3 Möglichkeiten, verteilte Teams über Zeitzonen hinweg zu verwalten

3 Möglichkeiten, verteilte Teams über Zeitzonen hinweg zu verwalten
Margarita Ukrainskaya
9. September 2021
Zuletzt aktualisiert: 9. September 2021

Die Zusammenarbeit im Team sowie das Team Management gestalten sich heute als ein globales, vernetztes und oftmals remote organisiertes System, das die ganze Welt über Kontinente hinweg miteinander verbindet. Verteilte Teams arbeiten in den unterschiedlichsten Ländern und Städten und überschreiten dabei nicht selten mehrere Zeitzonen.

Ein intelligentes Team Management System dient in diesem Zusammenhang als wertvolle Basis, um eine zeitnahe und reibungslose Erledigung sämtlicher Arbeitsprozesse zu gewährleisten.

Die Führung und Zusammenarbeit in verteilten Teams stellen dabei eine der größten Herausforderungen dar. Wir stellen Ihnen heute 3 Möglichkeiten vor, die Online-Teamverwaltung über Zeitzonen hinweg umzusetzen und liefern Ihnen detaillierte Umsetzungsoptionen anhand von 3 Herausforderungen sowie 3 Verwaltungsmöglichkeiten in der Praxis.

Grundlage erfolgreicher Unternehmen: Zusammenhalt im Team

Einen Zusammenhalt im Team zu schaffen, stellt eine der anspruchsvollsten Aufgaben dar, gerade wenn es um Führung und Zusammenarbeit in verteilten Teams geht, die sich über weite Distanzen erstrecken und global ansässig sind.

Hierbei sollten Sie darauf achten, den Kollegen eine besondere Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, die per Telefon und Video zugeschaltet sind. Gerade die Regelmäßigkeit und konsequente Umsetzung von virtuellen Treffen, dient dazu, den Zusammenhalt nachhaltig zu fördern.

Ein gut funktionierendes Team, das aufeinander abgestimmt ist und in Harmonie, Einklang und Solidarität agiert, arbeitet effizient und bildet die Grundlage erfolgreicher Unternehmen.

Herausforderung 1: Retrospektive im verteilten Team

Mit der Retrospektive erhalten verteilte Teams die Chance, sowohl auf Mitarbeiter als auch auf die Teamleitung zurückzublicken, um zu beleuchten, welche Arbeitsabläufe optimal, gut, schlechter oder gar schlecht gelaufen sind.

Auf diese Weise entsteht ein sinnvolles Feedback, das die Option für Verbesserungen und Lösungen bietet. Indem Sie vergangene Aktivitäten genauer unter die Lupe nehmen und offen für konstruktive Verbesserungsvorschläge sind, können Sie Geschäftsprozesse dauerhaft verbessern.

Eine Retrospektive in verteilten Teams braucht deutlich länger in der Vorbereitung und konzentriert sich auf den bewussten Einsatz bestimmter Tools. Empfehlenswert ist der Einsatz eines Moderators, der sich auch um die aktive und passive Kommunikation der Gesprächsteilnehmer kümmert, kleine zwischenmenschliche Nuancen des Austausches herausfiltert und konstruktiv steuert.

Herausforderung 2: Agile Softwareentwicklung im verteilten Team

Die agile Softwareentwicklung im verteilten Team stellt eine weitere Herausforderung dar, denn hier spielt vor allem die Eigenverantwortlichkeit und Selbstorganisation eine wesentliche Rolle.

In der agilen Softwareentwicklung sollte insbesondere der Entwicklungsprozess kompakter und flexibler gestaltet werden, um Bürokratie zu vermeiden. Eine erhöhte Änderungsgeschwindigkeit und Transparenz tragen zu einer schnelleren Softwareentwicklung bei.

Das Wichtigste dabei ist eine gründliche Beratung des Kunden, dessen Wünsche und Zufriedenheit im Mittelpunkt stehen. Um all dies remote durchzuführen, brauchen Sie smarte Team Kommunikations Tools, um nahtlos mit dem Kunden kommunizieren zu können.

Herausforderung 3: Online-Teamverwaltung 

Um die gesamte Teamverwaltung online abzuwickeln, sind eine klare Struktur sowie eine Reihe von unterstützenden Tools und Features hilfreich, die Ihnen das Team Management erleichtern.

Automatisierungsprozesse spielen hierbei eine Schlüsselrolle bei der Organisation der Führung und Zusammenarbeit in verteilten Teams.

Ein Team Management System bildet eine wertvolle Grundlage, um den gesamten Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und kein Detail aus den Augen zu verlieren.

Verwaltungsmöglichkeit 1: Brücken bauen durch gezieltes Onboarding und effektive Team-Tools

Die erste Möglichkeit, die Sie haben, um verteilte Teams über Zeitzonen hinweg zu verwalten, ist ein gezieltes Onboarding und die Auswahl effizienter Team-Tools. Mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter stellen Sie die Weichen für die künftige Zusammenarbeit mit Ihrem neuen Kollegen.

