9 versteckte Projektrisiken, die Sie kennen sollten

Fast bei jedem Projekt treten nicht vorhergesehene Ereignisse ein, die den Erfolg gefährden können. Eine gute Planung beinhaltet deshalb die Einbeziehung des Risikomanagements. Dessen Aufgabe ist es, versteckte Projektrisiken zu identifizieren, diese zu analysieren und die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen, um die Auswirkungen zu minimieren oder gänzlich zu verhindern.

Als Risiko wird ein Ereignis eingestuft, das noch nicht aufgetreten ist, aber könnte und bei Eintreten negative Auswirkungen auf den Projektverlauf nimmt. Unter Berücksichtigung aller zur Verfügung stehenden Informationen, auch aus dem Verlauf zurückliegender Projektbearbeitungen, kann eine Wahrscheinlichkeit ermittelt werden, mit der solche Probleme entstehen.

Nur unter Berücksichtigung der möglichen Risiken lassen sich die Projektziele erfolgversprechend planen. Ein gutes Management bereitet zudem das Projektteam und alle Stakeholder auf mögliche, zu erwartende Herausforderungen vor.

Der folgende Artikel behandelt die häufigsten Projektrisiken und schlägt Lösungen zur Vorbeugung und Abwendung vor.

FAQs

1. Projektgefahren durch unterschätzten Widerstand von Stakeholdern

Bei der Risikobewertung in Projekten wird der Widerstand von Stakeholdern häufig vernachlässigt. Eigentlich gehören diese Anspruchsgruppen zu denjenigen, die ein großes Interesse an der erfolgreichen Verwirklichung der Projektziele haben sollten. Grundsätzlich stimmt das auch, wenn man neben dem Auftraggeber oder Kunden nur die internen Stakeholder, also die Mitarbeitenden des Projektteams und das Management des Unternehmens betrachtet. Allerdings gehören noch externe Interessensgruppen, wie Lieferanten, Kapitalgeber und gegebenenfalls Aktionäre dazu. Versteckte Projektrisiken birgt deshalb besonders die ungenügende Analyse letztgenannter Gruppen. Unzureichende Kommunikation mit Aktionären oder Banken als wichtigsten Kapitalgeber bei der Finanzierung umfangreicher Entwicklungsprojekte können zur Blockierung dringend benötigten Kapitals führen. Lieferanten sind trotz langfristiger Verträge unter Umständen nicht in der Lage – aufgrund kurzfristiger Verknappung dringend benötigter Rohstoffe – ihre bisherigen Leistungen zu erbringen.

Zur Identifizierung von Projektrisiken gehört es, bereits bei der Projektplanung eine umfassende Analyse aller Stakeholder vorzunehmen. Durch rechtzeitige Einbeziehung in die Projektvorbereitung sind Bedürfnisse und Zielvorstellungen der Anspruchsberechtigten zu berücksichtigen. Durch regelmäßige Meetings wird gewährleistet, dass alle Interessensgruppen über den gleichen Informationsstand verfügen und ihre Vorstellungen Berücksichtigung finden, bei großer Teilnehmerzahl sind allerdings Videokonferenzen zu bevorzugen.

2. Risikomanagement im Projekt erfordert Ausschluss von Abhängigkeiten

Die Verwaltung von Projektrisiken muss zwingend mögliche Abhängigkeiten von Ressourcen berücksichtigen. Zu diesen gehören in erster Linie die Mitarbeitenden, benötigte Materialien, sowie Maschinen und Ausrüstungen. Lieferengpässe oder verspätete Bereitstellung von Rohstoffen führen zu Verzögerungen. Damit geraten Zeitpläne in Gefahr, Kostenüberschreitungen und im schlimmsten Fall kann das Scheitern des Projekts die Folge sein.

Zur Risikoanalyse im Projekt gehört deshalb die Planung von Alternativen als wesentlicher Faktor zur Vermeidung von Engpässen bei wichtigen Ressourcen. Die Entwicklung von Beschaffungsstrategien hilft bei der Risikominderung, die die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten mit sich bringt. Dabei bietet das Multisourcing, die Nutzung mehrerer Zulieferer, sofern diese das gleiche Produkt anbieten können, einen guten Ansatz.

