Was versteht man unter dem Begriff Projektmanagement?

Was ist Projektmanagement?

In der heutigen Zeit kommt man um den Begriff Projektmanagement kaum mehr drumherum. Manche fragen sich eventuell, was hinter dem Begriff Projektmanagement steckt? Unter dem Begriff Projektmanagement versteht man die Planungs-, Leitungs- und Kontrolltätigkeiten, die sowohl bei kleinen auch als bei großen Projekten anfallen und am besten mit passenden Projektmanagement Tools verwaltet werden können.

Es gibt einige Unternehmen, die eine Misserfolgsquote ihrer Projekte von bis zu 70% melden. Es ist sehr wichtig, dass Projektmanager (PMs) und Teams jederzeit mit dem nötigen Wissen ausgestattet sind. Ein tiefgehendes Verständnis der Projektmanagement-Phasen und deren Funktion zur Überwachung des Projekts in allen Phasen kann Ihrem Unternehmen helfen, möglichst viele Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen und zu vermeiden, in die düstere Statistik der Projektscheiterung beziehungsweise Projektversagen zu geraten. Projekte können sehr chaotisch werden, aber die einzelnen Phasen sorgen für die dringend benötigte Klarheit und Ordnung des gesamten Prozesses. Ein gutes Projektmanagement ist das A und O, wenn Sie Ihre Projekte erfolgreich durchführen und abschließen möchten.

 

Was ist agiles Projektmanagement?

Die vier grundlegenden Projektmanagement-Methoden sind Agil, Scrum, Kanban und Gantt.

Agiles Projektmanagement ist somit eine der existierenden Projektmanagement-Methoden.

Agiles Projektmanagement ist definitiv jedem Projektleiter ein Begriff. Auch wenn viele Leute es für eine echte Projektmanagementmethode halten, ist es in Wirklichkeit ein Regelwerk, das die Teamarbeit angenehmer und effizienter machen soll. Diese können zwar auf jeden Fall allein angewendet werden, aber es wurden mehrere Methoden geschaffen, die einen agilen Ansatz verfolgen, ihn mit verschiedenen Kontroll- und Kommunikationstechniken kombinieren und den Mitarbeitern ermöglichen, qualitativ hochwertige Produkte zu liefern.

Zu den Hauptprinzipien der agilen Methodik gehören: 

- Kommunikation und Austauschbarkeit aller Teammitglieder;

- Einbeziehung des Kunden in den Prozess der Entscheidungsfindung;

- Offensein für Veränderungen, auch in den späteren Phasen des Projekts;

- Regelmäßige Lieferung von funktionsfähiger Software anstelle von Papierkram und Berichten.

Das gesamte Agile Manifest umfasst 12 Punkte und wurde von Software-Entwicklern erstellt, die die Idee einer effektiveren Gestaltung von Arbeitsprozessen diskutieren wollten.

 

Wie wichtig ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass die richtigen Erwartungen in Bezug darauf gesetzt werden, was, bis wann und für wie viel geliefert werden kann.

Ohne richtiges Projektmanagement können Budgetschätzungen und Zeitpläne für die Projektdurchführung festgelegt werden, die zu ehrgeizig sind oder denen es an analogen Schätzungserkenntnissen aus ähnlichen Projekten mangelt. Letztendlich bedeutet dies, dass ohne gutes Projektmanagement Projekte zu spät und über dem Budget liegen.

Effektive Projektmanager sollten in der Lage sein, vernünftige und erreichbare Fristen und Meilensteine zwischen Interessengruppen, Teams und Management auszuhandeln.

Wie funktioniert Projektmanagement?

Zu den typischen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers gehören: Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten.

Dazu gehören die Definition des Projekts, Erstellung eines umfassenden Arbeitsplans und Einhaltung des Budgets, Teammanagement, Engagement und Produktivität fördern, Hindernisse beseitigen und Teammitglieder motivieren.

 

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Das Magische Dreieck beschreibt die Interdependenzen zwischen den drei wichtigsten Faktoren innerhalb eines Projekts: Zeit, Kosten und Qualität. Das Magische Dreieck kann sich als ein sehr nützliches Werkzeug erweisen, da es Projektmanagern ermöglicht, diese Interdependenzen den Kunden auf sehr anschauliche Weise aufzuzeigen.

Es gibt einen zunehmenden Trend, sich nur auf Zeit und Geld zu konzentrieren. Dies gilt auch für den agilen Ansatz, wie er vom IT-Sektor propagiert wird: Timeboxing.

Wenn ein Projekt scheitert, geht es oft darum, Zeit und Budget zu überschreiten. Diese Einstellung, nur auf Zeit und Budget zu setzen, ist normalerweise sehr destruktiv und ist in der Tat meist ein Grund für das Scheitern von Projekten.