Dabei geht es nicht nur um sorgfältig geplante Briefings, bestmöglich gestaltete Einarbeitungspläne und die Auswahl der optimalen Kommunikationsmöglichkeiten, sondern auch um die Integration des Mitarbeiters in sein neues Team.

Dank umfangreicher Videokonferenzlösungen stehen jetzt großartige Remote-Kommunikationstools zur Verfügung, die viele verschiedene Anwendungsfälle ermöglichen. Doch nicht nur neue Mitarbeiter benötigen eine gut strukturierte Software und Technik, um gewinnbringend in weltweit verteilten Teams zusammenzuarbeiten.

Um das gesamte Team zu managen, benötigen Sie eine oder mehrere Softwarelösungen zur Verwaltung von Prozessen und Aufgaben, zum Ideenaustausch, Brainstorming als Forum für allgemeine Diskussionen und zur gemeinsamen Arbeit mit Dokumenten.

Derartige Team-Tools verbessern die Zusammenarbeit und ermöglichen es Ihnen, etwas auf Distanz gemeinsam zu schaffen.

Verwaltungsmöglichkeit 2: Optimierte Team-Meetings mit interaktiven Features

Eine optimierte Online-Teamverwaltung erfordert optimierte Teambesprechungen für verteilte Teams. Regelmäßige Videokonferenzen zu festen Terminen und zu unterschiedlichen Zeiten tragen zu einem kontinuierlichen Informationsaustausch bei und berücksichtigen gleichermaßen alle Beteiligten in allen Zeitzonen.

Darüber hinaus werden die Unternehmenskultur, das Zusammengehörigkeitsgefühl und harmonische Bedingungen am Arbeitsplatz durch gemeinsame Meetings unterstützt. Um alle Mitarbeiter gleichermaßen einbeziehen zu können, besteht die Möglichkeit, ein zuvor gedrehtes Video mit abwesenden Kollegen in einem Live-Meeting abzuspielen.

Ein zusätzliches interaktives Feature bieten monatliche Präsentationen jedes Teammitglieds, die sowohl berufliche als auch persönliche Themen behandeln können und somit das ideale Bindeglied in der Work-Life-Balance darstellen.

Eine gemeinsame „Social Hour“, bei der Mitarbeiter online „zusammenkommen“ und sich je nach Zeitzone bei einem virtuellen Frühstück oder Abendessen austauschen, fördert den Zusammenhalt im Team und die Identifikation mit dem Unternehmen.

Verwaltungsmöglichkeit 3: Aufmerksamkeit schenken und Ausgleichsoptionen schaffen

Verteilte Teams sollten im Team Management besondere Aufmerksamkeit erhalten, damit sich alle Mitarbeiter, egal ob sie im Home Office oder in Firmenbüros weltweit arbeiten, als Teil des Teams fühlen.

Bewertungen, Würdigungen und Auszeichnungen, die als Funktionen in einige Team Management System Tools integriert sind, steigern die Motivation und vermitteln zusätzlichen Ansporn.

Wenn Sie herausragende Leistungen oder besondere Aktivitäten eines Mitarbeiters in einem Team hervorheben, geben Sie der Anerkennung automatisch eine größere Bedeutung.

Wichtig ist es auch, dass sich verteilte Teams nicht an strikte Bürozeiten halten müssen. So wird auch die Arbeit in unterschiedlichen Zeitzonen den Biorhythmus einzelner Mitarbeiter nicht durchbrechen.

Die Flexibilität ist hier ein wertvolles Stichwort, ebenso wie die Bereitschaft, sich wechselweise an unterschiedliche Zeitzonen und die individuellen Arbeitsbedingungen der einzelnen Teammitglieder anzupassen.

Ein solches System, das keine Nachtarbeit zulässt, stellt eine vernünftige Balance und einen sinnvollen Kompromiss für alle Beteiligten dar.

So gelingt es: Flexible Verwaltung weltweit verteilter Teams

In unserer globalisierten Welt gehören über Zeitzonen verteilte Teams hinweg längst zum Unternehmensalltag.

Um diese sinnvoll und nachhaltig zu führen, braucht man erfahrene Teammanager.

Unterstützt wird ihre Arbeit durch die Team Management System Tools, die eine Vielzahl flexibler Funktionen für den praktischen Einsatz bereitstellen.

Derartige Lösungen bieten sowohl vielfältige Automatisierungsprozesse als auch die optimale Möglichkeit, den persönlichen Kontakt zu verteilten Teams zu pflegen, in der effizienten Projektarbeit gezielt voranzukommen und das Teamgefühl über Zeitzonen hinweg in Ihrem Unternehmen zu stärken. 

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