Die 9 wichtigsten Funktionen von Zeitmanagement-Tools für Mitarbeiter

Zeitmanagement spielt in den meisten Unternehmen eine essenzielle Rolle, weil sie das Beste aus der Arbeitszeit herausholen wollen. Hierzu gehört zum Beispiel die Arbeitszeiterfassung, aber auch, die effektive Bearbeitung von Aufgaben und Überwachung von Fristen. Es gibt einige Methoden des Zeitmanagements, die Sie manuell anwenden können. In Unternehmen ermöglichen spezielle Zeitmanagement-Tools eine Automatisierung der Prozesse und erreichen dabei eine gute Nachvollziehbarkeit. 

Bei der Wahl der richtigen Software entscheiden sich Unternehmen zwischen kostenlosen Zeitmanagement-Tools oder kostenpflichtigen Varianten. Unabhängig davon, stellt sich die Frage, was die jeweiligen Programme für das Unternehmen leisten müssen. Wir denken dabei an verschiedene Funktionen und Eigenschaften, wie die Benutzerfreundlichkeit. Der folgende Artikel beschäftigt sich deshalb mit den Eigenschaften, die ein Zeitmanagement-Tool Ihnen bieten muss. Die richtige Technologie richtet sich ganz nach Ihren betrieblichen Anforderungen des Zeitmanagements, die Sie an die Software haben.

Ein beliebtes Zeitmanagement-Tool finden Sie in den Bitrix24-Lösungen. Die Software bietet nicht nur ein CRM, sondern auch Zeitmanagement für Mitarbeiter. Egal ob Zeiterfassung, Kalender, das Einhalten von Fristen oder die Verwaltung der Arbeitsbelastung - Bitrix24 bietet Ihrem Unternehmen die wichtigsten Funktionen für Ihr Zeitmanagement und ermöglicht somit eine Steigerung der Produktivität.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet einfach, die verfügbare Zeit im Rahmen einer Struktur zu verwalten. Das Ziel ist, die vorhandene Zeit möglichst effizient zu nutzen und so produktiv wie möglich zu sein. Zeitmanagement ist also nicht nur eine Möglichkeit zur Selbstorganisation, sondern spielt eine wichtige Rolle im Arbeitsalltag. 

Mit der Planung und Erfassung der Zeit ist es jedoch bei weitem nicht getan. Zeitmanagement ist weit mehr als das. Es geht darum, Aufgaben nach bestimmten Aspekten zu priorisieren und ihre Durchführung zu überwachen. 

Häufig bedient man sich hier der Eisenhower-Methode. Sie besagt, dass Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt werden: Erledigen, Terminieren, Delegieren oder Entfernen. Das Eisenhower-Prinzip lässt sich nicht nur manuell anwenden, sondern ist oft auch Grundlage von Zeitmanagement-Tools in Unternehmen.

Auch bei anderen Zeitmanagement-Methoden geht es vor allem um die Priorisierung von Aufgaben. Bei der ABC-Methode teilen Sie ebenfalls Ihre Aufgabe nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. A-Aufgaben sind am wichtigsten und müssen sofort erledigt werden. Bei B-Aufgaben haben Sie etwas mehr Zeit und können diese beispielsweise auf eine To-Do-Liste setzen. C-Aufgaben verschieben Sie ganz ans untere Ende der Liste oder streichen sie einfach.

Welche Rolle spielt Zeitmanagement für Mitarbeiter?

In Unternehmen spielt die Zeit oft eine wichtigere Rolle als im privaten Bereich. Zeitmanagement wird benötigt, um die Termin- und Zeitplanung durchzuführen. Es muss ermittelt werden, welche Mitarbeiter anwesend oder abwesend sind. Das ist beispielsweise für das Aufstellen von Anwesenheitsplänen, Notfalllisten oder die Urlaubsplanung notwendig.

Die Prioritätensetzung ist in Unternehmen ebenso wichtig und dafür ist Zeitmanagement unverzichtbar. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und welche Zeit sie dafür benötigen. Hierdurch ermöglichen Sie eine bessere Planung und einen effizienten Arbeitsablauf. Ein strukturierter Arbeitstag verhindert beispielsweise, dass Termine und Fristen verpasst werden. Ein guter Einblick in die vorhandene Zeit kann auch zu besseren Strategien bei der Bewältigung von Aufgaben führen.