Wenn man nur auf Zeit und Geld achtet, führt dies zu mangelnder Qualität und häufig zu einem abnehmenden Umfang. Dies führt zu einem abnehmenden Nutzen (Business-Case-Ziele werden nicht erreicht). Es wird auch zu vielen Änderungswünschen und einem hohen Aufwand für Reparaturen und Korrekturen während des Projekts führen, wodurch Zeit und Geld außer Kontrolle geraten. Die geringe Qualität wird auch zu hohen Kosten nach dem Projekt führen, da die Betriebskosten und die Wartungskosten höher sind.

 

Warum gewinnt Projektmanagement an Bedeutung?

Haben Sie sich schon einmal gefragt: "Warum ist Projektmanagement wichtig?

Wenn Sie noch nie mit einem Projektmanager zusammengearbeitet haben, kann es verlockend sein, auf die Kosten zu verzichten und stattdessen ein Projekt selbst zu leiten. Schließlich kann Projektmanagement eine beträchtliche finanzielle Investition sein, warum sollte man es also nicht einfach selbst machen?

Aber das wäre ein Fehler.

Ein guter Projektmanager ist der Klebstoff, der ein Projekt zusammenhält und sicherstellt, dass Qualität und Ziele termingerecht und im Rahmen des Budgets erreicht werden. Nach Angaben des Project Management Institute (PMI) berichten Organisationen, die das Projektmanagement unterbewerten, dass durchschnittlich 50% ihrer Projekte gänzlich scheitern. Fünfzig Prozent. 

Gescheiterte Projekte können Ihre Initiativen schnell zum Scheitern bringen und das Unternehmenswachstum verzögern oder sogar verhindern.

Projektmanagement ist mehr als nur das Verfolgen von Fristen und das Festlegen eines Budgets. Ein guter Projektmanager übernimmt die Kontrolle über ein Projekt von Anfang bis Ende und stellt sicher, dass die Initiativen und Ziele strategisch ausgerichtet sind, das Projekt die Unterstützung der Interessengruppen hat und alle auf derselben Seite stehen.

Da Projekte oft komplex sind und zahlreiche Interessengruppen einbeziehen, ist es für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung, einen Projektmanager zu haben, der die Initiative leitet und alles unter Kontrolle hält.

Tatsächlich stellte PMI fest, dass Organisationen, die irgendeine Art von Projektmanagementmethode anwenden, besser in der Lage sind, das Budget und den Zeitplan einzuhalten und den Umfang, die Qualitätsstandards und den erwarteten Nutzen zu erfüllen. 

Hier sind sechs Gründe, warum Sie Projektmanagement einsetzen sollten.

1. Realistische Projektplanung

Die Bedeutung der Projektplanung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Allzu oft überschätzen Organisationen, wie schnell sie Ergebnisse erzielen können, unterschätzen die Kosten oder beides - ein Rezept für das Scheitern.

Ein guter Projektmanager betrachtet das große Ganze und setzt realistische und erreichbare Ziele, Budgets und Zeitvorgaben. Ohne sorgfältiges Management kann ein Projekt schnell aus der Bahn geraten, bevor es überhaupt begonnen hat.

Um realistische Ziele, Budgets und Zeitpläne festzulegen, kommuniziert der Projektmanager mit verschiedenen Interessengruppen, um die strategischen Prioritäten und Geschäftsziele der Initiative zu verstehen. Auf der Grundlage ihrer Recherchen entwirft der Projektleiter dann einen Projektplan, der diese Prioritäten innerhalb der Zeit- und Budgetbeschränkungen ausbalanciert. Dieser Prozess umfasst Kostenschätzung, Ressourcenmanagement und Risikobewertung.

2. Klarer Fokus und Ziele

Das Fehlen klarer Ziele war der häufigste Grund für das Scheitern von Projekten im Jahr 2017. Projektmanager helfen Organisationen dabei, ihre Prioritäten zu setzen und ihre Projektziele zu definieren. 

Wenn die Projektleitung dem Team überlassen wird, können Umfang und Ziele leicht durcheinandergeraten. Ein unklarer Fokus kann dazu führen, dass sich der Umfang verschlechtert, Termine verpasst und zu hohe Ausgaben getätigt werden.

Und ohne einen Projektmanager, der die Projektpläne und Aufgabenaufteilungen überwacht, bemerken viele Teams potenzielle Risikofaktoren möglicherweise nicht sofort, wenn sie auftreten. Wenn sie sich nicht mit den sich entwickelnden Projektrisiken befassen, könnte das Team am Ende die falschen Aufgaben priorisieren.

Ein guter Projektleiter behält all diese Faktoren im Auge, damit sich das Team zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren und sich bei Bedarf anpassen kann.

