8 Schlüsselstrategien zur Pflege einer starken Fernarbeit und Homeoffice-Kultur

War die Arbeit im Homeoffice noch vor wenigen Jahren eine Ausnahme und wurde von vielen Unternehmen abgelehnt, hat sie sich im Jahr 2023 etabliert. Das wird sich auch in der Zukunft nicht mehr ändern.

Die Unternehmenskultur ist eine wichtige Grundlage für das langfristige Wachstum einer Firma. Sie umfasst Werte, Normen und Formen der Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Solange alle oder zumindest die meisten Mitarbeiter am Unternehmenssitz tätig sind, lässt sich die Kultur – vom Management vorgelebt – auf jeden Einzelnen übertragen. Doch können die Werte auf eine Homeoffice-Kultur implementiert werden, wenn Mitarbeiter sich persönlich nicht oder nur noch selten begegnen und der direkte Kontakt zwischen Führungskräften und ihren Teammitgliedern verloren zu gehen scheint?

Erfolgreiche Fernarbeit und die Übertragung einer funktionierenden Unternehmenskultur in das Homeoffice erfordern eine gute Organisation, qualifizierte Mitarbeiter und ein auf Vertrauen basierendes Verhältnis zwischen dem Management und den Teammitgliedern. Mit welchen Strategien das umsetzbar ist, beschreibt der folgende Beitrag.

1. Erfolgreiche Fernarbeit erfordert Zieldefinitionen mit Leistungskennzahlen

Um eine auf den Erfolg orientierte Homeoffice-Kultur zu etablieren, müssen klare Zielstellungen formuliert werden. Diese sind auf die Unternehmensziele auszurichten. Fernarbeit wird nur dann wirklich produktiv, wenn sie nicht in kleine Teilaufgaben gegliedert wird, die einzeln abzurechnen sind, sondern sich an der Fertigstellung einer zum Projekt gehörenden Aufgabenstellung ausrichtet. Dabei muss jeder Mitarbeiter seine Rolle und Verantwortung innerhalb der übernommenen Aufgabe verstehen. Allein auf der Basis von Zielsetzung lassen sich Strategien für Fernarbeit allerdings nicht entwickeln. Vielmehr sollte die als SMART (s für spezifisch, m für messbar, a für akzeptiert, r für realistisch und t für terminiert) bekannte Methode zur Anwendung gelangen, die durch konkret abrechenbare Ergebnisse gekennzeichnet ist. Die Definition von Abrechnungszeiträumen - im Projektmanagement gern als Meilensteine (Milestones) bezeichnet - hilft dabei, die Beurteilung der erbrachten Leistungen im Kontext mit dem Projektfortschritt zu bewerten. Erfahrene Projektmanager nutzen das Prinzip der ergebnisorientierten Arbeit, um erfolgreich eine starke Unternehmenskultur im Homeoffice aufzubauen.

Zur Unterstützung der Mitarbeiter des Projektteams, die remote arbeiten, hat es sich bewährt, die Tipps für Fernarbeit in einer Richtlinie zusammenzufassen. Mit einem solchen Dokument – hinterlegt in einem cloudgestützten Dokumentenmanagementsystem – lassen sich die Grundwerte des Unternehmens in die Homeoffice-Kultur übertragen.

2. Produktive Tätigkeit im Homeoffice benötigt konsistente Kommunikation

Effektive Kommunikation ist einer der wesentlichen Faktoren für den Erfolg der Fernarbeit und bildet damit die Basis jeder Homeoffice-Kultur. Mitarbeiter benötigen Mittel und Wege, um sich innerhalb des Teams abstimmen zu können. In der bisher gekannten Arbeit am Unternehmenssitz war die Erreichbarkeit des Vorgesetzten oder das Gespräch mit dem Teammitglied meistens täglich möglich, regelmäßige Meetings mit physischer Präsenz sorgten für einen funktionierenden organisierten Ablauf der Projektarbeit. Diese Verhältnisse gilt es, in die Remote-Arbeit zu projizieren.

