7 grundlegende Tipps zur Optimierung von Geschäftsprozessen

7 grundlegende Tipps zur Optimierung von Geschäftsprozessen
Daniel Schwarz
10. August 2021
Zuletzt aktualisiert: 10. August 2021

Die Definition des Geschäftsprozesses als Grundlage zur Optimierung

Die Definition:

Bei einem Geschäftsprozess handelt es sich um eine Reihe von Aktivitäten zur Wertschöpfung. Die Wertschöpfungskette basiert (meist) auf mehreren Inputs zugunsten eines Outputs nach definierten Vorgaben. In der Praxis erfordert das Erreichen des Ergebnisses eines erfolgreichen Geschäftsprozesses oft eine Vielzahl untereinander verknüpfter einzelner Tätigkeiten und Arbeitsabläufe.

Welche Geschäftsprozesse gibt es?

In der Praxis wird zwischen drei grundsätzlichen Arten von Geschäftsprozessen unterschieden:

Managementprozesse, die der Führung eines Unternehmens dienen und zu denen Planung und Controlling gehören;

Prozesse der Wertschöpfung, die zur Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen dienen

und

unterstützende Prozesse, die keinen direkten Mehrwert schaffen aber für den Wertschöpfungsprozess notwendig sind (Marketing, Schulung, Abrechnung, etc.).

Beispiele für Geschäftsprozesse im Unternehmen:

Zu den Beispielen für strukturierte Geschäftsprozesse, wie sie in fast jedem Unternehmen zu finden sind, gehören der Einstellungsprozess, bei dem Verantwortlichkeiten und Abläufe für die Einstellung neuer Mitarbeiter genau festgelegt werden oder der Beschwerdeprozess, bei dem es einen definierten Ablauf vom Eingang der Beschwerde, über die Bearbeitung, bis hin zum Abschluss des Vorgangs bzw. der Beantwortung der Beschwerde gibt.

Die hier folgenden sieben Tipps sollen als Anregungen dienen und veranschaulichen, welche Möglichkeiten es zur Optimierung von Geschäftsprozessen gibt.

Tipp 1: Status Quo analysieren

Um Geschäftsprozesse darstellen und optimieren zu können, bedarf es zunächst einer umfassenden Analyse. Bei dieser Analyse müssen Schwachstellen gefunden und Lösungsansätze bzw. Potenziale zur Optimierung aufgezeigt werden. Große Investitionen in Informationstechnologie erzielen manchmal enttäuschende Ergebnisse, weil Unternehmen mit neuer Technik alte Prozesse automatisieren wollen.

Meist reichen einfache technische Mittel aus, vorhandene Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Flussdiagramme verschaffen einen Überblick über den Status Quo und lassen Verbesserungsmöglichkeiten erkennen. Die Analyse der aktuellen Arbeitsabläufe hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Gestaltung und neue Festlegung von Unternehmenszielen insbesondere bei der Übertragung von personallastigen Geschäftsabläufen in digitale Geschäftsprozesse.

Tipp 2: Geschäftsprozesse optimieren, heißt Redundanzen finden und eliminieren

In eingespielten Unternehmensabläufen fällt es nicht immer auf, dass einige Schritte mehrfach durchlaufen werden oder manchmal gänzlich überflüssig geworden sind. Eliminieren Sie unnötige Teilprozesse oder bündeln diese.

Dazu gehören beispielsweise Prüfungen oder Kontrollen durch Mitarbeiter, die bereits vorher durch automatisierte Prozesse wie durch Softwarelösungen vollzogen wurden. Das Auffinden und Beseitigen solcher Redundanzen dient zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Gliedern Sie uneffektive Teilprozesse aus, lassen Sie solche Aufgaben von Dienstleistern oder Lieferanten (Outsourcing) übernehmen. 

Tipp 3: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen als Unternehmensstrategie

Falls es in Ihrem Unternehmen noch keine digitale Strategie gibt, sollten Sie jetzt damit beginnen, diese zu erarbeiten. Elektronische Geschäftsprozesse steigern nicht nur die Effektivität im betrieblichen Ablauf, sondern reduzieren auch Fehler und senken Kosten. Eine Besonderheit sollte allerdings unbedingt beachtet werden: Jedes Unternehmen braucht eine Digitalisierungsstrategie, die auf die eigene Unternehmensphilosophie ausgerichtet ist.

Folgende Fragen sollten bei der Entwicklung einer spezifischen Strategie gestellt und beantwortet werden:

Kundenbedürfnisse und Absatzmöglichkeiten

● Welche neuen Marktsegmente sollen durch digitale Marketing- und Vertriebskanäle erschlossen werden?

●  Welche digitalen Services werden benötigt?

Wettbewerbsumfeld

● Welche Trends beeinflussen die Marktpositionen der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen?

●  Welchen Einfluss haben große digitale Vertriebsplattformen?

● Welche neuen Wettbewerber können sich am Markt durch neue technologische Entwicklungen etablieren?

Technische Voraussetzungen

●  Welche IT-Dienstleistungen sind notwendig?

●  Wird IT im Entwicklungs- und Produktions- bzw. Dienstleistungsprozess benötigt?

