Projekmanagement – Definitionen, Phasen, Methoden, Übergreifendes Management von Projekten

Was ist Projektmanagement?

In der heutigen Zeit kommt man um den Begriff Projektmanagement kaum mehr drumherum. Manche fragen sich eventuell, was hinter dem Begriff Projektmanagement steckt? Unter dem Begriff Projektmanagement versteht man die Planungs-, Leitungs- und Kontrolltätigkeiten, die sowohl bei kleinen auch als bei großen Projekten anfallen.

Es gibt einige Unternehmen, die eine Misserfolgsquote ihrer Projekte von bis zu 70% melden. Es ist sehr wichtig, dass Projektmanager (PMs) und Teams jederzeit mit dem nötigen Wissen ausgestattet sind. Ein tiefgehendes Verständnis der Projektmanagement-Phasen und deren Funktion zur Überwachung des Projekts in allen Phasen kann Ihrem Unternehmen helfen, möglichst viele Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen und zu vermeiden, in die düstere Statistik der Projektscheiterung beziehungsweise Projektversagen zu geraten. Projekte können sehr chaotisch werden, aber die einzelnen Phasen sorgen für die dringend benötigte Klarheit und Ordnung des gesamten Prozesses. Ein gutes Projektmanagement ist das A und O, wenn Sie Ihre Projekte erfolgreich durchführen und abschließen möchten.

Projektmanagementphasen

Der Projektmanagement-Lebenszyklus ist ein einheitliches Modell für den Verlauf eines Projekts, von seinem Beginn bis zum Abschluss. Jeder Projektprozess besteht aus fünf Schlüsselphasen, die Folgendes umfassen: Initiierung, Planung, Überwachung und Kontrolle sowie Beendigung. In diesen Phasen wird jeder Aspekt des Projekts detailliert beschrieben, von kleineren (aber dennoch entscheidenden) Elementen wie Abhängigkeiten und individuelle Verantwortlichkeiten bis hin zu den wichtigsten Bausteinen des Projekts wie Zeitplan, Budget und Schlüsselmeilensteine.

Es ist wichtig, dass das gesamte Projektteam die einzelnen Schritte des Projektmanagements versteht. Durch die Ausstattung der Teams mit einem Modell, das die einzelnen Phasen klar definiert, wird jeder einzelne Aspekt des Projekts viel überschaubarer und leichter zu verstehen. Der Projektlebenszyklus ist wie eine Roadmap, die Ihren Teams eine Richtung und Klarheit gibt. Indem sie wissen, was als Nächstes kommt, und verstehen, was jede Phase erfordert, erhalten alle Beteiligten ein Gefühl der Handlungsfähigkeit und Kontrolle über die Prozesse, für die sie verantwortlich sind. Darüber hinaus ermöglicht die Struktur, die der Lebenszyklus bietet, auch eine möglichst produktive Kommunikation zwischen den Teams.

Eine gründliche Kenntnis des Projektmanagement-Lebenszyklus ist auch für Projektmanager besonders wichtig, da sie so das Projekt effektiv planen und ausführen können. Durch die Strukturierung des Projekts in Phasen erhalten sie einen Überblick über den gesamten Prozess aus der Vogelperspektive und können so jeden Schritt vollständig kontrollieren.

Schließlich kann das Erlernen der Lebenszyklusphasen für die Beteiligten und Kunden sehr nützlich sein, da es die Transparenz für jeden Schritt des Projekts fördert und es diesen Parteien ermöglicht, Risiken zu bewerten und zu verstehen, was sie bei jedem Schritt erwarten können.

Das Projektmanagement kann in fünf Phasen unterteilt werden, die sich sehr unterscheiden:

• Einführung
  

• Planung

• Ausführung
  

• Überwachung und Kontrolle
  

• Abschluss 

Es gibt eine Debatte über die tatsächliche Anzahl der Phasen im Projektzyklus, da sich diese Phasen häufig überschneiden. Jede der oben genannten Phasen hat jedoch sehr spezifische Merkmale und Ergebnisse, die dazu beitragen, sie von den anderen zu unterscheiden und zu trennen.

Die ersten beiden Schritte - Initiierung und Planung - sind Vorprojektphasen, in denen Sie und Ihr Team in der Regel die gesamte Vorbereitungsarbeit leisten und ein starkes Fundament legen. Der größte Teil der Projektarbeit findet während der Durchführung statt. Die Überwachungs- und Kontrollphase läuft gleichzeitig mit der Projektausführung, während die Abschlussphase eine Bewertung und den Abschluss Ihres Projekts darstellt.