Teams, deren Mitglieder im Homeoffice arbeiten, sind zu großen Teilen auf die schriftliche Kommunikation angewiesen. Die Auswahl geeigneter Tools ist deshalb von entscheidender Bedeutung für einen konsistenten Informationsfluss. Lange galt dafür die E-Mail als bevorzugtes Medium. Moderne Kollaborationstools bieten eine bessere und komfortablere Kontaktmöglichkeit. Messenger-Dienste und Chats sorgen für schnelle Interaktionen innerhalb des Teams, das Teilen von Dokumenten gewährleistet die gleichzeitige Verfügbarkeit wichtiger Daten bei allen Mitarbeitern.

Menschen möchten aber auch durch ihre Sprache, Mimik und Gestik miteinander kommunizieren, denn eine reine schriftliche Übermittlung kann zu fehlerhaften Interpretationen führen oder ist nicht verständlich genug, bedarf also der Erläuterung. Moderne Softwarelösungen, wie sie Bitrix24 bereitstellt, verfügen neben den Tools zur schriftlichen Informationsweitergabe auch über solche für Videokonferenzen oder Videochats, wichtige Werkzeuge, um eine gut funktionierende Homeoffice-Kultur aufbauen zu können.

3. Strategien für Fernarbeit setzen auf eine virtuelle Mitarbeiterführung

Die Implementierung einer auf die Ziele des Unternehmens ausgerichteten Homeoffice-Kultur setzt auf die virtuelle Führung der Mitarbeiter. Selbst wenn Teams bei der Remote-Arbeit weitestgehend selbstorganisiert tätig sein müssen, bedarf es eines Managements zur Sicherstellung der organisatorischen und technischen Grundlagen der Projektarbeit. Virtuelle Teamführung bedeutet für einen Projektmanager vor allem, seinen Mitarbeitern Vertrauen zu schenken. Keinesfalls sollte die Zusammenarbeit durch Mikromanagement geprägt sein. Das ständige Bedürfnis nach Kontrolle und das Verlangen, über jeden Arbeitsfortschritt detailliert informiert werden zu müssen, führt zu einer verminderten Qualität der Arbeit. Konflikte sind kaum abwendbar.

Der geeignete Weg zur Mitarbeiterführung besteht in der bereits in den vorangegangenen Abschnitten erwähnten regelmäßigen Einberufung von Teammeetings per Videokonferenz. Bereits im Projektplan sind diese virtuellen Teambesprechungen zu berücksichtigen, entweder in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel wöchentlich, oder beim Erreichen von Meilensteinen. Eine entsprechende Terminierung im digitalen Gruppenkalender des Projektteams sichert die Anwesenheit der Mitarbeiter.

Zu einer erfolgreichen virtuellen Mitarbeiterführung gehört die Möglichkeit zu regelmäßigen Feedbacks durch die Teammitglieder. Das ist ein starkes Signal für die Wertschätzung der geleisteten Arbeit. Nicht zuletzt soll auf das Erteilen von Lob und Anerkennung durch den Teamleiter bei der Erreichung von Zwischenzielen und zum Projektabschluss hingewiesen werden.

4. Die richtige Ausstattung des Arbeitsplatzes als Basis effektiver Remote-Arbeit

Produktive Arbeit im Homeoffice ist nur mit Hilfe einer arbeitsplatzgerechten Ausstattung möglich. Ein dedizierter Arbeitsbereich und ergonomische Möbel gehören unbedingt dazu. Zwar muss es nicht unbedingt ein eigenes Zimmer sein, von großem Vorteil ist ein abgetrennter Arbeitsbereich allerdings schon. Bei der Auswahl des Mobiliars sind auf Schreibtisch und Bürostuhl höchstes Augenmerk zu legen. Der geeignete Schreibtisch besitzt eine genügend große Stellfläche für den Computer nebst Zubehör. Ausreichender Platz für die Dokumentenablage kann durch einen Rollcontainer zur Aufbewahrung wichtiger Unterlagen ergänzt werden. Ideal ist ein höhenverstellbarer Tisch, der die zeitweise Arbeit im Stehen ermöglicht. Kann die letztgenannte Funktionalität noch in die Kategorie „optional“ eingeordnet werden, ist ein ergonomischer und höhenverstellbarer Bürostuhl Grundvoraussetzung für die dauerhafte Tätigkeit im Homeoffice.

