Automatisierungsregeln und Trigger helfen Ihnen, die Prozesse im CRM zu automatisieren.

Nutzen Sie Automatisierungsregeln, um Ihre Arbeit mit Kunden zu automatisieren und einen bestimmten Handlungsalgorithmus für Ihre Mitarbeiter zu schaffen. Automatisierungsregeln können folgende Aktionen übernehmen: E-Mails senden, Anrufe machen etc.

Eine Automatisierungsregel ist mit einem bestimmten Status verknüpft. Sobald ein Element in einen neuen Status versetzt wird, wird eine Automatisierungsregel aktiviert, welche für diesen Status definiert ist. Automatisierungsregeln können dabei die Aktivierungszeit beinhalten und eine erforderliche Aktion angeben: Aufgabe, Benachrichtigung, E-Mail, Anruf oder etwas Anderes.

Automatisierungsregeln

Bevor wir jede einzelne Regel beschreiben, schauen wir uns die Hauptparameter aller Regeln an.

Ausführen – der Schlüsselparameter, der bestimmt, wann die Aufgabe erledigt werden muss.

• Sofort – bedeutet, dass die Regel ausgeführt wird, sobald der Lead den bestimmten Status erreicht hat.
• Nach der vorherigen – wenn Sie eine Kette von Aktionen starten möchten, wird Ihnen dieser Parameter dabei helfen. Die Regel wird nicht ausgeführt, solange die vorherige Aktion nicht aktiviert wurde.
• In – Zeitverzögerung, mit der die Regel angewendet wird, nachdem der Status eines CRM-Elements geändert wurde.
• Für – die Regel wird in einem bestimmten Zeitraum vor dem Datum angewendet, welches im CRM-Element angegeben ist. So kann bspw. eine Zahlungserinnerung gesendet werden, bevor die Zahlung selbst gemacht wird.
  

Nachdem wir diese Parameter kennengelernt haben, können wir uns jetzt die Regeln selbst anschauen.


Element löschen – diese Regel löscht Elemente im CRM, wenn sie aktiviert wird. Diese Regel kann man z.B. für die Junk Leads verwenden.


Benachrichtigung – diese Regel versendet die Benachrichtigungen an den Mitarbeiter. Im Feld „Nachrichtentext“ geben Sie die genauen Schritte ein, welche die Mitarbeiter ausführen müssen.


Nachricht zum Activity Stream hinzufügen – noch eine Möglichkeit, die Mitarbeiter über die wichtigen Aufgaben zu benachrichtigen.


Status ändern – diese Regel hilft Ihnen, den Status vom Element automatisch zu ändern. Geben Sie einfach an, wann der Status geändert werden muss.


Verantwortlichen ändern – diese Regel ändert den Verantwortlichen im Element.

Werbeanzeigen – die Regel verschickt automatisch die Daten des Kunden in die Liste, für die Sie die Werbung eingestellt haben.

Diese Möglichkeiten werden bald erscheinen.

Nachricht senden– die Regel verschickt automatisch eine E-Mail an den Kunden.


Kontrolle – diese Regel hilft Ihnen, die Verschiebung von Elementen durch Sales Funnel zu kontrollieren.

Anruf planen – die Regel plant einen Anruf und benachrichtigt den Mitarbeiter darüber.

Termin planen – die Regel plant den Termin, der in der Liste mit den Aktivitäten sowie im Kalender erscheinen wird.


Webhook – dank dieser Regel werden die Daten in ein anderes System versendet. Wie genau das funktioniert, werden wir später erzählen.


Trigger

Aktion seitens Kunden, welche die Statusänderung aktiviert. Sobald der Trigger losgeht, wird das Element in den erforderlichen Status versetzt, wonach die entsprechenden Automatisierungsregeln aktiviert werden.

Trigger berücksichtigen nicht den vorherigen Status des Elements. Wurde ein Element in einen höheren Status versetzt, werden dadurch keine Trigger aktiviert, die an einen niedrigeren Status angehängt sind.


Die Automatisierungsregeln sind nur für die kostenpflichtigen Tarife verfügbar (Tarif PLUS - nur die Leads, Tarif Standard bzw. Professional - alle Elemente, Einheiten im CRM).