Der Projektmanagementzyklus berücksichtigt alle wichtigen Details Ihres Projekts, ob groß oder klein. Dazu gehören:

• Projektziele
  

• Ressourcen: einschließlich des Budgets, der Teams, der Zeit und der Werkzeuge, die für die Durchführung der Arbeit benötigt werden, und wie diese zugewiesen werden.
  

• Meilensteine, Zeitrahmen und Fristen für jeden Prozess innerhalb des Projekts
  

• Ergebnisse, die in jeder Phase erstellt werden
  

• Aufgaben-Workflows und Abhängigkeiten
  

• Alle Ergebnisse und Berichte
  

• Analyse und Bewertung nach dem Projekt

Eine gute Möglichkeit, Ihr Projekt zu betrachten, besteht darin, die Phasen des Projektmanagements mit einem Bauwerk zum Beispiel einem Haus, zu vergleichen, wobei jede neue Phase einen anderen Aspekt des Bauprozesses darstellt.

Projektmethoden  

In diesem Abschnitt werden die 4 grundlegenden Projektmanagement-Methoden vorgestellt: Agil, Scrum, Kanban und Gantt.

Jedoch stellt sich eventuell so manch einer die Frage, was sich genau hinter dem Begriff Projektmanagement-Methode verbirgt? Was versteht man genau darunter?

Eine Projektmanagement-Methode ist eine standardisierte Herangehensweise an Projekte nach einem speziellen Plan. Sie schreibt eine konkrete Ausgestaltung des Projektmanagements vor (im Ganzen oder teilweise gesehen).

1.     Agil

Agil ist definitiv jedem Projektleiter ein Begriff. Auch wenn viele Leute es für eine echte Projektmanagementmethode halten, ist es in Wirklichkeit ein Regelwerk, das die Teamarbeit angenehmer und effizienter machen soll. Diese können zwar auf jeden Fall allein angewendet werden, aber es wurden mehrere Methoden geschaffen, die einen agilen Ansatz verfolgen, ihn mit verschiedenen Kontroll- und Kommunikationstechniken kombinieren und den Mitarbeitern zu ermöglichen, qualitativ hochwertige Produkte zu liefern.

Zu den Hauptprinzipien der agilen Methodik gehören:

• Kommunikation und Austauschbarkeit aller Teammitglieder;

• Einbeziehung des Kunden in den Prozess der Entscheidungsfindung;

• Offen sein für Veränderungen, auch in den späteren Phasen des Projekts;

• Regelmäßige Lieferung von funktionsfähiger Software anstelle von Papierkram und Berichten.

Das gesamte Agile Manifest umfasst 12 Punkte und wurde von Software-Entwicklern erstellt, die die Idee einer effektiveren Gestaltung von Arbeitsprozessen diskutieren wollten.

2.     Scrum

Scrum ist tatsächlich eine der Möglichkeiten, wie agile Prinzipien implementiert werden können. Es beinhaltet zwar auch Flexibilität und Kundeneinbindung, aber es gibt spezifische Werkzeuge, die die Verwendung agiler Grundlagen ermöglichen, um den größten Gewinn und die höchste Effizienz zu erzielen.

Jeder Teilnehmer an einem Scrum-geleiteten Projekt hat eine feste Rolle. Es gibt Scrum-Master und Product Owner, aber sie führen nicht die Arbeit eines Projektmanagers aus, die es einem Team von Entwicklern ermöglichen, sich selbst erfolgreich zu managen.

Ein Begriff, den Sie sich unbedingt merken sollten, wenn Sie sich für die Arbeit mit Scrum entscheiden, ist Sprint. Ein Sprint ist eine kurze Zeitleiste, die von einer Woche bis zu mehreren Wochen oder einem Monat dauert. Sprints beinhalten feste Aufgaben, die bis zum Ende eines Sprints erledigt werden müssen. Im Rückblick wird am Ende jedes Sprints ein Einblick in die geleistete Arbeit gegeben. Bevor ein weiterer Sprint beginnt, wird ein Backlog erstellt, das die wichtigsten Aufgaben aufzeigt, die erledigt werden müssen.

Die Aktualisierungen werden während der täglichen Stand-up-Sitzungen gegeben. Alle Teammitglieder sind verpflichtet, an ihnen teilzunehmen. Solche Treffen ermöglichen es, Probleme zu nennen und Personen zu finden, die sie lösen können. Die Teammitglieder können sich gegenseitig bei den Aufgaben helfen.