Zeitmanagement in Unternehmen ist sehr komplex und selten manuell zu bewältigen. Mit Zeitmanagement-Tools verfolgen und verwalten Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Letztlich hängt alles von den betrieblichen Anforderungen an die Software ab. Sie sind nach Art und Größe des Unternehmens sehr unterschiedlich. Am besten ist es, wenn Sie festslegen, was Ihre Ziele beim Einsatz eines Zeitmanagement-Tools sind. Suchen Sie sich einige Anbieter heraus und ermitteln Sie, ob die Funktionen und Eigenschaften der Software die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllen.

Übersicht der 9 wichtigsten Funktionen von Zeitmanagement-Tools

In den folgenden Absätzen sehen wir uns mögliche Funktionen und Eigenschaften von Zeitmanagement-Tools genau an. Zwar bietet nicht jede Software alle davon, aber es ist trotzdem hilfreich, wenn Sie einen Überblick haben, worauf Sie bei der Auswahl von Zeitmanagement-Tools achten müssen.

Aufgaben- und Projektverwaltung

Die meisten Anbieter haben in ihrer Zeitmanagement-Software ein Projektmanagement-Tool integriert. Diese Aufgaben- und Projektverwaltung dient nicht nur der Terminplanung, sondern zeigt auch To-Do-Listen an. Über das Zeitmanagement-Tool ordnen Sie Ihren Mitarbeitern Projekte zu und überwachen die Ausführung. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Mitarbeiter, die mit dem Projekt oder der Aufgabe zu tun haben, mittels des Zeitmanagement-Tools einen Einblick auf den Erledigungsstand in Echtzeit haben. Sie können ganz einfach Rückfragen stellen oder mit anderen Beteiligten kommunizieren, um die Teamarbeit zu verbessern. Das Zeitmanagement-Tool kann bei Bedarf zeigen, wie lange es bis zum Abschluss eines Projekts gedauert hat. Unternehmen haben so Hinweise auf Abweichungen, für die vielleicht “Zeitdiebe” oder andere Ursachen verantwortlich sind.

Zeiterfassung

Laut § 16 Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes müssen alle Arbeitgeber in Deutschland Zeiterfassungen durchführen. Hierzu gehört die werktägliche Arbeitszeit, aber auch die Aufzeichnung von Überstunden oder die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Hier erleichtert die Software für das Zeitmanagement die Zeiterfassung. Sie sehen, wann ein Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt und den Arbeitstag beendet. Zeiterfassung lässt sich dann zum Beispiel mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung kombinieren. Die automatische Übernahme verschlankt den Prozess und verhindert Eingabe- oder Übertragungsfehler.

Zeiterfassung per Software hat aber noch weitere Vorteile. Viele Unternehmen führen ein digitales Arbeitszeitkonto und haben so einen Überblick über die Anwesenheit, Urlaub, Krankheit oder Mehrarbeit. 

Wenn der Zeiterfassung Projektmanagement-Tools zugeordnet sind, zeigt sie Unternehmen im Detail, wie produktiv Mitarbeiter sind. Sie können bei wiederkehrenden Aufgaben sehen, welche Zeit angemessen ist und welche Mitarbeiter mehr brauchen. Anhand dieser Angaben können Sie ermitteln, ob es Schwachpunkte gibt und mit dem Angestellten Rücksprache halten.

Priorisierung und Deadline-Management

Neben der Zeiteinteilung spielen bei Zeitmanagement-Methoden auch die Prioritäten eine Rolle. Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig und muss sofort erledigt werden. Diese Arbeit kann Software für Zeitmanagement im Unternehmen ebenfalls übernehmen. Anhand einer Aufgabenliste legen Sie bei der Verteilung die Priorität fest und ordnen Sie dann dem verantwortlichen Mitarbeiter zu. Dieser hat sofort im Blick, welche To-Dos am aktuellen Tag anstehen und besonders dringend sind.

Wenn Ihr Team im betrieblichen Alltag weiß, welche Fristen und Termine in welcher Reihenfolge eingehalten werden müssen, kann es sich an den vorgegebenen Zeitplan halten, weil es seine Ressourcen so einteilt, dass die Arbeit in der geforderten Zeit erledigt ist. 