Versteckte Projektrisiken liegen aber nicht nur in der Verfügbarkeit von Materialien und technischen Anlagen, sondern auch bei den Human Resources. Die Abhängigkeit von zu wenig fachlich qualifizierten Teammitgliedern für spezialisierte Aufgabenstellungen birgt eine hohe Gefahr für die Verwirklichung der Projektziele. Neben Qualifizierungsmaßnahmen kann hier der Einsatz einer geeigneten HR-Software helfen. Auf Basis der gespeicherten Daten kann die optimale Teamzusammensetzung für die jeweiligen Projekte ermittelt werden.

3. Ein häufig unterschätztes Projektrisiko ist der Scope Creep

Versteckte Projektrisiken treten in ganz unterschiedlicher Form auf. Manche lassen sich leichter identifizieren, andere kommen schleichend und werden erst wahrgenommen, wenn es vielleicht schon zu spät ist. Zu diesen gehört die im Fachjargon gern als Scope Creep's Slippery Slope bezeichnete schrittweise und nicht kontrollierte Erweiterung des Projektumfangs. Das klassische Projektmanagement arbeitet mit einem Projektstrukturplan, der den gesamten Leistungsumfang eines Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspakete gliedert. Dadurch lässt sich der gesamte Prozess vom Kickoff-Meeting bis zur Fertigstellung vollumfänglich planen, steuern und überwachen. Allerdings sind solche Planungen auf die klare Definition der Projektziele angewiesen. Häufig gibt es diese aber nicht im Detail. Kundenanforderungen ändern sich und müssen an Wettbewerbsgegebenheiten angepasst werden. Agile Methoden des Projektmanagements basieren auf einem solchen Grundsatz, sind deshalb allerdings anfälliger für den Scope Creep.

Zur Risikominderung im Projekt gehört es, den Projektfortschritt sorgfältig zu überwachen. Die Implementierung eines Change-Managements hilft dabei, Änderungen am Projektumfang zu bewerten. Jede Erweiterung des Projekts ist in die Berichterstattung aufzunehmen und über ein Dokumentenmanagementsystem den Stakeholdern bereitzustellen. Das Änderungsmanagement gewährleistet die Einflussnahme aller Interessensgruppen und ermöglicht rechtzeitige Ressourcenanpassungen.

4. Unzureichende Teamkommunikation bringt die Projektziele in Gefahr

Schlechte Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden eines Projektteams stellt eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten dar. Selbst wenn dieser schlimmste Fall nicht eintritt, ist ein mangelnder Informationsfluss meistens mit Verzögerungen, zusätzlichen Aufwendungen oder Qualitätsverlust verbunden. Zudem ist schlechte Kommunikation demotivierend. Doch woran liegt es, wenn Mitarbeitende nicht oder ungenügend miteinander sprechen? Mangelnde Kommunikationsfähigkeiten einzelner Mitarbeitender und persönliche Konflikte sind ernstzunehmende versteckte Projektrisiken. Aber auch die fehlende Definition von Kanälen für den Informationsaustausch und technische Probleme können die Kommunikation – besonders in remote arbeitenden Teams – erschweren.

Die Aufgabe des Projektmanagements ist es, die richtigen Softwaretools für den jeweiligen Einsatzfall zu definieren. Während ein kurzes Mitarbeitergespräch bei der Arbeit im Unternehmenssitz Informationsdefizite schnell beseitigen kann, kommt der Nutzung von Chat oder Videotelefonat bei verteilt arbeitenden Teams eine hohe Priorität zu. Der Aufbau einer unternehmenseigenen Wissensdatenbank dient dem Erfahrungsaustausch.

Ein offenes und transparentes Kommunikationsklima, das auf klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten basiert, fördert die Weitergabe spezifischer Fachinformationen. Schulungsangebote für die Nutzung der angebotenen Softwaretools und regelmäßige Teammeetings unterstützen den Prozess einer konsistenten Kommunikation.

5. Zu hohe Technologieabhängigkeit birgt Kosten- und Zeitverzugsrisiken

Projektmanagement ist heute ohne den Einsatz moderner Technologien nicht mehr denkbar. Eine zu große Abhängigkeit von speziellen Anwendungen und Bedingungen kann jedoch dazu führen, dass Termine nicht eingehalten werden, zusätzliche Kosten entstehen oder ein Projekt scheitert.

