dass CRM eine überlegene Alternative zu Excel-Tabellen ist.

Hauptprobleme, die vom Bitrix24 CRM gelöst werden

Bitrix24 Nutzer berichten von erheblichen Verbesserungen in ihren Geschäftsabläufen und lösen dabei häufige Herausforderungen wie:

• Effektive Organisation ihrer Kundenbasis. Unternehmen können alle Kundendetails an einem Ort speichern, wodurch ein schneller Zugriff zu Kontaktdaten, Interaktionshistorie und Präferenzen gewährleistet wird.
• Vollständige Kontrolle über Aufgaben, Teams, und Meetings. Eine CRM-Software ermöglicht es Managern, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Meetings reibungslos zu planen, wodurch Missverständnisse und verpasste Fristen reduziert werden.
• Einheitlicher Zugriff zu Kunden, Dateien, Notizen, E-Mails und Nachrichten. Ein zentrales System stellt sicher, dass Teammitglieder effektiv zusammenarbeiten können, ohne mehrere Tools zu benötigen, wodurch das Risiko von Datenfragmentierung verringert wird.
• Geringe Kundeneinsichten. Ohne zentralisierte Kundendaten fehlt es Unternehmen an wertvoller Analytik zur Verbesserung von Vertrieb und Service.
• Einfache Erstellung und Verwaltung von Websites. Das Bitrix24 CRM bietet integrierte Tools zur Website-Erstellung, wodurch Unternehmen eine professionelle Onlinepräsenz einrichten können, ohne dabei fortgeschrittene technische Kenntnisse haben zu müssen.
• Verbesserte Teamarbeit und Kommunikation. Integrierte Kommunikationstools wie gemeinsame Notizen und ein internes Intranet verbessern die Zusammenarbeit und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter informiert bleiben.
• Verwaltung aller Workflows über eine zentrale Plattform. Unternehmen können Vertrieb, Kundensupport und Marketingaktivitäten innerhalb eines einzigen Systems überwachen, wodurch die Effizienz gesteigert wird.
• Erhöhte Produktivität und operative Effizienz. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Bereitstellung klarer Aufgabenmanagement-Tools führen zu einer schnelleren Ausführung von Geschäftsprozessen.
• Ersparte Zeit und weniger Bedarf für mehrere Software-Tools. CRM-Systeme bieten eine All-in-One-Lösung, wodurch Ausgaben für eigenständige Software für Projektmanagement, E-Mail-Verfolgung und Kundenbanken reduziert werden.

Durch die Lösung dieser Probleme, hat das Bitrix24 CRM Unternehmen dabei unterstützt, von unorganisiertem Lead-Management zu strukturierten, datengestützten Geschäftsabläufen überzugehen.

Herausforderungen, denen Unternehmen sich stellen, nachdem Sie zu einem CRM gewechselt haben

Obwohl CRM-Software zahlreiche Vorteile bietet, können Unternehmen, die von manuellen Methoden auf ein CRM wechseln, zunächst auf Herausforderungen stoßen. Häufige Probleme umfassen:

• Schwierigkeiten bei der Datenmigration. Unternehmen kämpfen oft mit dem Transfer bestehender Kundendaten aus Excel-Tabellen oder anderen Systemen in das neue CRM. Dieser Prozess kann zeitaufwendig sein. Wenn er außerdem nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird, kann es zu Datenverlusten oder Inkonsistenzen führen
• Widerstand von Mitarbeitern zu unbekannten CRM-Systemen. Viele Mitarbeiter, die an traditionelle Methoden gewohnt sind, können gegenüber einem neuen System zögerlich sein, aus Angst, dass es ihre Arbeitsabläufe kompliziert oder umfangreiche Schulungen erfordert
• Lernkurve im Umgang mit der neuen Software. Selbst die benutzerfreundlichsten CRM-Plattformen erfordern eine gewisse Eingewöhnungszeit. Unternehmen müssen Zeit in die Schulung des Personals investieren, um sicherzustellen, dass sie die Funktionen des Systems effektiv nutzen können

Tatsächlich haben laut einer Studie von Capterra bis zu 30 % der Unternehmen ihr CRM als ineffizient erachtet. Zudem stellen einige Unternehmen fest, dass die CRM-Lösungen nicht immer perfekt auf ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt sind, was zu unnötigen Komplexitäten führt. Es ist wichtig zu erkennen, dass ein CRM keine universelle Lösung für alle Geschäftsprobleme ist – der Erfolg hängt von der richtigen Implementierung, der Schulung des Personals und der Abstimmung der CRM-Funktionen mit den Geschäftszielen ab.

Fazit

Der Umstieg von Excel-Tabellen oder manuellen Methoden zu einer CRM-Software wie Bitrix24 hat einen tiefgreifenden Einfluss auf die Effizienz, Organisation und das Umsatzpotenzial eines Unternehmens. Die Daten der Nutzerbefragung von Bitrix24 bestätigen die Ansicht, dass Unternehmen aus verschiedenen Branchen stark von einem zentralisierten CRM-System profitieren.

Mit einer weltweit zunehmenden CRM-Nutzung positionieren sich Unternehmen, die moderne Lösungen für Lead- und Deal-Management anwenden für ein nachhaltiges Wachstum und Erfolg.

Erhalten Sie einen noch tieferen Einblick und laden Sie die Grafiken unserer Studie als PDF herunter: Von Excell-Tabellen zum CRM: Auswirkungen auf Unternehmen