Diese Funktion von Zeitmanagement-Software ermöglicht den Arbeitnehmern eine bessere Planung ihres Arbeitsalltags. Sie verhindert zudem, dass Fristen oder Deadlines verpasst werden. Unternehmen sehen durch die Software auch vorab, wenn das Risiko besteht, dass Fristen verpasst werden. Eine Lösung wäre, die Arbeit an andere Mitarbeiter zu verteilen, die mehr Kapazitäten haben oder externe Hilfe zu arrangieren, bevor Deadlines versäumt werden.

Integration mit anderen Tools

Abhängig von den Bedürfnissen und Business-Lösungen in Ihrem Unternehmen müssen Sie auch an die Integration von Zeitmanagement-Software denken. Das können externe Programme wie Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Kommunikation wie E-Mails und Chats oder sogar die Einbindung in das CRM sein. Die Integration übernimmt die erfassten und generierten Daten und transferiert sie von oder zu den anderen Lösungen weiter. Viele Anbieter ermöglichen die Anbindung unterschiedlicher Programme, die für den unternehmerischen Alltag von Bedeutung sind. 

Wenn die Zeitmanagement-Software nicht direkt über Analyse- und Berichtsfunktionen verfügt, lassen sich die Daten auch in andere Programme übertragen. Mit Integrationsmöglichkeiten entfällt die zeitraubende manuelle Übernahme von Informationen und Daten. Gleichzeitig verringern Sie das Risiko, dass Übertragungsfehler auftreten.

Automatisierung von Routineaufgaben

Mit Tools für das Zeitmanagement können Sie nicht nur Prioritäten setzen und Zeit erfassen. Sie sorgen auch für Zeiteinsparungen, weil sie Routineaufgaben automatisieren. Hierzu gehört beispielsweise die direkte Zuordnung von E-Mails zu dem jeweiligen Projekt und Mitarbeiter. Die Aufgabe kann so aktualisiert werden, wenn die Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Routineaufgaben lassen sich über das Zeitmanagement-Tool automatisieren, wenn E-Mails automatisch mit Vorlagen beantwortet werden.

Software für Zeitmanagement hilft auch dabei, Aufgaben zu verteilen. Dabei geben Sie als Unternehmen bestimmte Regeln vor. Durch die Einstellung der Priorisierungsmethoden vergibt das Programm die Aufgaben dann automatisch an die jeweiligen Mitarbeiter. Dieser automatische Arbeitsablauf spart Zeit und Rückfragen.

Wenn Sie Zeitmanagement-Software mit anderen Programmen verbinden, können Sie automatisch Termine in den Kalender eintragen lassen und so z.B. Meetings planen. Dasselbe gilt, wenn es sich um Aufgaben handelt, die regelmäßig wiederkehren. Tools planen dann automatisch die jeweilige Zeit ein, die Angestellte für eine Aufgabe benötigen.

Analytik und Berichterstattung

Tools für das Zeitmanagement können auch Daten auswerten und daraus Berichte erstellen. Je nachdem, welche Informationen das System erfasst, das Sie gewählt haben, kann es Informationen analysieren und als Daten oder Diagramme darstellen. Anhand dieser Analyse und Berichte sehen Sie z. B., wo Ihre Arbeitsabläufe Schwächen aufweisen oder wann Mitarbeiter besonders belastet sind. Diese Schlussfolgerungen bieten Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie die Zeitplanung und Verteilung von Ressourcen in Ihrem Unternehmen verbessern können. 

Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit gehört nicht zu den Funktionen bei Zeitmanagement-Tools, ist aber dennoch ein wichtiges Auswahlkriterium. Viele Vorteile werden zunichtegemacht, wenn die Software schwierig einzurichten oder zu bedienen ist. Mit einer steilen Lernkurve und einer komplizierten Bedienung tun sich Arbeitnehmer und Unternehmen gleichermaßen schwer. 

Das Tool muss einfach zu navigieren sein und die wichtigsten Sachverhalte auf einen Blick darstellen, damit Sie Zeit sparen können. Das geht am besten, wenn die Software Farbcodierungen oder Highlights verwendet und Nutzer sich nicht lange auf die Suche machen müssen, um das zu finden, was für sie wichtig ist.

