7 Tipps für das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter

7 Tipps für das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter
Daniel Schwarz
17. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 17. August 2021

Die Bezeichnung "Onboarding" bedeutet so viel wie "An-Bord-Nehmen" und beschreibt den Einarbeitungsprozess von Mitarbeitern in einen neuen Job. Der Prozess umfasst neben der fachlichen Einweisung auch die soziale Eingliederung in das Unternehmen. In Zeiten der weltweiten Vernetzung, globaler Unternehmensstandorte und Homeoffice kommt dem virtuellen Onboarding neuer Mitarbeiter eine besonders große Bedeutung zu.

Wir geben Ihnen heute 7 Tipps für das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter, um Ihre neuen Kollegen remote schnell, effektiv, nachhaltig und umfassend einzuarbeiten und in Ihr Unternehmen zu integrieren.

Ein effektives Onboarding-Programm steigert die Produktivität, das Engagement und die Mitarbeiterbindung. Es bildet eine wertvolle Basis für eine lange und gute Zusammenarbeit zwischen neuen Mitarbeitern und dem Unternehmen.

Tipp 1: Passen Sie Ihren Zeitplan an das digitale Onboarding an!

Ein digitales Mitarbeiter Onboarding orientiert sich nicht an den klassischen Strukturen des gewohnten Einarbeitens. Remote Strukturen wie Homeoffice erschweren die üblichen Abläufe und stellen Unternehmern vor eine Langzeitaufgabe.

Sie sollten daher unbedingt mehr Zeit für die digitale Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter einplanen. Der komplette Onboardingprozess der Mitarbeiter sollte mit bis zu 12 Monaten kalkuliert werden, um den Zeitplan zu entzerren und den Druck aus den ersten Wochen herauszunehmen.

Dies ist nicht nur für die Onboarding Mitarbeiter, sondern auch für die Führungskräfte im Unternehmen eine sinnvolle Maßnahme. Eine digitale Einarbeitung nimmt deutlich mehr Zeit in Anspruch, denn für Rücksprachen müssen Termine vereinbart, Nachrichten verschickt oder Notizen geschrieben werden. Ein großzügig geplanter Fahrplan ist daher ebenso essenziell, wie die Kommunikationsmöglichkeiten, um auch in digitalen Onboardingmaßnahmen kurze Wege zu schaffen.

Tipp 2: Setzen Sie auf Kommunikationstools als wichtigste Grundlage im virtuellen Onboarding!

Eine optimale digitale Kommunikation ist das A und O, um neue Mitarbeiter virtuell einzuarbeiten und dabei gleichzeitig eine persönliche Nähe zu schaffen. Denn auch vermeintlich banale Angelegenheiten müssen digital kommuniziert werden.

Daher sollten Sie unbedingt alle Möglichkeiten nutzen, die Ihnen durch Kommunikationstools wie Bitrix24 zur Verfügung stehen. Für das remote Onboarding eignen sich besonders Videokonferenzlösungen, um sich persönlich zu begrüßen, einander vorzustellen und trotz räumlicher Distanz Nähe und einen Teamgeist aufzubauen.

Videomeetings sind auch eine ideale Methode, um sich in unternehmensinterne Systeme und Tools einzuarbeiten. Ein geteilter Bildschirm ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter, Klick für Klick die einzelnen Schritte nachzuverfolgen.

Die Aufzeichnungsoption wichtiger Besprechungen oder essenzieller Schulungen ist ein weiterer Vorteil des virtuellen Onboardings. Das Onboarding neuer Mitarbeiter kann so teilweise der Technik übergeben werden, ohne dass konstant ein Onboarding Mitarbeiter beim Einarbeiten präsent sein muss.

Als Unternehmen sollte auf Ihrer Mitarbeiter Onboardingcheckliste unbedingt die klare Kommunikation einer übersichtlichen Struktur gehören, auf der Sie Erwartungen, Rollen- und Aufgabenverteilungen, Grundlinien und Richtwerte des Unternehmens explizit erläutern und illustrieren.

Eine klare Kommunikation schafft transparente Verhältnisse und so sollte dem Mitarbeiter im Onboarding Prozess stets eine direkte Ansprache inklusive geeignetem Ansprechpartner ermöglicht werden. Hierfür eignen sich am besten professionelle Instant-Messenger, um jederzeit mit den Kollegen in Verbindung zu treten, Ideen auszutauschen oder gemeinsam Projekte zu planen. Auch Dateien können über diese Programme problemlos geteilt werden.

Tipp 3: Automatisieren Sie den digitalen Prozess im Onboarding neuer Mitarbeiter!

Wenn Sie den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen digitalisieren, bietet sich hierbei gleichzeitig die einmalige Chance, mit relativ geringem Zeit- und Kostenaufwand, den gesamten Ablauf zu automatisieren.

Für jedes Unternehmen gibt es das passende Tool, um das Mitarbeiter Onboarding in ein automatisiertes Erlebnis zu verwandeln. Hierbei lohnt sich die Investition in eine Software- oder App-Lösung, denn nur ein gutes Onboarding verhindert die typische Anfangsfluktuation und bindet neue Mitarbeiter langfristig.