Dazu ein Beispiel:
Leistungsfähige Projektmanagementsoftware besteht aus einer breiten Palette einzelner zueinander kompatibler Tools für die Aufgabenverwaltung, Kommunikation und Terminverwaltung, um nur einige der wichtigsten zu nennen. Schnittstellen zum CRM, der Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen sind Stand der Technik. Solche komplexen Softwareanwendungen erfordern leistungsfähige Serverhardware und Netzwerke, damit das Projektteam gemeinsam in Echtzeit Aufgaben bearbeiten kann. Betreibt das Unternehmen ein eigenes lokales Netzwerk mit Servertechnik, bietet das den Vorteil der Unabhängigkeit von anderen Dienstleistern. Gleichzeitig lauern genau hier versteckte Projektrisiken. Hackerangriffe und durch Ransomware verschlüsselte Daten können dazu führen, dass die Arbeitsfähigkeit des Projektteams oder sogar des gesamten Unternehmens unmöglich wird.

Der Umgang mit Projektrisiken erfordert für diesen Fall IT-Spezialisten zur Prävention von Attacken auf das Firmennetzwerk beziehungsweise alternative Technologien. So kann die Cloudnutzung mit einer guten Backupstrategie dafür sorgen, dass Software und Daten in einer sicheren Umgebung gespeichert sind.

6. Versteckte Projektrisiken durch zu hohe Arbeitsbelastung von Teammitgliedern

Arbeitsüberlastung führt zu Stress, der im schlimmsten Fall in einem Burnout enden kann. Ständiger Termindruck provoziert Fehler und äußert sich in verminderter Qualität der Arbeit. Zur Risikominderung gehört es im Projekt deshalb, die Arbeitsbelastung jedes einzelnen Mitarbeitenden zu planen. Der tatsächlich geleistete Zeitaufwand für die einzelnen Arbeitsaufgaben lässt sich mit einer leistungsfähigen Software, wie sie Bitrix24 zur Verfügung stellt, genau kontrollieren. Besonders nützlich sind solche Tools im Multiprojektmanagement, um die anteilige Arbeitszeit pro Projekt zu steuern und die Überlastung einzelner Mitarbeitender zu verhindern.

Gleichzeitig kann mit dem System der aufgabenbezogenen Zeiterfassung auf sich häufende Überstunden einzelner Teammitglieder reagiert werden. Denn auch sie birgen versteckte Projektrisiken. Mehrarbeit führt häufiger zu Fehlern und Qualitätseinschränkungen. Neben fehlenden Fachkräften ist der plötzliche Ausfall mehrerer Teammitglieder durch Krankheit oder persönliche familiäre Probleme Ursache für Überstunden und damit verbundener Arbeitsüberlastung.

Eine gute Projektplanung kalkuliert solche oft als “unerwartet“ eintretenden Ereignisse mit ein und vermeidet Engpässe bei Arbeitskräften und Ressourcen.

7. Unpräzise oder fehlerhafte Definition von Anforderungen

Versteckte Projektrisiken liegen oft in einer fehlerhaften Bestimmung von Anforderungen und Parametern, die in einen mit Mängeln behafteten Projektplan münden.

In der Planungsphase sind die Arbeitsaufgaben, der Terminplan, also der zeitliche Ablauf der einzelnen aufeinanderfolgenden Arbeitsschritte, die dafür erforderlichen Ressourcen und die Kosten zu ermitteln. Die Konzeption beruht auf Annahmen und Schätzungen, die wiederum auf Grundlage der zu erreichenden Projektziele getroffen werden. Je umfangreicher sich ein Projekt gestaltet, umso mehr Parameter sind in die Planung zu integrieren. Das setzt die Einbeziehung aller Stakeholder voraus. Neben den Kundenwünschen müssen die Möglichkeiten der Lieferanten oder weiterer externer Dienstleister, die Human Resources zur Bildung des Projektteams und die freien Kapazitäten von Maschinen und Anlagen berücksichtigt werden.

Die korrekte Planung bedarf einer intensiven Kommunikation mit allen Anspruchsgruppen. Damit allein ist es aber nicht getan. Die formulierten Projektanforderungen sind ständig zu kontrollieren. Aus dem bereits behandelten Scope Creep, sich ändernden rechtlichen Bestimmungen oder schnell steigenden Rohstoffpreisen werden oft unerkannte Risiken in Projekten herauskristallisiert. Deren Aufdeckung gehört zu einem erfolgreichen Projektmanagement.