Mobile Zugänglichkeit

Da viele Angestellte von unterwegs aus arbeiten, müssen Sie bei der Auswahl eines geeigneten Zeitmanagement-Tools auf die mobile Zugänglichkeit achten. Wenn das Programm nicht nur im Web, sondern auch über Smartphone oder Tablet zugänglich ist, eignet es sich für Mitarbeiter, die beispielsweise im Außendienst unterwegs sind oder Zugriff nach Beendigung der Arbeitszeit haben wollen. 

Hierfür bieten sich Apps der Software oder eine für mobile Geräte optimierte Webseite an. Beides können die Mitarbeiter über Telefon und Tablet bedienen, egal von wo aus sie Zugriff haben wollen. Mobile Zugänglichkeit per App sorgt auch dafür, dass Mitarbeiter außerhalb ihrer Arbeitszeit auf dem neuesten Stand sind und alles im Griff haben. 

Datenschutz und Sicherheit

Besonders wichtige Punkte bei Software für Zeitmanagement sind der Datenschutz und die Sicherheit. Meistens geben Sie sensible Daten ein, die mit einer bestimmten Person oder einem Unternehmen verknüpft sind. Umso wichtiger ist es, dass das Tool auf sicheren Servern gehostet und für Unberechtigte unzugänglich ist. Denken Sie bei der Auswahl eines Anbieters daran, seine Datenschutzrichtlinie durchzulesen.

Optimal ist, wenn sich die Software und Ihre Daten auf deutschen oder europäischen Servern befinden. In diesen Fällen gehen Sie so gut wie kein Risiko ein, dass Ihre Eingaben und sensiblen Informationen in falsche Hände gelangen. Natürlich ist auch das Hosting der Software oder Ihrer Daten außerhalb Europas möglich. Achten Sie unbedingt darauf, dass die Datenschutzrichtlinie und die Bedingungen des Anbieters den EU-Bestimmungen entsprechen. Häufig gibt es eine entsprechende Erklärung, allerdings ist es für Anwender schwierig, sie transparent nachzuvollziehen.

Fazit

Es gibt viele Möglichkeiten, Zeitmanagement durchzuführen, vor allem im privaten Leben. Für Unternehmen sind allerdings Zeitmanagement-Methoden und -Tools interessant, die einerseits Zeit einsparen und andererseits effektiv und effizient sind. Manuelles Zeitmanagement ist aufgrund der komplexen Bedingungen in Unternehmen schwer oder gar nicht durchführbar. Dabei geht es nicht nur um die Zeitmanagement-Methode oder das Priorisieren von Aufgaben. Zeitmanagement ist eine Möglichkeit für Unternehmen, die Erfassung zu vereinfachen und die Ergebnisse in andere Anwendungen einzubinden. 

Mit den richtigen Zeitmanagement-Tools erfüllen Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorschriften, sondern ziehen auch viele Vorteile daraus. Diese reichen von der Zeiterfassung und Terminplanung über das Zuordnen von Aufgaben und Projekten bis hin zur Analytik und Berichterstattung. Software für Zeitmanagement erfasst und synchronisiert nicht nur Daten, sondern bindet sie in andere Anwendungen und Apps ein. Sie bekommen nicht nur einen genauen Überblick über die Leistungen von Angestellten, sondern können auch rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, wenn Sie verhindern möchten, dass Fristen und Termine versäumt werden. Letztendlich sorgt ein gutes Zeitmanagement mit der passenden Software für eine optimale Verteilung der Ressourcen in Ihrem Unternehmen und als Resultat zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit. Durch Analysen und Berichte ermitteln Sie Schwächen bei Mitarbeitern und in betrieblichen Abläufen und können sie direkt beheben. 

Wenn Sie sich nicht weiter auf die Suche begeben wollen, können Sie sich bei Bitrix24 registrieren. Die Business-Software enthält nicht nur ein CRM, sondern auch Zeitmanagement für Ihre Mitarbeiter. Hiermit legen Sie fest, welche Aufgaben Vorrang haben, überwachen die Erledigung und erhalten Analysen zur Leistung Ihrer Mitarbeiter. Mithilfe von E-Mails, Chat oder Telefon automatisieren Sie Kalender und Projekte. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich kostenlos anmelden und ausprobieren, wie das integrierte Zeitmanagement-Tool Ihr Unternehmen voranbringt.