3.     Kanban

Kanban ist eine weitere Möglichkeit, eine agile Methodik zu implementieren. Sie ist Scrum recht ähnlich, da sie ebenfalls selbstorganisierende Mitarbeiter hat, aber gleichzeitig gibt es gewisse Kernunterschiede.

Das Kanban-Konzept wurde in einer Toyota-Fabrik in den 1940er Jahren entwickelt. Es war eine einfache, aber effektive Methode, die es ermöglichte, den Arbeitsaufwand zu visualisieren.

Mehrere Prinzipien, die das Kanban-System befolgt, können festgehalten werden:

• Visualisierung. Beim Kanban-Ansatz wird alles visuell und einfach dargestellt;

• Verwaltung der Arbeitsabläufe. Je nachdem, wie eine Kanban-Tafel erstellt wird, ermöglicht sie es, jede Phase des Arbeitsprozesses zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen;

• Transparenz. Das System kann von jedem Mitarbeiter, der an der Durchführung des Projekts beteiligt ist, verstanden werden;

• Grenzen der laufenden Arbeit. Es gibt nie zu viele oder zu wenige Aufgaben, die von den Arbeitern erledigt werden können, dies erhöht die Effizienz. 

Im Grunde genommen ist alles, was man zur Nutzung des Kanban-Managementsystems benötigt, eine Tafel und Haftnotizen oder eine entsprechende Computersoftware. Kanban-Tafeln haben mehrere Spalten: To-Do-Liste, laufende Arbeiten und Erledigt. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen oder in Arbeit genommen ist, wird sie in eine andere Spalte übertragen. Je nachdem, in welchem Stadium sich das Projekt befindet, können zusätzliche Abschnitte erstellt werden. 

4.     Gantt

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm erstellen, müssen Sie alle in Ihrem Projekt enthaltenen Aufgaben durchdenken. Als Teil dieses Prozesses werden Sie herausfinden, wer für jede Aufgabe verantwortlich sein wird, wie lange jede Aufgabe dauern wird und auf welche Probleme Ihr Team stoßen könnte.

Dieses detaillierte Nachdenken hilft Ihnen sicherzustellen, dass der Zeitplan durchführbar ist, dass jeder Aufgabe die richtigen Personen zugewiesen werden und dass Sie für potenzielle Probleme Abhilfe schaffen können, bevor Sie beginnen.

Sie helfen Ihnen auch dabei, praktische Aspekte eines Projekts herauszuarbeiten, wie z.B. die Mindestzeit, die für die Durchführung des Projekts benötigt wird, und welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor andere beginnen können. Außerdem können Sie damit den kritischen Pfad ermitteln - die Abfolge von Aufgaben, die einzeln termingerecht erledigt werden müssen, wenn das gesamte Projekt termingerecht abgeschlossen werden soll. 

Und schließlich können Sie sie dazu verwenden, Ihr Team und Ihre Sponsoren über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Aktualisieren Sie einfach das Diagramm, um Zeitplanänderungen und ihre Auswirkungen zu zeigen, oder verwenden Sie es, um zu kommunizieren, dass wichtige Aufgaben abgeschlossen sind.

Übergreifendes Management von Projekten

Unter das übergreifenden Management von Projekten fallen das Multiprojektmanagement, das Programmmanagement, das Großprojektmanagement und das Projektportfoliomanagement. In den folgenden Abschnitten werden Sie erfahren, was genau hinter diesen Begriffen steckt.

Multiprojektmanagement

Beim Multiprojektmanagement müssen verschiedene Projekte gleichzeitig gesteuert und koordiniert werden. Das Multiprojektmanagement kommt oft bei Konzernen vor. Das Multiprojektmanagement ist recht komplex, da Zusammenhänge über mehrere Projekte koordiniert werden müssen wie zum Beispiel konkurrierende Ressourcen. Daher ist Multiprojektmanagement für alle Beteiligten eine Herausforderung.

Bitrix24 für Multiprojektmanagement

Bitrix24 ist eine kostenlose Online-Projektmanagement-Lösung mit unbegrenzt vielen Projekten, Aufgaben und Teilaufgaben. Sie umfasst Zeiterfassung, Workflows zur Aufgabenautomatisierung, Gantt-Diagramme, Dokumentenmanagement und Tools zur Zusammenarbeit bei Aufgaben, wie z. B. Gruppenchat und Videokonferenzen. Wichtig ist auch, dass es eine selbstgehostete Option gibt, mit der Sie Bitrix24 vor Ort implementieren können. Es kommt mit offenem Quellcode. 