●  Kann IT in den Wertschöpfungsprozess integriert werden?

●  Welche Anforderungen gibt es für die Office-Software?

● Wie lassen sich bestehende IT-Systeme in die Digitalisierungsstrategie eingliedern?

Finanzielle Grundlagen

●  Verfügt das Unternehmen über die notwendigen finanziellen Voraussetzungen oder müssen diese noch geschaffen werden?

Elektronische Geschäftsprozesse müssen mit allen Führungskräften und der IT-Abteilung abgestimmt werden. Bedenken Sie dabei, dass sich wahrscheinlich seit Jahren etablierte Arbeitsabläufe ändern werden. Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Optimierung von Geschäftsprozessen vor.

Tipp 4: Detailliertes Lastenheft zur Digitalstrategie erstellen

In einem Lastenheft werden die gesamten Anforderungen an die Optimierung von Geschäftsprozessen beschrieben. Das Lastenheft wird zur Entscheidungsgrundlage für die weitere Strategie.

Wichtige inhaltliche Punkte für das Lastenheft:

●      Zielbestimmungen mit konkreter Beschreibung des Geschäftsumfelds

●      Relevante technische Daten und vertragliche Rahmenbedingungen

●      Qualitätsanforderungen

●      Schnittstellen zwischen IT-Umgebungen, Menschen und deren IT-Umgebung

●      Technische Rahmenbedingungen, wie Hard- und Softwareanforderungen

●      Terminplanung

●      Kostenrahmen für die Budgetplanung

Tipp 5: Der Prozess bestimmt die Software, nicht umgekehrt

Nachdem die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen transparent gestaltet und dokumentiert sind, holen Sie sich das breite Wissen aus dem Management, IT und weiteren  Fachbereichen. Eine ständige und konsequente Veränderung ist typisch für die Digitalisierung.

Neue Technologien bringen neue Anforderungen mit sich. Aus diesem Grund sollte die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens so flexibel wie möglich bleiben. Setzen Sie Prioritäten und digitalisieren Sie nicht alle Bereiche gleichzeitig. Die Software muss sich genau so dynamisch anpassen lassen, wie Ihre Geschäftsprozesse dynamisch sein werden.

Setzen Sie auf offene Systeme oder leistungsfähige Unternehmen mit großem Entwicklungspotenzial. Moderne ERP-Cloudsysteme (Enterprise Resource Planning) können eine durchgängige IT-Unterstützung aller Geschäftsprozesse bieten. Dank nach Funktionsumfang oder Benutzerzahl frei skalierbarer Struktur lassen sich Prozesse und Unternehmensstrukturen flexibel handhaben.

Tipp 6: Transformieren Sie Ihr Unternehmen, auch mit zusätzlicher Software

Cloud statt eigener Serverraum, Online-Meeting statt Geschäftsreise, CRM (Customer-Relationship-Management) statt Aktenschrank – transformieren Sie Ihr Unternehmen und passen Sie es an die digitale Zeit an. Wählen Sie die richtige Software.

Zur Optimierung von Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens wird häufig ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning - Geschäftsressourcenplanung) eingesetzt. Zu den Kernbereichen der ERP-Software zählen die Material- und Warenwirtschaft, die Produktionsplanung, Produktionssteuerung, Rechnungswesen und Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung. Die Software kann alle geschäftsrelevanten Prozesse abbilden, wiederkehrende Prozesse automatisieren und Ihrem Unternehmen dabei helfen Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Wenn Sie dokumentenbasierte Prozesse automatisieren möchten, dann empfiehlt sich die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) mit Integration in Ihre kaufmännische Software. Ein Workflow Managementsystem gestaltet Ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung schneller und einfacher.

Der Einsatz der grafischen Modellierungssprache BPMN 2.0 ermöglicht die Erstellung von standardisierten Prozessmodellen, die sowohl von Fachabteilungen und der IT als auch von externen Beratern ausgewertet werden können.

Tipp 7: Finden Sie die richtige Unterstützung

Wählen Sie für die Optimierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen den oder die richtigen Partner. Bitrix24 bieten eine Toolsammlung, die Ihnen hilft und Schritt für Schritt den Weg in die digitale Zukunft zu beschreiten. Neben einer vielleicht schon gut implementierten Software lassen sich die Bitrix-Programme durch Schnittstellen sowie Import- und Exportfunktionen integrieren. Die Produktpalette reicht vom ausgereiften CRM, über das Projektmanagement, bis hin zur kompletten Kommunikation mit Chat, firmeninternem Intranet und Videokonferenztools. Ein Partner in Ihrer Nähe unterstützt Sie bei der Einführung einer maßgeschneiderten Lösung.

Nutzen Sie dabei Software as a Service (SaaS). Bei „Software as a Service“ werden die benötigten Anwendungen – häufig über eine Cloud – als Browserapplikation bedarfsorientiert zur Verfügung gestellt. Konfiguration, Wartung und Aktualisierung der Software erfolgt durch den Anbieter, der auch durch regelmäßige Backups für die Datensicherheit sorgt.

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