Rechnungen und alles drum herum!

Ein CRM ist ohne Rechnungen kaum vorstellbar. Lassen Sie uns gemeinsam den Prozess der Erstellung einer Rechnung anschauen.


In diesem Artikel werden wir alle Bereiche, die mit der Erstellung einer Rechnung zu tun haben, unter die Lupe nehmen.


Fangen wir mit der Währung an

Die Währungen finden Sie im Bereich CRM – Einstellungen – Währungen. Es ist wichtig eine Standardwährung für Rechnungen auszuwählen, da diese später automatisch in allen Rechnungen angegeben wird. Wechselkurs der Standardwährung muss immer 1.0000 betragen. Falls Sie eine Währung benötigen, die nicht in der Liste vorhanden ist, können Sie diese hinzufügen.


Steuern

Sie haben die Möglichkeit, einen Steuertyp auszuwählen: Zusatzsteuer oder MwSt.


1. Steuertyp – MwSt. Sie können gleichzeitig mehrere Steuer-Sätze einfügen und diese gleichzeitig aktivieren. Später bekommen Sie alle Sätze in der Rechnung zusehen und können die gewünschte auswählen.


2. Steuertyp – Zusatzsteuer. Diese Steuer wird auf den Gesamtbetrag angewendet und hängt vom jeweiligen Standort ab.


Standorte

Für den Steuertyp „Zusatzsteuer“ werden die Standorte benötigt. In Bitrix24 gibt es eine Liste mit vordefinierten Standorten. Diese Liste kann erweitert werden.


Zahlungsoptionen und die Rechnungen

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, neue Zahlungssysteme hinzuzufügen. Es existieren schon Standartzahlungssysteme für jede Kundengruppe: Kontakt und Unternehmen.


Sie können diese Gruppen bearbeiten und verschiedene Eigenschaften einfügen. Hier werden solche Daten, wie Adresse des Lieferanten, Telefonnummer des Lieferanten, Kto.-Nummer und Bank des Lieferanten usw. angefragt. Die Daten, die hier eingetragen werden, erscheinen später in der Rechnung.

Auswahllisten

Und bevor wir mit der Erstellung der neuen Rechnung anfangen, schauen wir uns noch den Status der Rechnung in den Auswahllisten an. Falls es nötig ist, haben Sie die Möglichkeit, genau hier neue Status hinzuzufügen.

Es ist sehr wichtig, die letzten zwei Status in der Liste nicht zu ändern (sie dürfen nicht umbenannt, verschoben oder gar gelöscht werden), sonst werden alle anderen Status nicht richtig funktionieren.


Neue Rechnung erstellen

Neue Rechnung können Sie auf jeder CRM-Seite erstellen. Sie können mit Kontakten, Unternehmen oder Aufträgen arbeiten und dann sofort eine Rechnung erstellen, indem Sie mit dem Cursor auf die Rechnung gehen und „Plus“ anklicken.


Alle erforderlichen Felder sind mit dem roten Stern versehen, diese müssen Sie ausfüllen, sonst können Sie keine Rechnung erstellen.


Es gibt bestimmte Felder, die automatisch ausgefüllt werden, nachdem Sie den Auftragnehmer eingeben, z. B. das Feld „Angabe zum Unternehmen/Kontakt“ wird automatisch mit den Daten ausgefüllt, eine Zahlungsoption können Sie nur dann auswählen, nach dem Sie den Auftragnehmer eingegeben haben.


Bei Erstellung einer Rechnung haben Sie die Möglichkeit, nicht nur einen bestehenden Kunden aus der Liste auszuwählen, sondern auch einen neuen zu erstellen.


Die Rechnungen können Sie direkt im Kontakt, Unternehmen oder Auftrag erstellen.


Es werden alle Felder, die mit dem Element verbunden sind, automatisch ausgefüllt.

Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, finden Sie diese und alle anderen in der Liste der Rechnungen. Jeder Mitarbeiter kann nur die Rechnungen sehen und mit den Rechnungen arbeiten, die ihm verfügbar sind, d. h., für welche er die Zugriffsberechtigungen hat.

Die Seite „Rechnungen“ enthält außerdem noch den Filter, der für jeden Mitarbeiter verfügbar ist und mithilfe dessen Sie die benötigte Rechnung schneller und einfacher finden können.


Sie haben noch die Option, die Rechnung an Kunden per E-Mail zu versenden.


Arbeiten Sie gerne mit Bitrix24!