3. Strategische Ausrichtung

Einer der wichtigsten Gründe für den Einsatz von Projektmanagement ist die Ausrichtung von Projekten an der Geschäftsstrategie. Mark Langley, der Präsident und CEO von PMI, warnt: "Wenn Ihre Organisation nicht gut im Projektmanagement ist, setzen Sie zu viel Risiko in Bezug auf die letztendliche Umsetzung der Strategie aufs Spiel.

 

Mit anderen Worten, das Projektmanagement ist eine treibende Kraft der Unternehmensstrategie. Wenn Sie es also nicht auf Ihre Initiativen anwenden, verpassen Sie eine entscheidende Gelegenheit, zu wachsen.

 

Da Projektmanager die Planung und Durchführung eines Projekts beaufsichtigen, tragen sie dazu bei, dass die Gesamtziele des Projekts und seine nachfolgenden Aufgaben und Meilensteine mit der Strategie der Organisation übereinstimmen. Die strategische Ausrichtung auf jeder Ebene des Projekts hält alle Interessengruppen auf derselben Seite und stellt sicher, dass Ihre Initiativen die Organisation vorantreiben.

4. Verwalteter Prozess

Projektmanagement ist ein proaktiver Prozess, der darauf abzielt, die richtigen Leute dabei zu unterstützen, die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit zu erledigen. Ohne eine festgelegte Projektmanagementmethode neigen viele Teams dazu, reaktiv zu arbeiten und Probleme zu behandeln, sobald sie auftreten, anstatt proaktiv für bekannte Risiken zu planen und von Anfang an Projektziele und -parameter festzulegen.

Projektmanager helfen Teams dabei, ein Projekt in besser handhabbare Teile zu zerlegen. Indem sie das Projekt in einen klaren Prozess mit zugewiesenen Aufgaben, Meilensteinen und Fristen unterteilen, können Projektmanager ihre Teams effizienter leiten und flexibler auf Probleme reagieren.

5. Die Qualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Ihr Projekt könnte alle Zeit- und Budgetvorgaben erfüllen, aber wenn die Qualitätsstandards nicht eingehalten werden, gilt das Projekt als gescheitert.

Leider ist dies eine allzu leichte Falle, in die man tappen kann. Die Teams stehen unter großem Druck, ein Projekt frist- und budgetgerecht abzuschließen. Und das kann zu überstürzter Arbeit und schlampiger Ausführung führen.

Hier kommen die Projektleiter ins Spiel. Sie verwalten nicht nur Termine und Ziele, sondern haben auch ein Auge darauf, wie gut die Projektaufgaben ausgeführt werden. Projektmanager helfen bei der Skizzierung der Ergebnisse und der Definition ihrer Qualitätsstandards, so dass jeder genau weiß, was er anstrebt.   

6. Geringere Kosten

Im Jahr 2018 wurden laut PMI 9,9% jedes investierten Dollars aufgrund schlechter Projektergebnisse verschwendet - das sind 99 Millionen Dollar für jede investierte Milliarde Dollar.

Das Projektmanagement senkt die Projektkosten durch Effizienzsteigerung, Risikominimierung und Ressourcenoptimierung. Selbst mit den zusätzlichen Kosten für die Investition in einen Projektmanager können Unternehmen viel mehr gewinnen.

Was macht ein gutes Projekt aus? 

Jedes einzelne Projekt, an dem Sie in Ihrer Karriere arbeiten, wird wahrscheinlich auf die eine oder andere Weise einzigartig sein. Das lässt die Rolle des Projektleiters ziemlich entmutigend klingen, aber es gibt einige Gemeinsamkeiten, auf die Sie auf Ihrem Weg achten können.

1.     Gut geplant

Wenn Sie eine Chance haben wollen, die Arbeit zum Erfolg zu führen, dann müssen die Grundlagen stimmen, und bei Projekten bedeutet das gute Planung. Dies ist vielleicht nicht Ihr Lieblingsaspekt der Arbeit, aber es ist ein wesentlicher Aspekt.

2.     Ein starkes Team

Selbst der beste Projektmanager der Welt ist ohne die Unterstützung eines starken Teams wahrscheinlich nicht in der Lage, abgeschlossene Projekte termingerecht abzuliefern. Teil Ihrer Rolle ist es, dafür zu sorgen, dass jeder im Team das Projekt versteht, über die Fähigkeiten und Ressourcen verfügt, um einen Beitrag zu leisten, und sich glücklich und motiviert fühlt. Wenn Sie sehen, dass im Team etwas fehlt, dann ist es Ihre Aufgabe, dies zu beheben. Das ist nicht immer einfach, aber Sie werden davon fast genauso profitieren wie das Teammitglied, dem Sie helfen. Eine Sache, vor der Sie sich in Acht nehmen sollten, ist die Gefahr, den ganzen Ruhm selbst einzuheimsen. Wenn der Rest des Projektteams einen großen Anteil am Erfolg hatte, dann sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Chefs und Interessenvertreter darauf hinweisen.