Die Homeoffice-Kultur eines Unternehmens wird wesentlich durch die technische Ausstattung seiner Mitarbeiter mitbestimmt. Deshalb ist auf die gleiche und moderne Hardwareausrüstung aller Teammitglieder zu achten. Denn kaum etwas ist schlimmer, als wenn sich ein Mitarbeiter bei seinen Teamkollegen ständig über seine in die Jahre gekommene Hardware beschwert, die ihn bei einer effizienten Arbeit mehr behindert als unterstützt. Erfolgreiche Fernarbeit erfordert natürlich nicht nur gut aufeinander abgestimmte Hard- und Software, sondern auch eine schnelle und stabile Internetverbindung.

5. Auf die geeignete Software kommt es an

Büroausstattung und moderne Hardware sind eine wichtige Komponente zur Unterstützung der Homeoffice-Kultur, die richtige Software bildet einen mindestens ebenso wichtigen Baustein. Die Bedeutung der Kommunikationstools wurde bereits im zweiten Abschnitt ausführlich erläutert. Beim Teamwork innerhalb der Projektarbeit werden allerdings noch eine ganze Reihe weiterer Kollaborationswerkzeuge benötigt. An erster Stelle soll die Projektmanagementsoftware genannt werden. Sie muss alle wichtigen Funktionen bieten, die das Team für seine Arbeit benötigt. Bitrix24 stellt eine Software bereit, die allen Anforderungen gerecht wird. Aufgaben lassen sich erstellen, verwalten und delegieren, Fristen können verfolgt und KPIs bestimmt werden. Der Projektfortschritt ist für alle Teammitglieder durch grafische Tools, wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards, ersichtlich. Daneben unterstützt die digitale Arbeitszeiterfassung eine flexible Einteilung der täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit. Eine cloudbasierte Version der Software ermöglicht die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter unabhängig vom Arbeitsort und der gewählten Arbeitszeit. Auch die Kommunikation mit Kunden aus dem Homeoffice stellt dank eines integrierten und leistungsstarken CRM (Customer Relationship Management) kein Problem dar.

Damit die Arbeit im Homeoffice produktiv wird, ist allerdings nicht nur die Bereitstellung einer modernen und leistungsfähigen Software erforderlich, sondern auch die Betreuung der Mitarbeiter, die remote tätig sind. Das bedeutet, bei Softwareupdates rechtzeitig die Information über den Termin der Umstellung zu kommunizieren und bei Bedarf auch Onlineschulungen über neue Features anzubieten.

6. Kommunikation der Unternehmenswerte als Grundlage des Teamzusammenhalts

Unternehmenskultur muss gelebt werden. Das stellt in einer Büroumgebung kein allzu großes Problem dar, sofern das Management sie selbst praktiziert und auf die Umsetzung innerhalb der Teams achtet. Sind aber alle oder die meisten Mitarbeiter im Homeoffice tätig, stellt sich die Situation völlig anders dar. Die tägliche persönliche Begegnung fehlt, der Meinungsaustausch scheint verloren. Das muss aber nicht so sein.

Wird die interne Kommunikation über die technischen Möglichkeiten, die Kollaborationstools heute bieten, maximiert, gelingt es, eine Homeoffice-Kultur zu etablieren, die der im Unternehmenssitz gewohnten in nichts nachsteht. Es ist von elementarer Bedeutung, dass sowohl alle Teamentscheidungen als auch wichtige strategische Ausrichtungen des Unternehmens an die remote arbeitenden Mitarbeiter weitergegeben werden. Dabei gilt der Grundsatz „lieber zu viel, als zu wenig“. Zu viel Kommunikation gibt es in diesem Zusammenhang nicht. Grundlegende Beschlüsse dürfen dabei nicht als Top-Down-Entscheidungen übermittelt werden. Vielmehr sind die Teams mit allen Homeoffice-Mitarbeitern in die Prozesse der Meinungsbildung einzubeziehen.