Bitrix24 verfügt über umfangreiche organisatorische Funktionen, die die Effizienz auf persönlicher und Gruppenebene steigern. Aufgaben können für sich selbst definiert oder einem Kollegen zugewiesen oder nach Erhalt delegiert werden. Die Projektmanagement-Funktionen des Produkts sind in die "Gruppen" eingebettet.

Jedes Projekt kann eine dedizierte Gruppe haben, in der alle Dateien, Diskussionen und Aufgaben, die zu diesem Projekt gehören, gespeichert werden und auf die nur die Benutzer zugreifen können, die für das Projekt relevant sind. Die für jede Aufgabe innerhalb des Projekts aufgewendete Zeit kann nachverfolgt werden, und die Aufgaben werden in den Gruppenkalender integriert. Darüber hinaus können Projekte im Extranet erstellt werden, so dass Kunden oder Partner in vollem Umfang an ihnen teilnehmen können.

Programmmanagement

Das Programmmanagement bezieht sich auf eine Gruppe inhaltlich zusammengehörender Projekte. Darüber hinaus kann das Programmmanagement zeitlich begrenzt sein oder auch nicht.

Es umfasst die Planung, die übergreifende Leitung und das Controlling (Steuerung) mehrerer Projekte, die inhaltlich zusammengehören.

Bitrix24 für Programmmanagement

Aufgaben und Unteraufgaben können in einem Gantt-Diagramm mit Status, verantwortlicher Person und chronologischen Beziehungen angezeigt werden. Dies gibt auf einen Blick ein vollständiges Bild des Projektverlaufs und hilft, potenzielle oder bestehende Verzögerungen zu erkennen. Sobald eine Aufgabe erstellt wurde, kann sie immer noch direkt aus der Tabelle oder dem Gantt-Diagramm heraus geändert werden.

Das Hochsetzen einer Frist, das Hinzufügen einer Teilaufgabe und jede andere Änderung kann schnell vorgenommen werden, wobei alle Beteiligten automatisch benachrichtigt werden.

Großprojektmanagement

Wenn man von Großprojektmanagement spricht, ist oft die Koordination der Teilprojekte eines Großprojekts gemeint. Ein Großprojekt unterteilt sich meist in mehrere Teilprojekte.

Bitrix24 für Großprojektmanagement

Task-Abhängigkeiten, ein beliebtes Projektmanagement-Tool, sind in allen Bitrix24-Plänen, auch dem kostenlosen, enthalten. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, logische Beziehungen zwischen Aufgaben herzustellen. Alle vier Arten von Abhängigkeiten werden unterstützt. 

Das Herstellen einer Abhängigkeit erfolgt durch einfaches Ziehen eines Pfeils von einer Aufgabe zur anderen. Sobald eine Abhängigkeit hergestellt ist, kann das Verschieben einer Aufgabe automatisch das Start-/Enddatum für andere Aufgaben im Projekt ändern, falls gewünscht. Benutzerdefinierte Aufgabenfelder sind ebenfalls verfügbar.

Projektportfoliomanagement

Die Verwaltung der Projekte eines Unternehmens fällt in das Projektportfoliomanagement. Im Projektportfoliomanagement werden die Projektkennzahlen einer Firma konsolidiert. Darunter fallen laufende oder auch geplante Projekte. Es liefert der Geschäftsführung projektübergreifende Informationen zur Steuerung des Gesamtanzahl an Projekten.

Bitrix24 für Projektportfoliomanagement

Die Planung der Mitarbeiterauslastung im Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, mehr Aufgaben termingerecht zu erledigen und festzustellen, welche gefährlich nahe an der Überfälligkeit sind. Vorgesetzte können zuweisen, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet werden sollte, und dann die tatsächlich für die Erledigung dieser Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen. Monatliche Berichte über die für Aufgaben aufgewendete Zeit für jede Abteilung und jeden Mitarbeiter sind verfügbar.

Schlussfolgerung. Bitrix24 als kostenlose Software für Projektmanagement

Wie oben schon beschrieben, ist Bitrix24 eine kostenlose Online-Projektmanagement-Lösung mit unbegrenzt vielen Projekten, Aufgaben und Teilaufgaben. Sie umfasst Zeiterfassung, Workflows zur Aufgabenautomatisierung, Gantt-Diagramme, Dokumentenmanagement und Tools zur Zusammenarbeit bei Aufgaben, wie z. B. Gruppenchat und Videokonferenzen. Wichtig ist auch, dass es eine selbstgehostete Option gibt, mit der Sie Bitrix24 vor Ort implementieren können. Es kommt mit offenem Quellcode. 

Überzeugen Sie sich selbst noch heute von Bitrix24 als Projektmanagement-Lösung. Worauf warten Sie noch?