3.     Klare Kommunikation

Eines der Merkmale eines gut geführten Projekts ist, dass es während der gesamten Projektlaufzeit eine klare Kommunikation beinhaltet. Das hängt natürlich nicht nur vom Projektleiter ab, aber wenn Sie in dieser Rolle arbeiten, ist es etwas, auf das Sie sich konzentrieren wollen. Die klügste Art und Weise, damit umzugehen, ist, Ihre Kommunikationsstrategie von Anfang an festzulegen und daran festzuhalten. Sie müssen natürlich vermeiden, dass Sie Besprechungen verpassen oder keine Aktualisierungen verschicken, daher ist ein Backup-Plan für die Zeiten, in denen Sie dies nicht tun können, erforderlich.

4.     Gute Änderungskontrolle

Projekte verändern sich im Laufe der Zeit, und die Dinge, die Sie am Ende liefern, könnten sich sehr von dem unterscheiden, was Sie anfangs betrachtet haben. Das bedeutet, dass ein robuster Änderungskontrollprozess von entscheidender Bedeutung ist. Wenn Sie diesen im Griff haben, können Sie sicher sein, dass Sie nicht mit einer schleichenden Ausweitung des Umfangs konfrontiert werden oder plötzlich feststellen, dass Sie nicht wissen, welche Version des Dokumentes mit den Beteiligten vereinbart wurde. Wie bei so vielen Dingen im Projektumfeld liegt der Schlüssel darin, den Prozess zu Beginn festzulegen und dann von da an daran festzuhalten.

5.     Eine klare Vision

Bei so vielen Ablenkungen auf dem Weg dorthin kann man leicht den Überblick verlieren, was man eigentlich vorhat. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen wollen. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie dies tun, besteht darin, in Ihrer anfänglichen Projektdokumentation die Ziele klar zu formulieren. 

6.     Risikokontrolle

Es gibt viele verschiedene Arten von Risiken, die sich auf Ihre Projekte auswirken können, und Sie werden eine wirksame Methode zu deren Bewältigung wünschen. Auch hier müssen Sie sie zu Beginn identifizieren und dann Ihre Interessenvertreter dazu bringen, das Dokument, das sie enthält, zu unterschreiben. Danach müssen Sie sie verfolgen und alle neu entstehenden oder andere, die ihren Status ändern, hinzufügen. Projektrisiken haben die Angewohnheit, aus dem Ruder zu laufen, wenn man sie zulässt, also ist es ein Bereich, den Sie unbedingt ständig im Auge behalten müssen.

Was ist ein Projektablaufplan?

Ein Projektmanagementplan ist ein formales Dokument, das festlegt, wie ein Projekt durchgeführt werden soll. Er umreißt den Umfang, die Ziele, das Budget, den Zeitplan und die Ergebnisse eines Projekts, und er ist unerlässlich, um ein Projekt auf Kurs zu halten.

Sie schreiben einen Projektplan während der Projektplanungsphase des Projektlebenszyklus, und er muss von den Beteiligten genehmigt werden, bevor ein Projekt in die Ausführungsphase eintreten kann.

Für die Visualisierung eines solchen Projektablaufplans eignen sich Gantt-Diagramme (Balkendiagramme) besonders gut.

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm erstellen, müssen Sie alle in Ihrem Projekt enthaltenen Aufgaben durchdenken. Als Teil dieses Prozesses werden Sie herausfinden, wer für jede Aufgabe verantwortlich sein wird, wie lange jede Aufgabe dauern wird und auf welche Probleme Ihr Team stoßen könnte.

Dieses detaillierte Nachdenken hilft Ihnen sicherzustellen, dass der Zeitplan durchführbar ist, dass jeder Aufgabe die richtigen Personen zugewiesen werden und dass Sie für potenzielle Probleme Abhilfe schaffen können, bevor Sie beginnen.

Gantt-Diagramme helfen Ihnen auch dabei, praktische Aspekte eines Projekts herauszuarbeiten, wie z.B. die Mindestzeit, die für die Durchführung des Projekts benötigt wird, und welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor andere beginnen können. Außerdem können Sie damit den kritischen Pfad ermitteln - die Abfolge von Aufgaben, die einzeln termingerecht erledigt werden müssen, wenn das gesamte Projekt termingerecht abgeschlossen werden soll.

Und schließlich können Sie sie dazu verwenden, Ihr Team und Ihre Sponsoren über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Aktualisieren Sie einfach das Diagramm, um Zeitplanänderungen und ihre Auswirkungen zu zeigen, oder verwenden Sie es, um zu kommunizieren, dass wichtige Aufgaben abgeschlossen sind.