Inhalt und Optik der digitalen Tools sind äußerst flexibel und lassen sich an die verschiedenen, individuellen Bedürfnisse anpassen. Unternehmen können App- und Software-Oberflächen meistens an die Corporate Identity angleichen und so haben Mitarbeiter die Möglichkeit, auf persönlichen Roadmaps visualisierte Stationen abzuarbeiten und einen Zeitplan zu verfolgen.

Auf diese Weise steht Ihrem Unternehmen ein zentraler Ort zur Verfügung, an dem sämtliche relevanten Informationen für Ihre neuen Mitarbeiter zu finden sind. Außerdem ist ein digitales Onboarding orts- und zeitunabhängig abrufbar und lässt sich somit höchst flexibel und mobil gestalten.

Tipp 4: Führen Sie das Onboarding der Mitarbeiter in Etappen durch!

Die Inhalte des virtuellen Onboardings sollten Schritt für Schritt vermittelt werden, damit neue Mitarbeiter nicht auf einen Schlag mit einer Unmenge an Informationen überfrachtet werden.

Häppchenweise portionieren, aber im Vorfeld sorgfältig planen – so sollte die Devise lauten. Eine Mitarbeiter Onboardingcheckliste stellt hierbei die Basis einer strukturierten und zeitsparenden Integration dar.

Auf diese Weise können der gesamte Prozess, wichtige Vorbereitungen, einzelne Arbeitsschritte rechtzeitig koordiniert und die jeweiligen Aufgaben an Mitarbeiter verteilt werden.

Eine Software- oder App-Lösung unterstützt Sie dabei, einzelne Schritte vorzubereiten, indem Sie automatisch bestimmte Aufgabenpakete oder Einarbeitungsschritte etappenweise freischalten lassen. Ein dazugehöriger Zeitplan und eine Roadmap visualisieren die jeweiligen Arbeitsschritte und bieten einen Gesamtüberblick, um das Ziel stets vor Augen zu haben.

Tipp 5: Setzen Sie digitale Mentoren für das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter ein!

Weitere Onboardingmaßnahmen beinhalten den unmittelbaren, persönlichen Kontakt zu einem festen Ansprechpartner. Im digitalen Onboardingprozess der Mitarbeiter stellt dieses Feature einen wichtigen Bestandteil eines erfolgreichen Remote Onboardings dar.

Ein Mentor steht dem neuen Mitarbeiter bei allen Fragen und Problemen zur Seite. Die Möglichkeit einer direkten Ansprache kann eine Vielzahl an Unklarheiten schnell aus dem Weg räumen.

Mentoren fördern nicht nur berufliche, sondern auch die persönliche Weiterentwicklung eines Onboardees durch soziale Integration im Unternehmen und den Aufbau eines eigenen internen Netzwerkes.

Tipp 6: Wenden Sie kreative Onboardingmaßnahmen an!

Das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter hält auch eine Menge an kreativen Möglichkeiten parat. Eine Mitarbeiter Onboarding Software oder App liefert Ihnen eine ganze Bandbreite an innovativen, produktiven und kreativen Vorschlägen, um Ihre Inhalte digital umzusetzen.

Für den remote Start am neuen Arbeitsplatz stellt ein Willkommenspaket mit kleinen, gebrandeten Geschenken eine gute Idee dar, da dadurch die Unternehmenskultur ins Homeoffice gebracht werden kann.

Eine weitere Möglichkeit ist ein vorab gedrehter Video-Rundgang durch die Räumlichkeiten des Unternehmens, an dem der neue Mitarbeiter virtuell teilnehmen kann. Zusätzlich kann E-Learning als Teil des Onboarding Prozesses angeboten werden, um sich technisch, fachlich und persönlich weiterzubilden.

Auch Teambuilding-Maßnahmen sind in digitaler Form möglich, wie beispielsweise virtuelle Mittagessen mit einem zufällig zugeteilten Kollegen, digitale Afterwork-Veranstaltungen mit vorab verschickten Essens- und Getränkepaketen oder gemeinsames Rätseln, um einem digitalen Escape-Room zu entkommen.

Tipp 7: Achten Sie auf Feedback und Optimierungsmaßnahmen für einen flexiblen Onboardingprozess der Mitarbeiter!

Digitales Onboarding neuer Mitarbeiter ist von ehrlichem Feedback und kontinuierlichen Verbesserungsmaßnahmen abhängig. Die Onboardingmaßnahmen müssen regelmäßig überarbeitet und individuell angepasst werden.

In diesem Zusammenhang fließen neue Inhalte in das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter ein aber auch Kritik und Feedback werden in den Prozess integriert. Virtuelles Onboarding ist nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern auch für das Unternehmen selbst ein Prozess, der sich stetig weiterentwickelt.

Willkommen an Bord – So gelingt das Mitarbeiter Onboarding!

Die moderne Arbeitswelt hat sich gewandelt. Wir leben in einem digitalen Zeitalter, das durch die Globalisierung der Welt, Remote-Unternehmen und asynchrones Arbeiten zu einem festen Bestandteil unseres Alltags geworden ist.

Dazu bietet Ihnen zum Beispiel das Bitrix24 Mitarbeiter Onboarding eine Vielzahl neuer Chancen und Möglichkeiten. Eine gesteigerte Flexibilität und der verbesserte Zeit- und Kostenaufwand dank automatisierter Prozesse sind hierbei ebenso essentiell wie die persönliche und nachhaltige Integration neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen.

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