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Erfolgreich 20 Teilprojekte gleichzeitig verwalten? Kein Problem mit Bitrix24!
Felicitas Fein
Gesamtkoordinatorin Projekt, MoSAiK-Projekt der Universität Koblenz-Landau
“Wir müssen unsere Kommunikations- und Arbeitsabläufe (...) optimieren, um uns so besser auf unser eigentliches Ziel – die Verbesserung der Lehrerbildung – konzentrieren zu können. Daher recherchierten wir nach verschiedenen Projektmanagementtools und entschieden uns schließlich für die Business-Professional Version von Bitrix24.”
Background
Als ein in der Lehrerbildung angesiedeltes Projekt an einer Universität zählen wir vermutlich
nicht zur typischen Nutzergruppe des Projektmanagementtools Bitrix24. Warum wir uns
dennoch für Bitrix24 entschieden haben, wofür wir Bitrix24 nutzen und wie das Résumé nach
dem ersten halben Jahr ist, möchten wir hier kurz berichten.
Herausforderung
Unser Projekt MoSAiK (Modulare Schulpraxiseinbindung als Ausgangspunkt zur individuellen
Kompetenzentwicklung, http://mosaik.uni-koblenz-landau.de), welches im Rahmen des
Bund-Länder-Programms "Qualitätsoffensive Lehrerbildung"
(https://www.qualitaetsoffensive-lehrerbildung.de) vom Bundesministerium für Bildung und
Forschung gefördert wird, wurde bereits 2016 an der Universität Koblenz-Landau ins Leben
gerufen. Im Sommer 2019 endete dann die erste Förderphase und eine zweite begann, in die
wir mit 15 Teilprojekten und 5 Zentralprojekteinheiten gestartet sind. Aus der ersten Phase
konnten wir auf organisatorischer Ebene vor allem eine Erkenntnis gewinnen: Wir müssen
unsere Kommunikations- und Arbeitsabläufe an den beiden rund 200 km entfernt liegenden
Campus optimieren, um uns so besser auf unser eigentliches Ziel – die Verbesserung der
Lehrerbildung – konzentrieren zu können. Bis dato hatten wir verschiedene Formate für
unterschiedliche Zwecke: E-Mails für die interne und externe Kommunikation, ein
universitätseigenes Cloud-System, Excel-Tabellen zur Projektdokumentation sowie viele
Telefonate für das schnelle Abklären von wichtigen Dingen. Unsere rund 50 Kolleginnen und
Kollegen im Projekt wünschten sich verständlicherweise eine Vereinfachung dieser Abläufe.
Daher recherchierten wir nach verschiedenen Projektmanagementtools und entschieden uns
schließlich für die Business-Professional Version von Bitrix24.
Lösung
Ein Projektmanagementtool für unser Projekt musste in erster Linie die Projektfortschritte
unserer 20 Teilprojekte und Zentralprojekteinheiten über einen längeren Zeitraum auch
inhaltlich dokumentieren können. Darüber hinaus musste eine Nachrichtenfunktion (mit
unterschiedlichen Adressatenkreisen) sowie ein Cloudspeicher mit den üblichen Funktionen
wie das gemeinsame Teilen und Bearbeiten von Dokumenten vorhanden sein. All dies konnten
wir in Bitrix24 vereinen und wir haben daher für all unsere Teilprojekte und
Zentralprojekteinheiten eigene Projektgruppen angelegt, in denen die interne
Kommunikation und der Datenaustausch gewährleistet werden kann. Das Aufgabenformat
ermöglicht zudem die Dokumentation des Projektfortschritts und erleichtert das
Berichtswesen erheblich.
MoSAiK-Projekt der Universität Koblenz-Landau und 15 Millionen weitere Unternehmen weltweit haben sich für Bitrix24 entschieden
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