8. Geänderte Compliance-Anforderungen bedingen Projektänderungen

Der Begriff Compliance soll hier stellvertretend für eine ganze Reihe von Anforderungen im rechtlichen Sinne verstanden werden, die ein Unternehmen bei der Projektarbeit beachten muss. Das gilt insbesondere für die Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen, kann sich aber durchaus auch auf die Geschäftsethik beziehen. Versteckte Projektrisiken bestehen in sich ändernden Compliance-Anforderungen während der Laufzeit langfristiger Projekte. Als Beispiel soll hier die Betreuung einer umfangreichen Website mit Shop-Integration genannt sein. Die Bestimmungen der DSGVO brachten mit der Einführung 2018 einen erheblichen zusätzlichen Aufwand durch die Implementierung von Zusatzabfragen und Einverständniserklärungen – Consent Banner - bei der Nutzung von Kontaktformularen und der Auslösung von Bestellungen im Webshop mit sich.

Auch sich ändernde Bedingungen zur Nutzung von Ressourcen können die Projektarbeit vor große Herausforderungen stellen. Weltpolitische Verwerfungen, wie kriegerische Auseinandersetzungen, schränken die Verfügbarkeit von Rohstoffen ein, rechtliche Vorschriften verlangen eine Umstellung auf alternative Lösungen. Besonders langfristig laufende Verträge mit Kunden können von diesen Maßnahmen betroffen sein und erfordern ein entsprechendes Risikomanagement des Auftragnehmers. Die Überwachung von Gesetzen und Vorschriften muss deshalb ein integraler Bestandteil einer guten Projektverwaltung sein.

9. Nicht vorhergesehene Kosten eines schnellen Wachstums gefährden den Projekterfolg

Nicht vorhergesehene und schnell wachsende Kosten stellen ein sehr ernstes Problem für die Erfüllung der Projektzielsetzung dar. Eine ungenaue Kalkulation der Projektausgaben birgt deshalb versteckte Projektrisiken. Um diese zu vermeiden, kann die als Bottom-up-Schätzung bekannte Methode zum Einsatz gelangen. Sie basiert auf einem genauen Projektstrukturplan und ermittelt von der kleinsten definierten Aufgabenstellung ausgehend Aufwand, Zeit und Kosten. Über alle Aufgaben summiert, ergeben sich daraus die Projektgesamtausgaben. Durch sich ändernde Kundenanforderungen ist es jedoch nicht immer möglich, Planvorgaben einzuhalten. Mittels Chance-Management sind deshalb Aufgabenstellungen und Kosten anzupassen und zu kontrollieren.

Gute Dienste dafür leistet die Earned Value Analyse (EVA). Bei der Controlling-Methode wird der Fertigstellungswert – der „Earned Value“ – etappenweise ermittelt. Zu einem bestimmten Zeitpunkt wird berechnet, welchen Erfüllungsstand ein Projekt erreicht hat. Bei einem ermittelten Fertigstellungswert von zum Beispiel 20 % wird jetzt der Einsatz der benötigten finanziellen Mittel geprüft. Für die ausstehenden 80 % der Projektresultate kann in Kenntnis der Projektgesamtkosten eine Aussage darüber getroffen werden, ob das Projekt im Budgetrahmen liegt oder bereits Abweichungen eingetreten sind. Die EVA ermöglicht eine rechtzeitige Einleitung von Maßnahmen zur Projektanpassung.

Fazit: Versteckte Projektrisiken stellen eine große Gefahr für die Projektziele dar

Es gibt eine Vielzahl von Risiken, die zur Gefährdung der Projektziele oder sogar zum Scheitern führen können. Die konsistente Kommunikation mit allen Anspruchsberechtigten, von den Mitarbeitenden im Projektteam bis hin zu den Kapitalgebern, sorgt dafür, dass es keinen Widerstand durch die Stakeholder gibt. Um die Gefahr von Abhängigkeiten zu vermeiden, sind alternative Strategien für benötigte - durch externe Dienstleister bereitgestellte - Ressourcen notwendig.

Ein großes Risiko für den Projekterfolg stellt der Scope Creep, die schleichende Veränderung der Anforderungen dar. Klare Absprachen mit den Kunden und stetige Überwachung der Zielvorgaben verhindern Terminverzug und Zusatzkosten.

Weitere zu berücksichtigende Projektrisiken sind eine zu hohe Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden, die Abhängigkeit von einzelnen Technologien und sich ändernde gesetzliche Vorschriften, die zu Mehraufwand oder zusätzlichen Aufgabenstellungen führen.

Schließlich können zusätzliche Kosten, die aufgrund von ungenauen Projektschätzungen entstehen, den Projekterfolg gefährden. Hier kann der Einsatz anerkannter Methoden, wie die Bottom-up-Schätzung Abhilfe schaffen.