Eine wichtige Rolle spielt dabei das Social Intranet. Hier können Entscheidungsprozesse angestoßen, diskutiert und kommentiert werden. Gegenseitige Feedbacks sind einsehbar. Auf Wunsch können die Äußerungen auch anonymisiert werden. Ein auf dieser Basis gefundener Konsens über wichtige Maßnahmen, die entweder einzelne Teams oder das ganze Unternehmen betreffen, tragen wesentlich zur Etablierung einer starken Homeoffice-Kultur bei.

7. Teambuildingmaßnahmen unterstützen starke Unternehmenskultur im Homeoffice

Bei der gemeinsamen Arbeit am Unternehmenssitz gibt es zahlreiche Möglichkeiten für ein Treffen auf privater Ebene und sogar zum Schließen von Freundschaften. Letzteres ist nicht unbedingt erforderlich für eine produktive Atmosphäre im Team, kann diese aber unterstützen. Um gemeinsame Aktivitäten in eine Homeoffice-Kultur zu integrieren, was auf jeden Fall das Ziel sein sollte, bedarf es schon einiger Anstrengungen.

Arbeiten die Teammitglieder räumlich nicht allzu weit entfernt, können gemeinsame Treffen – auch während der Freizeit – organisiert werden. Ein gemeinsamer Bowlingabend oder einfach nur ein gemütliches Abendessen sorgen für eine entspannte Atmosphäre und bieten die Chance zu privaten Gesprächen. Arbeiten die Teams allerdings über hunderte Kilometer entfernt verteilt, können solche Zusammenkünfte nur sehr selten oder überhaupt nicht stattfinden. Dann ist der Einsatz der Technik gefragt. Auf die modernen Möglichkeiten, die Videokonferenztools bieten, wurde in diesem Beitrag schon mehrfach hingewiesen. Die Technik darf auch ruhig einmal außerhalb des geplanten Teammeetings oder vielleicht im Anschluss an dieses für eine weniger produktive Zeit genutzt werden.

Onlineaktivitäten in Form von Teambuildingmaßnahmen gibt es eine Vielzahl. Es kommt auf die Teamzusammensetzung und die Interessen an, welche Formen man bevorzugt. Als Beispiele seien an dieser Stelle stellvertretend genannt:

• Quiz der verschiedensten Arten
• virtuelle Schnitzeljagd
• Begriffe raten
• Remote Escape-Room
• Musik und zugehörigen Künstler erraten
• Karaoke, und vieles mehr

8. Work-Life-Balance muss integraler Bestandteil der Homeoffice-Kultur sein

Der PC wird schon vor der Morgentoilette eingeschaltet, das Lesen der E-Mails geschieht während des Frühstücks, ein wichtiges Telefonat wird noch nach dem eigentlichen Feierabend erledigt und das Wochenende dient der Nacharbeit von Aufgaben, die liegengeblieben sind. Das ist für viele Fernarbeiter bereits zum Berufsalltag geworden. Doch zu einer etablierten Homeoffice-Kultur darf das nicht gehören.

Tückisch bei dem geschilderten Arbeitsablauf ist, dass man das Ungleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zunächst gar nicht spürt. Stress und im schlimmsten Fall Burnout sind die Folgen, wenn einer wirklichen Work-Life-Balance nicht genügend Raum eingeräumt wird.

Die folgenden einfachen Tipps helfen dabei, das notwendige Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden und auch zu behalten.

Das Führen eines digitalen Gruppenkalenders innerhalb des Teams ermöglicht es, die wöchentlichen Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters einzutragen. Diese können durchaus variabel sein und nicht an feste Vorgaben gebunden, aber Feierabend bedeutet Freizeit.

Pausen sind auch im Homeoffice wichtig. Die Anwendung der Pomodoro-Technik - dem Wechsel aus Phasen des Deep Works zu kurzen Pausen - ermöglicht eine stressfreiere Arbeitsweise. Pausen sind nach Möglichkeit in Bewegung und außerhalb des Arbeitszimmers zu verbringen.

Wer krank ist, kann nicht arbeiten, auch nicht im Homeoffice. Und ein abschließender Hinweis: Angemessene Kleidung, wie im Büro, signalisiert Arbeitszeit, das Umziehen in den Freizeitlook, den Feierabend.